Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту »

Стресс и формы представления унифицированных документов

Тема: Стресс и формы представления унифицированных документов

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

Содержание

Введение 2

Стресс и причины его возникновения 3

Формы представления унифицированных текстов документов 8

Приведите образец справки 12

Заключение 14

Список использованной литературы 16

Введение

Актуальность работы. Часто спутниками нашей жизни, работы, особенно руководящей, являются перегрузки, перенапряжения. Поведение человека в стрессовой ситуации зависит от многих условий, но, прежде всего от психологической подготовки человека, включающей умение быстро оценивать обстановку, навыки мгновенной ориентировки в неожиданных обстоятельствах, волевую собранность и решительность, опыт поведения в аналогичных ситуациях.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что унификация текстов рассматривается в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на составление документов и их восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации многоаспектного поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники.

Целью работы является изучение стресса и форм представления унифицированных документов.

Для изучения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Определить понятие стресса и изучить приемы защиты от него;
Раскрыть этапы развития стресса и понятия «деструктивный стресс»;
Привести примеры унифицированных текстов документов и отметить область применения каждой из них;
Описать разновидности справок и область применения каждого их вида;

Стресс и причины его возникновения

Множество конфликтов, сопровождающих нашу жизнь, приводит достаточно часто к дополнительным нервным нагрузкам на человека, к стрессовым ситуациям, к необходимости управлять стрессами.

Понятие «стресс» было заимствовано из области техники, где оно означает способность различных тел и конструкций противостоять нагрузке. Любая конструкция имеет предел прочности, превышение которого ведет к ее разрушению.

Перенесенное в область социальной психологии понятие «стресс» включает в себя целый спектр состояний личности, вызванных множеством событий: от поражений или побед до творческих переживаний и сомнений. Некоторые специалисты считают, что стресс — это то давление в мире, которое приводит к состоянию эмоционального дискомфорта. Другие полагают, что эмоциональный дискомфорт — это стресс, вызванный давлением или условиями, именуемыми стрессорами.

В целом стресс — явление, часто встречающееся. Незначительные стрессы неизбежны и безвредны, но чрезмерный стресс создает проблемы как для личности, так и для организаций, сложности в выполнении поставленных задач. Под стрессом мы будем понимать комплекс физических, химических и психологических реакций человека на стимулы или стрессоры в окружающей обстановке. При этом силы окружающей среды выводят из равновесия физиологические и психологические функции человека.

Состояние стресса может быть вызвано совокупностью физических, психологических факторов, т.е. стрессорами. Например, физические факторы: слишком высокая или слишком низкая температура в рабочем помещении, сильные запахи, недостаточная освещенность, повышенный уровень шума и пр.

Примерами психологических факторов, ведущих к возникновению стрессовых ситуаций, являются:

недостаточная нагрузка сотрудника, при которой работнику не представляется возможность продемонстрировать свою квалификацию в полной мере. Ситуация, достаточно часто встречаемая в отечественных организациях, перешедших на сокращенный режим работы или вынужденных сокращать объемы работ из-за неплатежей заказчиков;
недостаточно ясное понимание работником своих роли и места в производственном процессе, коллективе. Такая ситуация обычно бывает вызвана отсутствием четко установленных прав и обязанностей специалиста, неясностью задания, отсутствием перспектив
роста;
необходимость одновременного выполнения разнородных заданий, не связанных между собой и одинаково срочных. Данная при
чина характерна для руководителей среднего звена в организации
при отсутствии разграничения функций между подразделениями и
уровнями управления;
неучастие работников в управлении фирмой, принятии решений по дальнейшему развитию деятельности организации в период
резкого изменения направлений ее активности. Такое положение характерно для значительного количества крупных отечественных организаций, где не налажена система управления персоналом и рядо
вые сотрудники оторваны от процесса выработки решений. На
многих западных фирмах существуют целые программы вовлечения
персонала в дела фирмы и разработки стратегических решений, особенно при необходимости увеличения объема производства или улучшения качества выпускаемых изделий.

Поскольку стрессы в нашей жизни неизбежны, то необходимо уметь управлять ими, снижать неизбежный вред, который они приносят. Существует несколько способов адаптации человека к стрессам. Первый — на уровне организации, в результате изменения в политике, структуре производства, выработке четких требований к сотрудникам, оценке их деятельности. Такие изменения устраняют источник стрессовых ситуаций. Второй — на уровне отдельной личности. Этот способ состоит в том, чтобы уметь справляться со стрессами индивидуально, используя специальные программы по нейтрализации стрессов. Такие программы включают медитацию, тренинг, упражнения, диету и иногда даже молитву. Они помогают человеку чувствовать себя лучше, расслабиться, восстановить свои силы.

Этапы развития стрессового состояния у человека:

нарастание напряженности;
собственно стресс;
снижение внутренней напряженности.

По своей продолжительности первый этап строго индивидуален. Одни человек “заводится” в течение 2-3 минут, а у другого нарастание стресса может проходить в течение нескольких дней и даже недель. Но в любом случае, состояние и поведение человека, попавшего я стресс, меняется па “противоположный знак”.

Так, спокойный сдержанный человек становится суетливым и раздражительным, он может стать даже агрессивным и жестоким. А человек, в обычной жизни живой и подвижный, становится мрачным и неразговорчивым. Японцы говорят: “Человек теряет свое лицо” (утрачивает самообладание).

На первом этапе исчезает психологический контакт в общении, появляется отчуждение, дистанция в деловых отношениях с коллегами. Люди перестают смотреть друг другу в глаза, резко изменяется предмет разговора: с содержательно-деловых моментов он переходит на личные выпады (например, “Ты сам (а) — такой (такая)...”).

Но самое главное заключается в том, что на первой стадии стресса у человека ослабевает самоконтроль: он постепенно теряет способность сознательно и разумно регулировать свое собственное поведение.

Второй этап развития стрессового состояния проявляется в том что у человека происходит потеря эффективного сознательного самоконтроля (полная или частичная). “Волна” деструктивного стресса разрушительно действует на психику человека. Он может не помнить, что говорил и делал, или осознавать свои действия, довольно смутно, и не полностью. Многие потом отмечают, что в стрессовом состоянии они сделали то, что в спокойной обстановке никогда бы не сделали. Обычно все впоследствии очень жалеют об этом.

Также как и первый, второй этап по своей продолжительности строго индивидуален — от нескольких минут и часов — до нескольких дней и недель. Исчерпав свои энергетические ресурсы (достижение высшего напряжения отмечено в точке С), человек чувствует опустошение, утомление и усталость.

На третьем этапе он останавливается и возвращается “к самому себе”, часто переживая чувство вины (“Что же я сделал”), и дает себе слово, что “этот кошмар” больше никогда не повторится.

Увы, через некоторое время стресс повторяется. Причем, у каждого человека есть свой индивидуальный сценарий стрессового поведения (по частоте и форме проявления). Чаще всего этот сценарии усваивается в детстве, когда родители конфликтуют на глазах у ребенка, вовлекая его в свои проблемы. Так, одни переживают стресс, чуть ли не каждый день, но в небольших дозах (не слишком агрессивно и без существенного вреда для здоровья окружающих). Другие — несколько раз в год, но чрезвычайно сильно, полностью теряя самоконтроль и находясь как бы “в стрессовом угаре”.

Стрессовый сценарий, усвоенный в детстве, воспроизводится не только по частоте и форме проявления. Повторяется также направленность стрессовой агрессии: на самого себя и на окружающих. Один винит во всем самого себя и ищет, прежде всего, свои собственные ошибки. Другой обвиняет всех вокруг, но только не себя.

Усвоенный в детстве стрессовый сценарий происходит почти автоматически. В этих случаях достаточно незначительного нарушения привычного ритма жизни и работы, как “включается” стрессовый механизм и начинает разворачиваться практически против воли человека, как “маховик” какого-то мощного и убийственного “оружия”. Человек начинает конфликтовать по причине какой-либо мелочи или пустяка. У него искажается восприятие действительности, он начинает придавать негативное значение происходящим событиям, подозревая всех “в несуществующих грехах”.

Стрессовые состояния существенно влияют на деятельность человека. Люди с разными особенностями нервной системы по-разному реагируют на одинаковые психологические нагрузки. У одних людей наблюдается повышение активности, мобилизация сил, повышение эффективности деятельности. Это так называемый “стресс льва”. Опасность как бы подстегивает человека, заставляет его действовать смело и мужественно. С другой стороны, стресс может вызвать дезорганизацию деятельности, резкое снижение ее эффективности, пассивность и общее торможение (“стресс кролика”).

Поведение человека в стрессовой ситуации зависит от многих условий, но, прежде всего от психологической подготовки человека, включающей умение быстро оценивать обстановку, навыки мгновенной ориентировки в неожиданных обстоятельствах, волевую собранность и решительность, опыт поведения в аналогичных ситуациях.

В случае затягивания стрессовой ситуации наступает истощение сил организма, его заболевания, дистресс. Она наступает тогда, когда ресурсов организма не хватило для обеспечения его перестройки в соответствии с возникшими новыми требованиями внешней среды.

Это и есть тот самый деструктивный стресс, который имеет для человека особо тяжкие последствия. В основе этой болезни лежит боязнь сотрудника не справиться с заданной работой, накликать гнев руководителя, быть подставленным коллегами или подчиненными и быть уволенным. Шлейф подобного трудового невроза впечатляет – бессонница, тревожность, сбои сердечного ритма, головные и мышечные боли, раздражительность, угасающее либидо. Люди, оказавшиеся в подобном состоянии, склонны к сиюминутным решениям и любым неадекватным поступкам.

Формы представления унифицированных текстов документов

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он может быть создан. Он может быть создан посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ может изготавливаться на бумаге, фотопленке и т.п. Содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает и как предмет и как результат труда.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документирования.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации (УСД):

унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД);
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная система внешнеторговойдокументации;
унифицированная система первичной учетной документации;
унифицированная система банковской документации;

Все эти системы являются действующими и используются в деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения.

В общем смысле под унифицированной формой документа понимается (ГОСТ Р 51141-98) унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях. Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся управленческие ситуации.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной, новой информации.

Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в нем.

– это форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, то есть это – грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи. Представление унифицированного текста в виде трафарета выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. К таким документам относятся приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения, докладные записки, письма, справки и т.п. Текст- трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробельные места.
Следующим видом унифицированного текста является анкета. Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией ванкетеявляютсяобобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос-ответ». В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным вименительном падеже или словосочетанием, опорным словом которого является существительное в именительном падеже. Переменная информация в анкете может записываться также словосочетанием в именительном падеже, глаголом (например, имеет, не имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да», «нет».
И третий вид текста в УФД это таблица. Таблица, по определению, – форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков. Таблица имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный. В таблицах, как и в анкетах, текст упрощен, в нем преобладаютконструкцииименноготипа:наименованиеобъекта, количество, размер, тип, марка и т.д. В таблице постоянная информация представлена наименованиями признаков, по которым описывается некоторое множество объектов, записанных в крайней левой графе таблицы – боковике. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые пересечением горизонтальных строк и вертикальных граф. Таблицы, как правило, применяются для изложения цифровой информациивотчетно-статистических,бухгалтерских,банковских, организационно-распорядительных и других документах.

Все рассмотренные виды представления унифицированных текстов могут применяться и раздельно и вместе. При необходимости в унифицированной форме документа часть текста может быть представлена в виде трафарета, часть в виде анкеты или таблицы.

Приведите образец справки

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение каких-либо фактов или событий. Справки бывают двух видов:

Подтверждающие события в производственной деятельности предприятия, учреждения;
Подтверждающие юридические факты (место работы, учебы, проживания, занимаемую должность и т.д.)

Справки первого вида составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя. Они содержат информацию о выполнении заданий, поручений и представляются в указанные сроки. В справке фиксируются сведения за определенный период. Заголовок к тексту справки строится по схеме: «о чем?» и включает указание периода, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Справки, составленные для руководителя предприятия подписывает составитель; справки, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает главный бухгалтер учреждения. Датой справки является дата ее подписания.

Справки второго вида выдаются по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Как правило, при их составлении применяют унифицированные бланки. Текст такой справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки приводиться название организации, куда она направляется. Текст заверяется подписью и печатью.

Формуляр-образец состоит из реквизитов:

Наименование министерства или ведомства;
Наименование организации;
Наименование структурного подразделения;
Наименование вида документа (справка);
Дата документа;
Регистрационный номер документа;
Место составления или издания документа;
Заголовок к тексту;
Текст документа;
Адресат;
Отметка о наличии приложений;
Подпись;
Печать.

Заключение

Жизнь состоит из ожидаемых или неожиданных событий. Они могут быть приятными или нет. Мы на них реагируем в зависимости от наших потребностей и от знания ситуации. В тех случаях, информации достаточно, мы способны реагировать спокойно. Напротив, недостаток нужных сведений заставляет нас волноваться. Но иногда человек должен быть готов к событию слишком неожиданному и важному для него, о котором он ничего или почти ничего не знает. В этом случае реакция организма может усилиться до такой степени, что возникнут серьезные нарушения как в физиологическом, так и в психологическом плане. Тогда обычный набор эмоций уступает место беспокойству или тревоге: человек погружается в стрессовое состояние.

Состояние стресса можно определить как возникновение необходимости разрешить конфликтную ситуацию и адаптироваться к новым условиям. Следовательно, брак, развод, повторный брак можно квалифицировать как стрессовые ситуации. То же самое можно сказать и о перелете в другой временной пояс, теннисном матче, карточной игре, повышении или понижении на службе или потере работы. Естественно, что одни из стрессов могут иметь эмоционально положительную окраску, а другие - эмоционально отрицательную. Далеко не все из них опасны для здоровья, не все ведут к депрессии. Людям среднего и пожилого возраста труднее справиться со стрессовой ситуацией и выйти из нее без тяжелых последствий

В современных условиях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей в сфере управления, возросших требований к оперативности принятия управленческих решений особое значение придается совершенствованию документационного обеспечения управления и созданию унифицированных систем документации различного уровня. Одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации является унификация текстов документов.

Унификация текстов документов - лишь одна относительно самостоятельная часть единого процесса совершенствования документации управления на определенном уровне и управления в целом. Поэтому при проведении унификации текстов необходимо учитывать современные разработки в области создания унифицированных систем документации, в частности.

Список использованной литературы

И.Н.Васильева, Г.С.Желнинский «Организация делопроизводства и персональный менеджмент» - М.: «Вузовский учебник», 2004 г.
Н.В.Самоукина «Психология оптимизма» - М.: «Издат. Института психотерапии», 2003 г.
В.И.Андреева, «Делопроизводство». - Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2007 г.
«Единая государственная система делопроизводства: Основные положения». - М.: Издательство стандартов, 2005. –
Т.Ю.Базарова, Б.Л.Еремина «Управление персоналом: учебник для ВУЗов» - М.: «ЮНИТИ», 2003 г.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 31.06K

Скачано: 409

Скачать бесплатно

29.04.11 в 16:11 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.