Studrb.ru банк рефератов
Консультация и поддержка студентов в учёбе

Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по менеджменту »

Коммуникации в менеджменте (Вариант 6)

Коммуникации в менеджменте (Вариант 6) [16.04.10]

Тема: Коммуникации в менеджменте (Вариант 6)

Раздел: Бесплатные рефераты по менеджменту

Тип: Контрольная работа | Размер: 218.28K | Скачано: 328 | Добавлен 16.04.10 в 11:10 | Рейтинг: +8 | Еще Контрольные работы

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Тула 2009


Вариант 6

Оглавление:

1. Понятие и виды коммуникаций 3

2. Коммуникационный процесс 6

3. Проблемы в межличностных контактах 11

4. Характеристики коммуникационных сетей 13

5. Современная информационная технология 17

Заключение 19

Список использованной литературы 20

 

1. Понятие и виды коммуникаций

Коммуникация — это обмен информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют ра­ботать вместе.

Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотива­ция, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличност­ных отношениях и формировании имиджа организации. Обмен информацией — важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Неуди­вительно поэтому, что большую часть своего рабочего времени (50 — 90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит прежде всего от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые запис­ки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т. п.

Коммуникации в организации — это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее эле­менты, так и ее внешнее окружение. Рассмотрим какие внешние и внутренние ком­муникации осуществляет организация (рис. 1).

Внешние коммуникации. Это обмены информацией между  организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общест­венное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на рабо­ту организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окру­жения. Так, например, с имеющимися и потенциальными по­требителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвиже­ния товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, лич­ные продажи и т. п.), а также проводя различные социологиче­ские опросы.

Классификация коммуникаций

Рис. 1. Классификация коммуникаций

Организация — объект государственного контроля и регу­лирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения и т. п. Используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии, движения, груп­пы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую инфор­мацию, но и влияют на законодательство, содержание норма­тивных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.

Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в круп­ных фирмах создаются специальные отделы по связям с обще­ственностью («паблик рилейшнз»), специалисты которых, ис­пользуя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между организацией и ее внешней средой.

Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информа­ционные обмены, осуществляемые между элементами органи­зации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

•  Вертикальные коммуникации. С их помощью информация
передается с высших уровней руководства на низшие, или по
нисходящей. Таким образом работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п.

Параллельно этим информационным потокам в любой ор­ганизации осуществляется передача информации в противопо­ложном направлении — с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С ее помощью руководство узнает о реаль­ном положении дел в организации, о результатах принятых ре­шений, о возникающих трудностях, проблемах и предположе­ниях по их разрешению.

•       Горизонтальные коммуникации. Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызы­вает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Таким образом, в дополнение к вертикальным организа­ции нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения ин­формации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных
на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

Неформальными коммуникациями довольно часто пользу­ются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности нефор­мальных коммуникаций — гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

Наличие в организации неформальных коммуникаций — явление нормальное, однако, лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи — это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности. [2]

 

2. Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель этого процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, понимание сообщений. Руководитель сообщает что-то подчиненному, и тот, в свою очередь, должен сообщить, как он понял поставленную перед ним задачу; он обязан как бы «вернуть» посланную информацию отправителю, показать ее «качество».

Основные элементы процесса коммуникации:

1. Отправитель — лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.

2. Сообщение — информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

3. Канал связи — средство передачи информации.

4. Получатель — лицо, которому адресовано переда­ваемое сообщение. [1]

Процесс коммуникации можно представить в виде последо­вательности нескольких взаимосвязанных этапов. Эти этапы наглядно показаны на рис. 2 в виде графической модели информационного обмена.

Модель процесса коммуникаций

Рис. 2. Модель процесса коммуникаций

Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или даже секунд и на практике сложно выделить и разгра­ничить его отдельные этапы.     1) Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сооб­щения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания.
Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения
— четко определить, что именно должен понять получатель и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму — задача следующего этапа.

2)Кодирование информации и формирование сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информа­цию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

3) Выбор канала связи и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответст­вующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто исполь­зуемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д. Если канал связи
непригоден для физического воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или затруднена. Так, например, вряд ли можно получить адекватное представ­ление о проекте нового здания пои передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы выбранный канал соответ­ствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией те­ряет эффективность. Например, если руководитель хочет пре­дупредить подчиненного о недопустимости совершенного им нарушения правил и делает это во время непринужденной лич­ной беседы, между прочим, а не официальным письмом или на совещании, он не должен удивляться, если работник не воспримет идею серьезности своего проступка.

В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одно­временное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только пись­менными сообщениями.

Выбрав канал, отправитель использует его для передачи со­общения получателю. Речь здесь идет только об одной из опе­раций — физической передаче информации, занимающей час­то лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибоч­но принимают за весь процесс коммуникации.

4) Декодирование и восприятие информации. Чтобы воспри­нять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование — это по сути пере­вод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложен­ную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмот­рены ниже, в процессе передачи информации возникают раз­личного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуни­кационных процессах используется обратная связь. Под обрат­ной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, на­сколько правильно было воспринято и понято сообщение. Ме­неджер не должен считать, что смысл всего сказанного или на­писанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует поэтому наладить обратную связь с получателем. [2]

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Специалист по обмену информацией в бизнесе, профессор Филипп Льюис пишет:

«Обратная связь — это опорная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; информации (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением.

Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято... Руководитель не может думать, что все, сказанное или написанное им, будет в точности понято так, как он замышлял. Руководитель, опирающийся на такое ложное допущение, отсекает себя от реальности. Руководитель, который не наладит обратную связь для получателя информации, обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко снижена. Аналогичным образом, если обратная снизь с работниками заблокирована, руководитель в конце концов окажется изолированным или обманываемым».                                    

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторон­ний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медлен­нее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уве­ренность в правильности интерпретации сообщений. [3]

5) Интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: полу­чатель становится отправителем и формирует свой ответ, в ко­тором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель — получате­лем, ожидающим сообщения—ответа.

6) Передача ответа. Сформированный ответ передается по­лучателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонима­ния может потребоваться несколько таких циклов и соответст­венно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с об­ратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.

Как уже отмечалось выше, в системах передачи информа­ции в большей или меньшей степени всегда присутствует шум. На языке теории информации шумом называют все, что иска­жает смысл передаваемого сообщения. Определенные шумы имеются всегда, поэтому на каждом этапе процесса коммуни­кации может происходить некоторое искажение смысла. Обыч­но эти искажения несущественны, но если уровень шума вы­сок, это приводит к существенной потере смысла и может даже полностью блокировать информационный обмен. Поэтому не­обходимо знать основные причины шумов и возможных иска­жений и учитывать их влияние в процессах коммуникации. [2]

 

3. Проблемы в межличностных контактах

Такими проблемами довольно часто являются психологиче­ские различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жиз­ненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоциональ­ного состояния. Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информи­руя своих подчиненных, последние отвечают им тем же.

Другая часть проблем межличностных контактов связана с так называемыми семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова - символы, используемые для кодирования ин­формации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, нацио­нально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация ос­ложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых ис­кажений.

Кроме слов (основного средства кодирования) в информа­ционных обменах используются также и невербальные символы, например, выражение лица, позы, жесты, интонации, которые, как всем хорошо известно из собственного опыта, способны существенно изменять смысл произносимых слов. Согласно исследованиям психологов, значительная часть речевой инфор­мации (иногда до 90%) воспринимается не через слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Это значит, что во многих слу­чаях то, как мы говорим, гораздо важнее слов, которые мы произносим. Невербальные символы (точнее их противоречие или несоответствие вербальным) способны существенно иска­зить смысл передаваемого сообщения и создать дополнитель­ные проблемы в общении.

Проблемы, возникающие в межличностных информацион­ных обменах, имеют психологическую природу и разрешаются прежде всего путем повышения психологической культуры ме­неджеров и, в частности, совершенствованием навыков дело­вого общения. Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами иного — организационного характера.

Фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информа­цией между подразделениями или уровнями управления на­правлять получателю только те сообщения, которые его каса­ются. Для ускорения движения информации и придания сооб­щению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведе­ний, искажающих содержание информации.

Кроме того, сообщения, передаваемые на вышестоящие уровни организационной иерархии, довольно часто искажаются из-за сложившейся тенденции снабжать руководителей только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненные не информируют руководителя о суще­ствующей или потенциальной проблеме и сообщают ему только то, что он хочет услышать.

 

4. Характеристики коммуникационных сетей

Коммуникационная сеть — это соединение определенным обра­зом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помо­щью информационных потоков.

Сочетать формальные и неформальные виды коммуникации, горизонтальные и вертикальные каналы связи, чтобы без ущерба морально-психологическому климату и при должном почтении к иерархической структуре коммуникации добиться скорейшего донесения информации и, следовательно, быстрых действий, направленных на решение поставленных руководителем задач, довольно сложно.

Коммуникационная сеть

Рис. 3. Коммуникационная сеть

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, гори­зонтальных и диагональных связей.

Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным.

Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными.

Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными.

Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной орга­низационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуни­кационным потокам правильное направление. Размеры подразделе­ний в организации ограничивают возможности развития коммуни­кационной сети. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникацион­ные сети, деятельность группы может отличаться большей или мень­шей эффективностью. [5]

Эффективность коммуникаций во многом определяется ко­личеством каналов связи в сети и ее характером. Для уменьше­ния возможных шумов в организации целесообразно иметь ми­нимальное число каналов связи в сети коммуникаций. Исходя из этого положения, рассмотрим основные возможные комби­нации каналов связи между работниками и/или подразделе­ниями организации. Они могут быть сгруппированы в три ос­новные системы связей: последовательную, веерную и круговую (рис. 12.3).

Общее число каналов связи в сетях коммуникации можно определить, используя следующие формулы:

для последовательной и веерной сетей коммуникации

для последовательной и веерной сетей коммуникации

для круговой

для круговой

где  L – число каналов в сети коммуникаций, P – число работников (подразделений).

Основные типы коммуникационных сетей

Рис. 3.  Основные типы коммуникационных сетей.

Рис. 3 наглядно свидетельствует, что минимальное число каналов связи обеспечивают последовательная и веерная сети коммуникаций. Это вроде бы подтверждает одно из основных достоинств организаций, построенных по строго иерархиче­скому принципу — самая простая и ясная сеть коммуникации. Однако на самом деле все обстоит не так просто. Иерархиче­ская структура дает минимальное количество только официаль­ных каналов, а, как уже отмечалось, в любой организации су­ществуют и неофициальные, неформальные каналы связи.

Официальная сеть коммуникации часто относительно ста­бильна, быстро устаревает и люди ищут пути, как сделать ее динамичнее и эффективнее в быстро меняющейся ситуации. Поэтому на практике фактическая сеть коммуникаций в любой организации, а тем более коммерческой, представляет собой не последовательную или веерную, а скорее всего круговую систе­му, в которой рядом с официальными, прежде всего вертикаль­ными коммуникациями (руководитель — подчиненный), суще­ствует большое число неформальных.

Кроме того, исследования, проведенные социологами в ма­лых группах, показали, что различные сети коммуникации не­равноценны по своим качественным характеристикам и, следо­вательно, их эффективность для организации неодинакова. Эти характеристики и их оценки приведены в табл. 1.

Таблица 1. Качественные характеристики различных видов коммуникационных систем.

Характеристика

Виды коммуникационных систем

 

 

Последовательная

Веерная

Круговая

Скорость переда­чи информации

Быстрая

Быстрая

Медленная

Точность переда­чи информации

Хорошая

Хорошая

Плохая

Устойчивость организации

Медленно воз­никающая, но устойчивая орга­низация

Быстро возникающая, устой­чивая организа­ция

Неустойчи­вая органи­зация

Потребность в руководстве

Умеренная

Высокая

Отсутствует

Мораль членов организации

Невысокая

Низкая

Высокая

Все эти особенности коммуникационных сетей необходимо учитывать при формировании и развитии организационной структуры. [2]

 

5. Современная информационная технология.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию об­мена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исход­ные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. [1]

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Изучение коммуникаций в организациях призвано в итоге синтезировать знания и практические навыки в областях современного менеджмента - теории управления, теории организации, психологии управления и межличностного общения и собственно теории коммуникации.
«Пробелы», некомпетентность в одной из этих сфер влечет за собой тиражирование ошибок и малоэффективные действия во всех других областях.

Это относится не только к работе менеджеров, руководителей всех уровней, но и к любому специалисту и так называемым «рядовым служащим, работникам», вовлеченным в процесс общения, контактирования с другими людьми.

Рано или поздно каждый человек становится перед выбором: по старинке придерживаться бюрократических, бумажных, бездушных принципов работы или сделать «человеческий фактор» главной осью своей деятельности? Второй путь требует от человека полной самоотдачи, напряжения интеллекта готовности к риску, к принятию нестандартных решений и способности отвечать за чужие судьбы. Но результаты такой работы способны превзойти самые смелые ожидания.

Российские руководители новой формации поставлены сегодня перед тем же выбором (хотя большинство успешных людей уже сделали выбор в пользу современных коммуникаций). Изучение основ менеджмента и принципов грамотной коммуникации позволят им не ошибиться в выборе приоритетов.

 

Список использованной литературы

 

1. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебн. Пособие; 2-е изд., перераб.и доп.- М.: ИНФРА-М, 2000-283с.

2. Менеджмент: Ученик для вузов/М.М. Максимцов, А.В. Игнатьева, М.А. Комаров и др.; Под ред. М.М. Максимцова, А.В. Игнатьевой. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. – 343 с.

3. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Гардарики, 1999.- 528с.

4. Основы менеджмента./В.Р.Веснин.- М.: «ГНОМ-пресс» при сод. Т.Д. «Элит-2000», 1999.- 440с.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

+8
Размер: 218.28K
Скачано: 328
Скачать бесплатно
16.04.10 в 11:10 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).


Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.


Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу


Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.


Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.


Похожие работы

Консультация и поддержка студентов в учёбе