Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по менеджменту »

Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

Тема: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

Раздел: Бесплатные рефераты по менеджменту

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Владимир 2009

Вариант № 6

Содержание

1. Понятие и функции коммуникаций 3

1.1. Сущность коммуникационных процессов 3

1.2. Понятие «информационные технологии» 4

2. Виды коммуникаций 5

2.1. Внутрифирменные коммуникации 5

2.2. Коммуникации между организацией и внешней средой 7

3. Коммуникационный процесс 8

3.1. Структура коммуникационных процессов 8

3.2. Элементы и этапы процесса коммуникации 8

3.3. Роль обратной связи 10

3.4. Особенности межличностных коммуникаций 11

4. Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации 13

4.1. Совершенствование коммуникации в организации 13

4.2. Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов 13

4.3. Качество коммуникаций и эффективность управления 14

4.4. Выводы и предложения 15

5. Иллюстративный материал 16

Список используемой литературы 18

1.Понятие и функции коммуникаций

1.1. Сущность коммуникационных процессов.

Коммуникация – это в первую очередь обмен информацией между людьми, то есть это передача информации от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, факторов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это что передается. Для того, чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать или трогать, определить запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждого из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимопонимания.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии – осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

Успех организации напрямую зависит от эффективности работы руководителя. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях, т.е. представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая – взаимодействие личностей. Эти две функции тесно связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

1.2. Понятие «информационные технологии».

Информационная технология – совокупность методов, способов, приемов и средств обработки документированной информации, включая прикладные программные средства, и регламентированного порядка их применения, реализующих информационный процесс в соответствии с заданными требованиями.

Информационные технологии являются базовым инструментом информационного менеджмента.

Базовые информационные технологии – это технологии, которые реализуются на уровне взаимодействия элементов вычислительных систем.

Прикладные информационные технологии - это технологии, реализующие типовые процедуры обработки информации в конкретных предметных областях.

2. Виды коммуникаций

2.1. Внутрифирменные коммуникации.

Внутренние коммуникации – это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями, непосредственно направленные на достижение целей организации. Примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

Формальные коммуникации – это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, т.к. каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения.

Неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальной коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким образом подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким образом руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей – это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получили название «кружков качества». Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя, и связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме и др.

В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой, которые в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Горизонтальные коммуникации – это коммуникации между различными отделами организации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Коммуникации по горизонтали выгодны и тем, что способствуют формированию равноправных отношений, являющихся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

2.2. Коммуникации между организацией и внешней средой.

Коммуникации в организации представляют собой сложную, многоуровневую систему, охватывающую как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение.

Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и средой. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. Так с имеющимися потенциальными потребителями – это реклама и другие средства продвижения товаров на рынок, с органами государственного регулирования – это письменные отчеты, в которых компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

Делая различные взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание различных законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму и т.д.

Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

3. Коммуникационный процесс

3.1. Структура коммуникационных процессов.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

На современном этапе научно-технического прогресса существенно усиливается роль каналов связи между субъектами хозяйствования и передаваемых по ним потокам – информационным, энергетическим, материальным, финансовым. Отсутствие этих каналов или малейшие сбои в них существенно тормозят экономическое развитие. И наоборот, наличие таких каналов, четкие и бесперебойные связи между субъектами хозяйствования с помощью передаваемых потоков, в первую очередь информационных, позволяют добиться определенного экономического роста.

Коммуникации в организации рассматриваются как общение, передача информации от человека к человеку в процессе трудовой деятельности. Коммуникации представлены как процесс и как явление. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информации между людьми; как явление они представляют установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организаций, соответствующих организационных форм.

3.2. Элементы и этапы процесса коммуникации.

Взаимодействия людей в организации раскрываются через процесс межличностной коммуникации, состоящий из этапов и стадий. Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Элементы и этапы процесса коммуникаций.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию или передающее ее, он проектирует и кодирует информацию, предназначенную для передачи другому или другим участникам процесса.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации, он выводит послание на приемник или средство, которое фиксирует получение данного послания по другую сторону канала.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. То трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Нужно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить процесс эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных. Подчиненные должны четко понять: что нужно сделать, зачем это делать, каким образом это сделать.

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель также должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции.

3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которые многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

4. Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакция на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

3.3. Роль обратной связи.

Прежде чем обсуждать различные препятствия на пути обмена информацией, рассмотрим две важные концепции – обратной связи и помех.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Обратная связь является опорной реакцией на то, что услышано, прочитано или увидено; информация отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. Обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понятно.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Она хоть и протекает медленнее односторонней связи, но эффективнее снимает напряжения, более точная и повышает уверенность в правильности интерпретаций сообщений.

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум, т.е. все то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.

3.4. Особенности межличностных коммуникаций.

Для установления эффективных межличностных коммуникаций от менеджера требуется знание типов коммуникационных стилей. Коммуникационный стиль – это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить отношения по данному поводу с другими. Знание стилей помогает определить то, как себя вести с этим стилем, и, что можно ожидать от поведения, связанного с этим стилем.

1. Стиль «открытие себя» характеризуется высокой степенью открытости себя другим при низком уровне обратной связи. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себя, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение.

2. Для стиля «замыкание в себе» свойственен одновременно низкий уровень открытости и низкий уровень обратной связи. Индивид в этом случае как бы самореализуется, не давая другим познать себя.

3. Стиль «защита себя» отличает низкий уровень открытости, но высокий уровень обратной связи. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для окружающих, но любят их обсуждать. Постоянно высказываясь о других, они проводят защитную тактику в отношении себя.

4. Стилю «торговаться за себя» присущи умеренная открытость и обратная связь, обмениваемые друг на друга в процессе межличностной коммуникации.

Для формирования эффективных межличностных коммуникаций необходимо устранять преграды на их пути. Выделяют следующие виды преград на пути межличностных коммуникаций:

1. преграды, обусловленные восприятием (появляются по причине конфликта между сферами компетенции или существования преград, обусловленных социальными установками людей);

2. семантические барьеры (имеют место т.к. во многих случаях вовсе не очевидно точное значение символа, приписываемое ему отправителем, символ не имеет неповторимого неотъемлемого значения; его значение варьирует в зависимости от контекста, ситуации, в которой он используется);

3. невербальные преграды (часто невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов, используя при этом любые символы);

4. плохая обратная связь (обратная связь важна, т.к. позволяет установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы ему изначально придали).

4. Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации

4.1. Совершенствование коммуникации в организации.

Следующие принципы являются полезными для организации эффективной коммуникации, т.к. они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организационных усилий и использование преимуществ неформальной организации.

1. Принцип ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понятно получателем.

2. Принцип целостности: цель управленческих сообщений – содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

3. Принцип стратегического использования информационной организации: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

4.2. Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов.

Анализ рынка информационных компонентов позволяет распределить перечень информационных технологий на два обширных класса – базовые информационные технологии и прикладные информационные технологии. Базовые информационные технологии – это технологии, которые реализуются на уровне взаимодействия элементов вычислительных систем. К этому классу относятся следующие основные системы:

1. операционные системы;

2. языки программирования;

3 .технологии архитектуры «клиент-сервер» (реализуются на основе разделения функций обработки, управления сетью, хранения данных, обеспечения внешних связей и т.д.);

4. телекоммуникационные технологии (обеспечивают взаимодействие в сетях на основе единых правил);

5. базовые технологии Internet (электронная почта, служба ftp (пересылка файлов), технология формирования информационных серверов);

6. Intranet – технологии (позволяют строить корпоративные системы);

7. технологии обработки текстов (являются элементами систем электронного документооборота);

8. геоинформационные технологии;

9. мультимедиа-технологии и технологии создания виртуальной реальности;

10. технологии цифроаналоговых преобразований;

11. экспертные системы

12. технологии автоматизированного проектирования;

13. системы управления базами данных;

14. технологии информационных хранилищ и др.

4.3. Качество коммуникаций и эффективность управления.

Ф. Котлер подразделяет процесс разработки эффективных коммуникаций на 8 составляющих:

1. определение контактной аудитории (она может состоять из: потенциальных покупателей продукции компании, потребностей, тех, кто принимает решение, тех, кто влияет на принятие решения);

2. определение целей коммуникации (как правило, это получение ответной реакции: покупка товара, удовлетворенность потребителей и хороший имидж);

3. создание обращения (это привлекает внимание, вызывает интерес, желание и стимулирует действие);

4. выбор каналов коммуникаций;

5. формирование общего бюджета, выделяемого на продвижение (различают 4 традиционных метода планирования бюджета продвижения: а) метод оценки возможностей; б)метод расчета процента к объему сбыта; в)метод соответствия конкурентам; г)метод целей и задач);

6. принятие решения о средствах продвижения (это совокупность методов и инструментов, позволяющих успешно вывести продукт на рынок, стимулировать продажи и создать лояльные компании покупателей);

7. оценка резервов продвижения (данные результатов предшествующих мероприятий сравнивают с реальными показателями сбыта и делают необходимые выводы);

8. координация процесса функционирования.

Все эти составляющие влияют на качество коммуникаций и эффективность управления.

4.4. Выводы и предложения.

Наличие коммуникаций необходимо для любого важного управленческого действия. Между организацией и её окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы.

Руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи до того, как сообщать их, учитывая возможные различия семантики и восприятия, понимая значение языка поз, жестов, интонаций, и поощряя формирование обратной связи.

Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материалы информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.

Список используемой литературы

1. Менеджмент: Учебник для вузов / Под ред. проф. М.М. Максимцова, проф. М.А. Комарова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Единство, 2002. – 359 с.

2. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Экономистъ, 2006. – 670 с.: ил.

3. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.

4. Сладкевич В.П., Чернявский А.Д. Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. – 3-е изд., стереотип. – К.: МАУП, 2003. – 152 с.: ил.

5. Гофинкель В. Я. Коммуникации и корпоративное управление: Учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления./ В.Я. Горфинкель, В.С. Торопцов, В.А. Швандар – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005 – 127с.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 466.98K

Скачано: 252

Скачать бесплатно

24.10.10 в 23:03 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

Добавление отзыва к работе

Похожие работы