Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по менеджменту »

Влияние коммуникаций на эффективность управления организацией

Тема: Влияние коммуникаций на эффективность управления организацией

Раздел: Бесплатные рефераты по менеджменту

Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.

Коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы[3].

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении.

Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий. Регулирование и рационализация информационных потоков.

Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Информация – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации

Коммуникации бывают внешними и внутренними.

Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации.

Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми, состоящего из этапов и стадий. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Коммуникационный процесс состоит из четырех базовых элементов:
Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса.

Выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках коммуникационного процесса и формулирования значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику. За этим следует кодирование идеи.

Сообщение - непосредственно информация;

Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, Интернет);

Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

Коммуникационный процесс обмена информацией состоит из взаимосвязанных этапов:

Зарождение идеи или отбор информации;
Выбор канала передачи информации;
Передача сообщения;
Декодирование и интерпретация сообщения.

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

На первом этапе отправитель решает, какое сообщение сделать предметом обмена. Как правило, на этом этапе начинаются первые затруднения: руководитель пытается передать идею, концепцию, не преобразовав ее в слова, не беря во внимание такие факторы, как цель послания, возможности получателя, сложившаяся обстановка, личностный смысл (эмоциональная окраска) послания. Таким образом, идея должна быть, прежде всего, адекватна цели, контингенту получателя, обстоятельствам и настроению.

На втором этапе, чтобы идея стала сообщением, необходимо закодировать ее с помощью символов - слов, интонации, жестов. Типу символов должен соответствовать канал передачи информации: речь, письменные материалы, рисунки, схемы, чертежи, графики, а также телефон, электронная почта, факс, видеоленты и т.д. Можно отправить одну депешу всему коллективу, можно - каждому персонально. Желательно использовать несколько каналов одновременно (например, устное и письменное сообщения).

Кодирование — это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков — носителей информации. Носителями могут быть звук, свет, температура, запах, вкус, атмосферное давление и физические действия. Далее носители организуются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т.д. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. Передатчиком же может быть как сам человек (его тело и голос), так и техническое средство (телефон, радио, телекс, телефакс, телевизор, компьютер, робот и т.п.), а также химическое или физическое состояние среды (жидкость, газ, твердые вещества, радиация, свет и т.п.). В качестве каналов используется сама среда (воздух, вода и свет) и различные технические устройства и приспособления (линии, волны и т.п.).

Таким образом, когда послание отправлено, то в этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации и понимания ее значения. Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания по другую сторону канала. Если в ходе движения по каналу в послании меняются его носители (кодовые знаки) или формы, то прием считается не состоявшимся. Тот же, кого достигло и кому было адресовано послание, называется получателем.

На следующем этапе, получив сообщение, адресат декодирует (дешифрует) его. В процессе декодирования происходит превращение символов отправителя в мысли получателя. Если символы отправителя и получателя совпадают, получатель осознает идею отправителя. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

Однако, понимание идеи получателем может быть иным, чем у отправителя. С точки зрения отправителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которые ждал от него автор послания.

Раскодирование включает восприятие (что получил) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Получить — еще не означает понять, а понять — это еще не значит принять.

Эффективная коммуникация устраняет причины для непринятия послания. Возможное искажение в значении послания связано с наличием в процессе коммуникации шума.

Шум — это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. Источниками шума, вносящего определенные изменения в значение передаваемого сигнала, могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие (масштаб управляемости, централизация, дифференциация и т.д.), затрудняющие точную передачу сигнала. Эффективный руководитель всегда попытается максимально преодолеть имеющийся шум или снизить его уровень и передать смысл своего послания как можно точнее [1].

Точность понимания получателем смысла высказывания станет очевидной для отправителя только тогда, когда произойдет смена коммуникативных ролей и получатель превратится в отправителя и своими высказываниями даст знать о том, как он понял смысл принятой информации. В этом проявляется суть еще одного важнейшего элемента коммуникационного процесса - обратной связи.

Обратная связь — это ответ получателя на послание. Она дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее, эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, “имиджа” организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Важно заметить, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Между уровнями информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта, В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи “витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами”. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа “только между нами”[2].

Руководитель должен знать и учитывать психолого-педагогические особенности трудового коллектива. Каковы эти особенности?

Ответ:

Умение профессионально руководить организациями, трудовым коллективом, эффективно строить свои взаимоотношения с подчиненными, начальниками, другими сотрудниками организации или даже просто чувствовать себя в ней комфортно требует определенного набора знаний, практических навыков и умений. При этом необходимо учитывать, что каждая организация в чем-то индивидуальна, она имеет свою специфику, традиции, права и ответственность, биографию, менталитет, организационную культуру. В то же время основу каждой организации составляют трудовые коллективы, представляя собой весьма важные объекты управленческой деятельности. Соответственно, свои особенности, которые необходимо учитывать руководителю, есть у каждого трудового коллектива, каждого человека, работающего в организации. В последнее десятилетие важнейшей характерной особенностью подходов к изучению проблем управления стало явное возрастание психолого-педагогической составляющей этих исследований. Таким образом, потребность в изучении и учете в практической деятельности руководителя закономерностей, связанных с индивидуальными и групповыми особенностями поведения работников, трудовых коллективов и воздействия на них ощущается большинством современных руководителей, менеджеров, специалистов в области управления персоналом, связи с общественностью.

Поэтому особо следует отметить, что данные закономерности имеют, прежде всего, психологическую (диагностика и учет индивидуальных и групповых особенностей) и педагогическую (возможности воздействия, формирования и развития качеств личности) природу. При этом названные составляющие, играя важную роль в практике управления, в значительной степени должны представлять неразрывное единство как психолого-педагогические основы управления трудовыми коллективами.

Соответственно, каждый руководитель должен знать и уметь использовать на практике основные психолого-педагогические особенности, закономерности, принципы, рекомендации, связанные с эффективным управлением организацией, трудовым коллективом.

В чем причина конфликтных ситуаций в коллективе? Пути их предупреждения и разрешения.

Ответ:

У каждого человека в жизни есть свои цели, связанные с различными областями приложения. Каждый стремится достичь чего-то своего или по-своему. Но часто люди, связанные узами совместной деловой активности сталкиваются в своих интересах, и тогда происходит конфликт, который - один из самых главных врагов менеджера, т.к. он дезорганизует людей, переводит их в эмоции, а не разум. Поэтому одна из функций менеджера, как человека, работающего с людьми, - предотвращение возникновения, сглаживание последствий конфликта, разрешение споров, умение подвести людей из вражды интересов к сотрудничеству и взаимопониманию.

Но часто управленцы, которые не могут сосредоточиться в конфликтной ситуации, встать на объективную позицию, сами инстинктивно пытаются или предотвратить конфликт или отложить, что не дает полного решения проблем в деловом коллективе.

Понятие "конфликт" характеризуется исключительной широтой содержания и употребляется в разнообразных значениях. Самым общим образом конфликт можно определить как "предельное обострение противоречий". Психологи также подчеркивают, что такое трудно разрешимое противоречие связано с острыми эмоциональными переживаниями. Задача оптимизации социально-психологического климата коллективов диктует настоятельную необходимость выявления причин возникновения конфликтов между их членами. Один из первых шагов на пути решения этой задачи - разработка социально-психологической типологии конфликтов. Такая типология предлагается на основе исследования на различных предприятиях. В основе этой типологии лежат взаимосвязи людей в рамках их отношений в первичном производственном коллективе.

Во-первых, это взаимосвязи функционального характера, определенные совместной трудовой деятельностью. Данные взаимосвязи носят как непосредственный, так и опосредованный характер.

Во-вторых, это взаимосвязи, вытекающие из принадлежности работников к одному первичному производственному коллективу.

В-третьих, это взаимосвязи психологического характера, вызванные потребностями людей в общении.

Исходя из указанных взаимосвязей, которые в норме должны, иметь согласованный характер, выделены следующие основные типы конфликтов, нарушающих успешное осуществление соответствующей связи:

1) конфликты, представляющие собой реакцию на препятствия достижению основных целей трудовой деятельности (например, трудности выполнения данного делового задания, неправильное решение какой-либо производственной проблемы и т.д.);

2) конфликты, возникающие как реакция на препятствия достижению личных целей работников в рамках их совместной трудовой деятельности (например, конфликт из-за распределения деловых заданий, считающихся "выгодными" или "невыгодными" недовольство предложенным графиком отпусков и т.д.);

3) конфликты, вытекающие из восприятия поведения членов коллектива как несоответствующего принятым социальным нормам совместной трудовой деятельности (например, конфликт вследствие нарушения трудовой дисциплины кем-либо из членов передовой бригады с общим высоким уровнем отношения к труду).

4) сугубо личные конфликты между работникам, обусловленные несовместимостью индивидуальных психологических характеристик - резкими различиями потребностей, интересов, ценностных ориентацией, уровня культуры в целом.

Способы предупреждения конфликтов:

Создание хороших условий деятельности, четкое распределение функций, прав, ответственности, согласование интересов работников.
Выявление потребностей работников и создание условий для максимального их удовлетворения.
Формирование рабочих групп с учетом личной совместимости,
Применение адекватного стиля руководства.
Своевременное обнаружение противоречий и разногласий на основе переговоров, т. е. обсуждение спорного (конфликтного) вопроса с целью выработки согласованного решения.

Можно выделить следующие пути исхода из конфликтной ситуации:

Первый - уход от разрешения возникшего противоречия, когда одна из сторон, к которой предъявлено "обвинение", переводит тему разговора в другое русло. При этом "обвиняемый" ссылается на недостаток времени, несвоевременность спора, и "оставляет поле брани".

Второй вариант исхода - сглаживание, когда одна из сторон либо оправдывает себя, либо соглашается с претензией, но только в данный момент. Оправдание себя полностью не решает конфликта и даже может усугублять его, так как внутреннее, мысленное противоречие усиливается.

Третий тип - компромисс. Под ним понимается открытое обсуждение мнений, направленных на поиск наиболее удобного для обеих сторон решения. В этом случае партнеры выставляют аргументы в свою и в чужую пользу, не откладывают решения на потом и не принуждают в одностороннем порядке к одному возможному варианту. Преимущество этого исхода во взаимности равности прав и обязанностей и легализации (открытости) претензий. Компромисс при соблюдении правил поведения в конфликте действительно снимает напряженность или помогает найти оптимальное решение.

Четвертый вариант - неблагоприятный и малопродуктивный исход конфликта, когда никто из участников не принимает во внимание позицию другого. Он обычно возникает, когда одна из сторон накопила достаточно мелких обид, собралась с силами и выдвинула сильнейшие аргументы, которые не сможет снять другая сторона. Единственным положительным моментом конфронтации является то, что экстремальность ситуации позволяет партнерам лучше увидеть сильные и слабые стороны, понять запросы и интересы друг друга.

Пятый вариант - самый неблагоприятный - принуждение. Это тактика прямолинейного навязывания того варианта исхода противоречия, который устраивает его инициатора. Например, начальник отдела, пользуясь своим административным правом, запрещает разговаривать по телефону по личным вопросам. Он будто бы и прав, но так ли уж универсально его право?

Коллектив длительное время лихорадит, руководители постоянно меняются. Производительность труда снижается. Как можно повысить стабильность работы коллектива? Кто может помочь в данной ситуации? Кто является неформальным лидером в коллективе?

Ответ:

Так как складывается такая ситуация, то возможно в данном коллективе есть какие-то нерешенные проблемы, которые могут перейти в конфликт, либо же уже этот конфликт произошел. Я считаю, что в данной ситуации руководителю (менеджеру) необходимо воспользоваться помощью психолога, с целью определения типа конфликта в коллективе, разработки его социально-психологической типологии. И в дальнейшем провести необходимые мероприятия для устранения этого конфликта. По моему мнению, в данном коллективе неформальной группой являются определенное количество недовольных сотрудников, с которыми и необходимо провести мероприятия по устранению конфликта, например вызвать на откровенный разговор и постараться найти контакт с этими сотрудниками.

В новом коллективе вы столкнулись с такой ситуацией: ваш подчиненный игнорирует указания или делает по-своему. Каковы ваши действия? Например:

считаете необходимым сразу применить административные меры наказания;
выжидаете, оценивая характер его действий;
вызываете на откровенный разговор, стараясь найти контакт, расположить подчиненного к благоприятному деловому общению;
воздействуете на подчиненного через общественное мнение, актив старших и авторитетных товарищей;
осмысливаете свое поведение, анализируя, нет ли в нем ошибок, а затем выясняете прав или не прав подчиненный.

Ответ:

Я бы вызвала своего подчиненного на откровенный разговор, стараясь найти контакт и расположить его к благоприятному деловому общению. В тоже время, ещё бы попыталась воздействовать на него через общественное мнение, актив старших и авторитетных товарищей.

Тест

Какое из определений понятия «коммуникации» Вы считаете наиболее корректным?

Коммуникация – это:

а) обратная связь в системе управления;

б) обмен информацией в процессах совместной деятельности;

в) система информационных связей;

г) отношение между людьми по различным факторам их общения;

д) совокупность организационных связей в системе совместной деятельности людей.

Ответ: б) обмен информацией в процессах совместной деятельности.

Какую закономерную последовательность действий предполагает процесс управления?

а) получение информации, обработка информации, превращение информации в командную, передача командной информации;

б) изучение ситуации, разработка решения, формулирование цели, реализация решения.

в) определение проблемы, формулирование цели, разработка решения, реализация решения;

г) определение цели, обработка информации, принятие решения, контроль исполнения;

д) постановка цели, оценка ситуации, определение проблемы, принятие решения.

Ответ: г) определение цели, обработка информации, принятие решения, контроль исполнения.

Что является критерием эффективности управленческого решения?

а) количество корректировок, которые необходимо вносить при исполнении решения;

б) достаточное количество, полнота и ценность информации о выполняемой по данному решению работе;

в) человеческий фактор восприятия управленческого решения;

г) согласованность деятельности при исполнении решения.

д) мотивационный потенциал управленческого решения.

Ответ: а) количество корректировок, которые необходимо вносить при исполнении решения.

Список литературы

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, процесс: 2е изд. Учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. - М.: Фирма Гардарика, 2004. - 416 с.
Зайцев О.А., Радугин А.А., Радугин К.А., Рогачева Н.И. Основы менеджмента: учебник. – М.: Центр, 2007. - 432 с.
Менеджмент: Учебно-практическое пособие / Игнатьева А. В., Максимов М. М., Вдовина И. В., Доценко Е. В., Горностаева А. И. – М.: Вузовский учебник; ИНФРА-М, 2010 -284 с.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 19.30K

Скачано: 251

Скачать бесплатно

25.09.12 в 18:13 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

Влияние коммуникаций на эффективность управления организацией

Добавление отзыва к работе

Похожие работы