Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента

Тема: Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента

Раздел: Бесплатные рефераты по менеджменту

Тип: Контрольная работа | Размер: 84.59K | Скачано: 305 | Добавлен 10.05.12 в 15:19 | Рейтинг: +2 | Еще Контрольные работы

 Содержание

1. Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента 2
2. Организационная структура ООО «Арон» 6
3. Задача 15
4. Тест  16
5. Список литературы 17

 

1.  Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента.

Коммуникация — это обмен информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют ра­ботать вместе.

Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотива­ция, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличност­ных отношениях и формировании имиджа организации. Обмен информацией — важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Неуди­вительно поэтому, что большую часть своего рабочего времени (50 — 90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит прежде всего от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые запис­ки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т. п.

Коммуникации в организации — это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее эле­менты, так и ее внешнее окружение. Рассмотрим какие внешние и внутренние ком­муникации осуществляет организация (рис. 1).

Внешние коммуникации. Это обмены информацией между  организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общест­венное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на рабо­ту организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окру­жения. Так, например, с имеющимися и потенциальными по­требителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвиже­ния товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, лич­ные продажи и т. п.), а также проводя различные социологиче­ские опросы.

Рис. 1. Классификация коммуникаций

Организация — объект государственного контроля и регу­лирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения и т. п. Используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии, движения, груп­пы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую инфор­мацию, но и влияют на законодательство, содержание норма­тивных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.

Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в круп­ных фирмах создаются специальные отделы по связям с обще­ственностью («паблик рилейшнз»), специалисты которых, ис­пользуя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между организацией и ее внешней средой.

Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информа­ционные обмены, осуществляемые между элементами органи­зации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

•  Вертикальные коммуникации. С их помощью информация
передается с высших уровней руководства на низшие, или по
нисходящей. Таким образом работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п.

Параллельно этим информационным потокам в любой ор­ганизации осуществляется передача информации в противопо­ложном направлении — с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С ее помощью руководство узнает о реаль­ном положении дел в организации, о результатах принятых ре­шений, о возникающих трудностях, проблемах и предположе­ниях по их разрешению.

•       Горизонтальные коммуникации. Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызы­вает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Таким образом, в дополнение к вертикальным организа­ции нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения ин­формации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных
на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

• Коммуникации между руководителем и подчиненнымЭтот
  вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное боль­шинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. По­этому, хотя коммуникации типа руководитель — подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикальных
  коммуникаций, их в силу особой значимости принято рассмат­ривать отдельно.
• Неформальные коммуникации. Как уже отмечалось выше, в
  любой организации наряду с формальной структурой существу­ет и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме
  информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофици­альная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Неформальными коммуникациями довольно часто пользу­ются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности нефор­мальных коммуникаций — гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

Наличие в организации неформальных коммуникаций — явление нормальное, однако, лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи — это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности.

 

2. Организационная структура ООО «Арон»

На текущий момент организационная структура ООО «Арон», выглядит следующим образом:

Рис. 1. Существующая организационная структура

Основываясь на анализе системы управления ООО «Арон», отметим, что она не удовлетворяет потребностям и целям организации (слишком малый ассортимент продукции, слабый охват возможных рынков сбыта, а также, малый рост объема продаж), вследствие чего структура подлежит усовершенствованию.

Для решения проблем предлагаем внести в штатное расписание одного менеджера по разв, т.е. создать в организации коммерческий отдел. Это позволит фирме быстрее реагировать на изменения рынка, увеличить долю занимаемого рынка в других регионах и решить проблему с недостатком ассортимента продукции.

Также, для уменьшения штата сотрудников, необходимо сократить должность инспектора кадров, и перепоручить полномочия секретарю – делопроизводителю.

Для этих изменений должно быть утверждено новое штатное расписание (табл.1), в котором на секретаря - делопроизводителя дополнительно будут возложены обязанности инспектора по кадрам, в связи с чем, будет увеличен должностной оклад, а так же разработано положение о вновь созданном коммерческом отделе (Приложение 1) и должностная инструкция менеджера по развитию территории (Приложение 2).

Таблица 1

Штат головного офиса ООО «Арон» с 01.01.2011

№	Наименование должностей	Количество штатных единиц	Оклад
1	Директор	1	21000
2	Технический директор	1	19500
3	Коммерческий директор	1	18700
4	Главный бухгалтер	1	18500
5	Менеджер по продажам	1	16000
6	Производственные рабочие	7	15500
7	Инженер-программист	1	15800
8	Бухгалтер	1	15500
9	Бухгалтер-кассир	1	15000
10	Инспектор по кадрам	1	14000
11	Секретарь-делопроизводитель	1	13800

Итого 183 300 руб.

Таблица 2

Дополнение к штату с 01.06.2011

№	Наименование должностей	Количество штатных единиц	Оклад
	ИСКЛЮЧАЮТСЯ:
1	Инспектор по кадрам	1	14000
	ДОБАВЛЯЮТСЯ:
2	Региональный менеджер	1	16000

Таблица 3

Предлагаемый штат предприятия ООО «Арон»

№	Наименование должностей	Кол-во штатных единиц	Оклад
1	Директор	1	21000
2	Технический директор	1	19500
3	Коммерческий директор	1	18700
4	Главный бухгалтер	1	18500
5	Менеджер по продажам	1	16000
6	Региональный менеджер	1	16000
6	Производственные рабочие	7	15800
7	Инженер-программист	1	15900
8	Бухгалтер	1	15000
9	Бухгалтер-кассир	1	14000
10	Секретарь-делопроизводитель	1	14800

Итого 185200

Как видно из штатного расписания, введение новой должности менеджера и повышение заработной платы сотруднику (секретарю - делопроизводителю) влечет за собой повышение расходов для организации на заработную плату в размере 13000 рублей. Но вместе с тем эти расходы на реорганизацию оправданы, так как данное решение поможет фирме решить существующие проблемы с ассортиментом продукции, а более высокая оплата труда является мотивацией для более эффективной работы сотрудников, что сказывается на повышении качества оказываемых услуг, и вследствие этого, у предприятия будут более эффективные продажи и удовлетворение покупательского спроса. Тем самым данное решение поможет организации достичь поставленных целей.

Введя новое штатное расписание, перестроим организационную структуру следующим образом:

Рис. 2. Предлагаемая организационная структура

Из реорганизованной структуры видно, что новая введенная должность менеджера будет ориентирована на определенную продукцию, что, в свою очередь, должно привести к решению проблемы – устранению дефицита ассортимента и расширению рынка сбыта. А организованный коммерческий отдел позволит оперативнее решать все вопросы, связанные со сбытовой и закупочной деятельностью. Данные преобразования позволяют фирме достичь поставленных целей, таких как увеличение объёма продаж, повышение качества оказываемых услуг и продвижения на рынок новинок и увеличение доли рынка.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Положение о Коммерческом отделе

1. Общие положения.

• Коммерческий отдел является структурным подразделением в составе ООО «Арон».
• Общее руководство Коммерческим отделом осуществляется Коммерческим директором.
• В своей деятельности Коммерческий отдел руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, уставом компании, приказами и другими регламентами, касающихся деятельности отдела, а также настоящим Положением.

2. Функции.

1. Проведение переговоров с клиентами.
2. Подготовка проектов договоров на оказание услуг.
3. Подписание договоров на оказание услуг.
4. Контроль выполнения договоров на оказание услуг.
5. Организация сервисных работ у клиента.
6. Организация гарантийного и послегарантийного сервисного обслуживания.

3. Права.

1. В установленном порядке использовать сбытовую сеть компании.
2. Осуществлять в установленном порядке переговоры с компаниями, предприятиями и организациями, по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3. От имени и по поручению компании, по доверенности выдаваемой генеральным директором компании:

Заключать договора на оказание услуг.

Представлять и рассматривать претензии.

1. Запрашивать и получать от функциональных отделов и служб компании материалы, справки и другую информацию, необходимые для выполнения поставленных перед отделом задач.

4. Оценка работы отдела.

Эффективность деятельности Коммерческого отдела оценивается на основе выполнения за определенный период бизнес-планов, планов работы или каких-либо других видов планов и нормативов, установленных для отдела.

5. Взаимодействия.

Коммерческий отдел в пределах возложенных на него функций взаимодействует со следующими структурными подразделениями компании:

• Склад.
• Юридическая служба.
• Отдел бухгалтерии.
• Транспортный отдел.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Должностная инструкция

Менеджера по развитию территории

I. Общие положения

1.1. Наименование структурного подразделения: Филиал.

1.2. Подчиняется (должность руководителя): Коммерческий директор.

1.3. Замещает (должности, функции которых исполняет сотрудник, при их отсутствии): Руководителя представительства.

1.4. Заместитель (должности, которые исполняют функции сотрудника при его отсутствии): Коммерческий директор.

II. Должностные обязанности

2.1. Проводит анализ работы дистрибуторов и представительств, выявление возможностей по увеличению эффективности их работы.

2.2. Контролирует выполнение стандартов работы каждым сотрудником представительства.

2.3. Контролирует выполнение задач, поставленных представительству.

2.3.1. Участвует в формировании стратегического и тактического планов развития рынка.

2.3.2. Обеспечивает выполнение тактических планов, поставленных представительству.

2.3.3. Контролирует выполнение планов продаж и развития территории.

2.4. Анализирует и контролирует погашение дебиторской задолженности представительства.

2.4.1. Разрабатывает и внедряет мероприятия по выявлению и сокращению дебиторской задолженности.

2.5. Организует систему отчетности представительства.

2.5.1. Контролирует своевременное предоставление отчетов.

2.6. Обучает сотрудников представительства и внедряет, либо контролирует внедрение части стандартов.

2.7. Анализирует и развивает каналы сбыта на территории

2.8. Налаживает взаимовыгодные отношения со стратегическими и новыми Клиентами.

2.8.1. Осуществляет взаимодействие с дистрибьюторами и ключевыми клиентами.

2.8.2. Контролирует работу дистрибьюторов совместно с Руководителем представительства с целью увеличения объема продаж и доли рынка компании в соответствующем регионе.

2.9. Участвует в разработке и несет ответственность за реализацию программ, направленных на продвижение продукции на вверенной территории.

III. Административная работа

3.1. Планирование: Тактическое планирование развития территории.

3.2. Отчетность: еженедельно, ежемесячно.

3.3. Кадровая работа: оценка эффективности работы сотрудников представительства, оценка ресурсов для выполнения необходимого объема работы, рекомендации Руководителю представительства по приему и увольнению сотрудников.

3.4. Поддерживает в актуальном состоянии сведения, базы данных: контролирует ведение базы данных дистрибьюторов, оптовых и ключевых клиентов представительства.

IV. Права

Имеет право принимать решения по вопросам:

4.1. Выбор партнеров: дистрибьюторы, оптовые и ключевые клиенты, совместно с Руководителем представительства.

V. Документы, регламентирующие работу

5.1. Внешние документы: Законодательные и нормативные акты.

5.2. Внутренние документы: Стандарты ГО, Положение о филиале, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

VI. Ключевые показатели результативности

6.1. Выполнение по срокам мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.

6.2. Выполнение по качеству мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.

6.3. Выполнение по объему мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.

6.4. Удовлетворенность внутренних клиентов.

6.5. Удовлетворенность внешних клиентов.

6.6. Выполнение бюджетных планов.

 

3. Задача

Составить таблицу принятия решений руководителями, работниками на примере конкретной организации по предложенной схеме:

№ п/п	Перечень решений	Кто подготовил	С кем согласовы-валось	Кто принимает решения
				Директор	Зам.по производству	Зам. по экономике	Отдел кадров

Выявить недостатки в таблице и наметить конкретные и обоснованные предложения по ее совершенствованию.

РЕШЕНИЕ:

Таблица принятия решений ООО «Арон»

№ п/п	Перечень решений	Кто подготовил	С кем согласовы-валось	Кто принимает решения
				Директор	Зам.по производству	Зам. по экономике	Отдел кадров
1	Ввести в штат единицу менеджера по развитию	Зам по экономике	Отдел кадров	Директор
2	Повысить оклад гл.бух.	Зам по экономике	Директор	Директор
3	Модернизация оборудования	Зам.по производству	Зам. по экономике	Директор
4	Премирование работников к празднику	Зам по экономике	Гл.бухгалтер	Директор
5	Провести аттестацию сотрудников бухгалтерии	Гл.бухгалтер	Зам. по экономике	Директор

Очевидно, что все решения в данной фирме принимает директор. Значит перед нами пример «чистого автократа».

Как показывает практика и исследования ученых по данной теме, фирмы с подобным методом управления показывают самые низкие результаты работы. Таким образом, можно рекомендовать расширить сферу влияния других руководителей, а именно демократизировать структуру управления. Для этого можно и нужно директору выслушивать мнения подчиненных и дать им возможность принять на себя ответственность за принятие решений. Обычно подобная мера хорошо мотивирует работника, что в целом благоприятно сказывается на результатах работы предприятия в целом.

 

4. Тест.

В менеджменте в соответствии с теорией мотивации «Х» МакГрегора мотивация должна осуществляться, опираясь на…

1. Потребности в самоуважении
2. Физиологические потребности работника
3. Социальные потребности
4. Потребности в безопасности

Ответ : 2) Физиологические потребности работника

Теория X - это авторитарный взгляд, ведущий к прямому регулированию и жесткому контролю всех переменных организационного поведения. Эта теория предполагает, что люди в своем большинстве нуждаются в принуждении, строгом и постоянном контроле и стимулирование к добросовестной работе предполагает наказание или страх перед возможным наказанием. В контексте концепции А. Маслоу, те менеджеры, которые следуют теории X, убеждены: людьми управляют потребности низших уровней. По мнению МакГрегора, такой подход в открытой или замаскированной форме наиболее распространен среди менеджеров

 

Список использованной литературы

1. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебн. Пособие; 2-е изд., перераб.и доп.- М.: ИНФРА-М, 2000-283с.
2. Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Ме­неджмент: Учебник. — М.: ЮНИТИ, 2006.
3. Коротков Э.М. Концепция российского менеджмента. — М.: Дека,2004.
4. Менеджмент: учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: Экономистъ, 2006.
5. Иванов И.Н. Менеджмент корпорации: Учебник. — М.: Инфра-М, 2004.
6. Основы менеджмента./В.Р.Веснин.- М.: «ГНОМ-пресс» при сод. Т.Д. «Элит-2000», 1999.- 440с. 

---

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

---

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

---

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

---

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

---

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

---

Похожие работы

• Виды коммуникаций в системе менеджмента. Структура управления организации
• Процесс коммуникации в системе управления
• Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента (Вариант №2)
• Коммуникационные процессы в организации (Вариант 18)
• Коммуникации в системе менеджмента (Вариант 2)
• Коммуникации в менеджменте (Вариант 6)
• Единство восприятия, коммуникации и взаимодействия
• Научные подходы к исследованию организаций как сложной системы (Вариант 9)
• 4P составляющие маркетинга. Маркетинговые коммуникации
• Проблемы коммуникаций в современной организации
• Научные подходы к исследованию организации как сложной системы (Вопросы 12, 37)
• Маркетинговые коммуникации
• Влияние процесса коммуникации на эффективность управления организациями
• 4P составляющие маркетинга. Маркетинговые коммуникации
• Система маркетинговых коммуникаций
• Понятие деловой стратегии и ее значение в повышении конкурентоспособности организации
• Интегрированные маркетинговые коммуникации
• Коммуникации в современной фирме
• Проблемы коммуникаций в современных организациях
• Процесс коммуникаций и эффективность управления