Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по менеджменту »

Виды коммуникаций в системе менеджмента. Структура управления организации

Тема: Виды коммуникаций в системе менеджмента. Структура управления организации

Раздел: Бесплатные рефераты по менеджменту

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ 3

2. ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА 4

3. СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ 11

4. ЗАДАЧА 13

5. ТЕСТ 14

6. ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15

7. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 16

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации – связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации.

Менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

Коммуникации в организациях и между организацией и ее средой вместе составляют то, что называют организационной коммуникацией. Приступая к разъяснению основных понятий, используемых для описания процесса коммуникаций между людьми, нужно сказать, что коммуникационный процесс в организации, как правило, является упорядоченным и обусловленным определенной регламентацией и предсказуемостью.

Цель данной работы — ознакомится с природой и сложностями коммуникаций, в современном менеджменте.

Каждый сотрудник участвует ежедневно в процессе обмена информации в организации, и эффективность коммуникационного процесса влияет на успешность бизнеса в целом. Если нарушается процесс обмена информацией в организации, то сразу наступает рассогласование коллективных действий.

Главным направлением совершенствование процесса коммуникации в менеджменте является совершенствование коммуникативных навыков всех участников коммуникативного процесса.

ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА

Коммуникация — это процесс передачи информации от источника к

получателю с целью изменить его знания, установки и поведение. Система коммуникации состоит из четырех основных взаимосвязанных элементов: лицо, передающее информацию; сама информация; способ передачи информации; лицо, получившее информацию. Кроме того, необходимо выделить этап подготовки информации, в котором может быть задействовано как одно лицо, так и множество исполнителей, целые отделы и службы, и, наконец, этап принятия решения на основе полученной информации.

Движение информации по каналам коммуникации от отправителя к получателю разграничивается на несколько этапов: 1) отбор необходимого материала; 2) обработка информации и выбор лицом, которому предназначается информация; 3) передача и получение информации; 4) обмен информацией по обратной связи или подтверждение ее получения.

Основные виды коммуникаций представлены в таблице 1.

Таблица 1.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ

Критерии классификации	Виды коммуникаций
Способ передачи	межличностные; с использованием технических средств
Среда существования	внутренние; внешние
Тип связей	вертикальные; горизонтальные
Формальность	формальные; неформальные
Условия возникновения	постоянные; ситуационные
Вид интересов	организационные; социально – психологические; экономические

Внешние коммуникации – это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, личные продажи и т. п.), а также проводя различные социологические опросы [2, 347].

Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

Вертикальные коммуникации. С их помощью информация
передается с высших уровней руководства на низшие, или по
нисходящей. Таким образом работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т.д. [2, 349].

Горизонтальные коммуникации. Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Таким образом, в дополнение к вертикальным организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных
на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

Коммуникации между руководителем и подчиненным. Это вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Поэтому, хотя коммуникации типа руководитель — подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикальных
коммуникаций, их в силу особой значимости принято рассматривать отдельно.

Неформальные коммуникации. В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций — гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

Наличие в организации неформальных коммуникаций — явление нормальное, однако, лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи — это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности [3, 147].

Коммуникации могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения.

Конечно, понятие устойчивости коммуникаций носит условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро и безболезненно исчезнуть.

Одноканальные и многоканальные коммуникации. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем [5, 162].

По условию возникновения и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными. Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение конфликтов и тем самым требуют дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть разрушительными для организации. Ситуационные коммуникации возникают как результат деятельности менеджера. Ведь конфликт – не всегда отрицательное явление, он может быть и благом [5, 165].

Коммуникации отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека. В связи с этим можно выделить коммуникации социально-психологического, организационного и экономического характера. На формировании этих коммуникаций строится система стимулирования и мотивации [5, 164].

Сети — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационных процессах индивидов и элементов с помощью информационных потоков:

централизованные информационные потоки (тип «колесо-ра- диальная») характеризуется тем, что один из членов группы всегда находится на пересечении всех направлений общения(рис. 1);

Централизованные информационные потоки

Рис. 1. Централизованные информационные потоки

всеканальная сеть — характерна для работы команд, препятствия для взаимодействия всех членов групп нет (рис. 2);

Всеканальная сеть

Рис. 2. Всеканальная сеть

цепочка, характерна для вертикального и горизонтального потока информации, для конвейерного производства (рис. 3).

Цепочка

Рис. 3. Цепочка

Понимание типов коммуникационных сетей важно при определении властных полномочий и социальных позиций в группе.

Классификация управленческих ролей по Г. Минцбергу (рис. 4), свидетельствует о том, что межличностные коммуникации находятся в центре деятельности любого менеджера.

Межличностные роли

-главный руководитель

-лидер

-связующее звено

-приемник информации

-распространитель информации

-представитель

Роль, связанная с принятием решений

-предприниматель

-устраняющий нарушения

-распределитель ресурсов

-ведущий переговоры

Рис. 4. Десять управленческих ролей по Г. Минцбергу

Человек почти никогда не может абсолютно точно выразить свою мысль или чувство — этому препятствуют коммуникационные шумы, т.е. все, что приводит к искажению смысла посылаемого сообщения [1, 203].

Различают следующие виды шумов: физический шум; плохое знание языка; недостаток компетенции в обсуждаемой области; культурологический шум; ментальные фильтры; эмоциональные фильтры.

Критерий эффективности коммуникации — снижение информационных шумов. Для того чтобы компенсировать их негативное воздействие и повысить эффективность обмена информации, в процессе коммуникации необходима обратная связь — реакция получателя на принятое сообщение, позволяющая оценить, насколько правильно воспринято и понято сообщение.

Причина низкой эффективности в том, что менеджеры забывают, что коммуникация — это обмен, в котором обе стороны играют активную роль.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Организация нуждается и в коммуникациях по восходящей, когда служащие информируют начальника о событиях и изменениях.

Преграды для обмена информацией в организациях:

- искажение сообщений;

- информационные перегрузки;

- неудовлетворительная структура организации;

- конфликты между подразделениями [4, 357].

СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Представьте в виде схемы структуру управления конкретной организации. Покажите иерархию управления, выявите недостатки этой структуры и дайте рекомендации по ее совершенствованию. В случае значительных изменений представьте новую структуру управления с учетом рекомендаций по ее совершенствованию.

Структура организации ООО «Холод»

Данная структура организации имеет недостатки. В ней отсутствует связь между отделами. Рационально будет отдел рекламы преобразовать в отдел маркетинга и отдел сбыта сделать его функциональным подразделением, как и отдел рекламы. Также в отделе маркетинга выделить отдельную службу по сбору и анализу внешней и внутренней информации. Поскольку телефонная служба в основном занята приемом заявок от покупателей и обеспечением их необходимой информацией о товаре, также целесообразно ее включить в отдел сбыта.

Новая организационная структура

ЗАДАЧА

Составьте таблицу принятия управленческих решений руководителями и работниками на примере конкретной организации по предложенной схеме.

№ п/п	Перечень управлен- ческих решений	Кто подго-товил	С кем согласо-вывалось	Кто принимает решения
№ п/п	Перечень управлен- ческих решений	Кто подго-товил	С кем согласо-вывалось	директор	зам. дирек-тора по производству	зам. директора по экономике	Началь-ник отдела кадров
1	Принять на работу 3-х грузчиков.	Приказ о приеме на работу подготовил начальник отдела кадров.	С директором.	Принимает решение о приеме на работу и подписывает приказ.
2	Принять решение о дисцип- линарном наказании работника.	Начальник отдела кадров.	-		Принимает решение.
3	Принять решение о повышении должности работника.	Начальник отдела кадров.	С директором.			Принимает решение.
4	Направление сотрудника на повышение квалификации.	-	С директором.				Прини-мает решение

ТЕСТ

В менеджменте в соответствии с теорией мотивации «Х» Мак Грегора мотивация должна осуществляться, опираясь на:

а) потребности в самоуважении;

б) физиологические потребности работника;

в) социальные потребности;

г) потребности в безопасности.

Ответ: г. Мак Грегор утверждает, что существует, по меньшей мере, два подхода, которые менеджеры используют для управления подчиненными. Эти подходы являются следствиями двух различных взглядов на природу человека: принципиально негативного (теория X) и принципиально положительного (теории У).

Мировосприятие менеджеров, руководствующихся теорией X, базируется на следующих четырех постулатах:

Среднему человеку присуща неприязнь к работе и желание, по возможности, избежать ее. Так, менеджерам необходимо придавать особое значение продуктивности, стимулирующим схемам и «честной дневной работе» и предвидеть «ограничение результатов».
Из-за человеческой неприязни к работе большинство людей необходимо контролировать, принуждать, направлять, подвергать наказаниям для того, чтобы цели организации были достигнуты.
Средний человек предпочитает, чтобы его направляли, предпочитает избегать ответственности, имеет относительно малое честолюбие, желает иметь вовсем безопасность.

4. Превыше всего работниками ценится гарантированность рабочего места, и они практически лишены честолюбивых помыслов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все люди живут, обмениваясь информацией, друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни.

Коммуникации – это процесс информирования. Эффективность принятия управленческих решений руководителем непосредственно зависит от эффективности коммуникационных процессов в организации.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляется коммуникации, зависят от того, что известно о получателе информации. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя, т.е. важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а так же значение обратной связи.

От эффективности коммуникационных процессов, их организации зависит скорость и эффективность принятия управленческих решений, поэтому руководителю организации следует больше уделять внимания совершенствованию информационной системы, увеличению скорости и достоверности передаваемых данных, выбирать элементы информационной системы согласно свойственным его предприятию особенностям.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Менеджмент: учебно-практическое пособие / Игнатьева А.В., Максимцов М.М., Вдовина И.В. – М.: Вузовский учебник; ИНФРА – М, 2010. – 284с.
Менеджмент: учебник / Виханский О.С., Наумов А.И. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Экономистъ, 2006. – 670с.
Менеджмент: учебник / Под ред. Томилова В.В. – М.: Юрайт-Издат, 2003. – 373с.
Основы менеджмента: учебное пособие / Под ред. Королева В.И. – М.: Магистр, 2008. – 620с.
Основы менеджмента: учебное пособие / Под ред. Балашов А.П. – М.: Вузовский учебник, 2008. – 288с.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 26.96K

Скачано: 427

Скачать бесплатно

12.10.12 в 18:02 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Рефераты на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Рефераты для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Реферат, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.