Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по менеджменту »

Функции управления: состав, характеристика, механизм реализации в управленческом цикле

Тема: Функции управления: состав, характеристика, механизм реализации в управленческом цикле

Раздел: Бесплатные рефераты по менеджменту

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Челябинск 2008

Содержание

Введение	3
Теоретическая часть	4
1. Состав и характеристика функций управления	4
2. Механизм реализации функций управления в управленческом цикле. Принятие решений	11
Практическая часть. Реализация функций управления в организации	13
Список использованной литературы	15

Введение

Деятельность любой организации, имеющей определенную цель своего существования на рынке, направлена на получение установленных количественных и качественных результатов, поэтому она должна быть тщательно спланирована и организована. Ведущая роль в этом отводится менеджеру организации. Функции управления – инструмент, применяемый менеджером в своей работе для достижения целей организации.

Функции управления играют решающую роль в системе производственных отношений на всех уровнях управления. Выделение функций управления обусловлено многообразием управленческой деятельности. Состав функций определяется реализуемыми целями и задачами деятельности предприятия.

В теоретической части данной контрольной работы рассматриваются основные теоретические положения типовых элементов управленческого цикла на предприятии – общих функций управления организацией.

Практическая часть работы содержит положения практической реализации основных функций управления в организации.

Теоретическая часть

1. Состав и характеристика функций управления

Изучение функций управления является одной из главных задач управления, так как любое их изменение приводит к изменению структуры управления. Функции управления в системе менеджмента – это однородные по содержанию и направленности цели или виды управленческой деятельности.

Функции бывают общие (основные) и специфические.

Общие функции повторяются и составляют цикл процесса управления. К ним относятся: планирование (прогнозирование), организация, координация, мотивация и контроль.

Первой из общих функций позиционируется планирование, обеспечивающее теоретическое представление процесса предстоящего воздействия. Оно во многом представляет собой интеллектуальное моделирование организации в виде обусловленной последовательности определенных действий и формируемого ими нового состояния имевшейся или собственно новой системы в целом. В этом понимании планирование определяет программу проведения как достаточно четко рассчитываемой организации, так и необходимой и возможной координации действий.

Выполнение запланированного, как правило, не ограничивается организацией и координацией, а необходимо и поэтапно контролируется и стимулируется по содержанию и результатам участия в этих процессах конкретных исполнителей. Эти функции также являются общими в разработке и осуществления процесса управления любой организацией, составляя периодически повторяющийся цикл обязательной последовательности определенных действий.

Остановимся на каждой функции управления подробнее.

Планирование - это управленческая деятельность, отражаемая в планах и фиксирующая будущее состояние объекта в текущий момент времени. Разделяют следующие виды планирования:

- стратегическое планирование – определение главных целей деятельности на срок 5 и более лет;

- среднесрочное планирование – выбор средств для достижения цели на срок от года до 5 лет;

- тактическое планирование – программа использования ресурсов на период до года с детализацией по месяцу.

Планирование предполагает решение следующих задач:

1) обеспечение развития организации в целом и всех ее структурных подразделений;

2) определение будущего состояния объекта управления и ранее определение проблем развития;

3) информирование работников;

4) координация подразделений;

5) создание базы для эффективного контроля.

Планирование является живым и действенным только тогда, когда работники организации принимают непосредственное участие в процессе постановки целей и разработке планов их достижения. Критически важная роль в этом процессе принадлежит менеджерам – именно они обязаны создать в организации обстановку наибольшего благоприятствования участию сотрудников в процессе планирования.

Планирование начинается и заканчивается на вершине организационной иерархии. Руководство призвано предложить такую формулировку миссии компании, которая будет вдохновлять сотрудников к напряженному труду, высокой степени вовлеченности в деятельность организации. Высший менеджмент определяет общую схему планирования и принципы постановки целей, несет полную ответственность за ее эффективность. А для того, чтобы оно было действенным, от высших руководителей требуются поддержка и участие. Степень вовлеченности менеджеров первой линии и рядовых сотрудников в стратегическое планирование во многом определяется уровнем их подготовки. Стратегическое планирование требует знания рынков и других элементов внешней среды, равно как и глубокого понимания внутренней деятельности компании.

Организация как функция менеджмента – это создание и формирование структуры организации, распределение функций между подразделениями, а также распределение ответственности между менеджерами, которое происходит по средствам делегирования полномочий.

Функцию организации можно рассматривать в 2-х аспектах, таких как:

- формирование организационной структуры (деление организации на подразделения в соответствии с ее целями и стратегией);

- установление взаимоотношений между членами организации в рамках ее структуры.

Основным средством установления формальных взаимоотношений работников в организации и распределения между ними полномочий и ответственности является процесс делегирования полномочий.

Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий определенному лицу, которое принимает на себя обязательство их выполнения. Сегодня значительная часть организаций побуждает менеджеров делегировать часть прав на самые нижние уровни властной пирамиды, что позволяет добиться максимальной степени гибкости при удовлетворении потребностей потребителей и адаптации к внешней среде.

Полномочия – это ограниченное право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации. Организационные полномочия имеют как внутренние, так и внешние ограничения. Полномочия связаны с должностью, а не с конкретным человеком, занимающим ее в данный момент.

Виды полномочий:

1) линейные полномочия – право единоличного командования; передаются от высшего должностного лица к низшему (линейный менеджер);

2) аппаратные полномочия - связаны со специализацией управленцев по функциям менеджмента, задача помогать линейным менеджерам:

- рекомендательные полномочия (психолог, юрист);

- полномочия обязательного согласования;

- функциональные полномочия – руководитель сам принимает решения, но в рамках своей функции;

- параллельные полномочия – право отклонять решения линейного менеджера (только в органах государственной власти).

На практике процесс делегирования всегда двусторонний: он предполагает как передачу, так и принятие полномочий, что требует учитывать не только волю и желание руководителя, но и возможности и согласие подчиненного, поскольку если подчиненный не принимает полномочий от руководителя, то и делегирования не происходит.

Делегирование задач и полномочий порождает в организации и проблему распределения ответственности.

Ответственность – это обязательство работника выполнять задачи, присущие занимаемой им должности, и отвечать за результаты своей деятельности. Различают ответственность руководителя и ответственность исполнителя.

Ответственность исполнителя – это обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда.

Ответственность руководителя – обязательство отвечать за выполнение задач и результаты труда подчиненных ему работников.

Эффективное распределение полномочий – задача высшего руководства организации. От ее успешного решения во многом зависят взаимоотношения между линейным и функциональным руководителями, а также между ними и аппаратными службами. Поэтому чрезвычайно важно определить, какие виды работ и соответственно структурные подразделения будут относиться к сфере линейного руководства и какие - к области аппаратных полномочий.

Координация. Каждая растущая, развивающаяся организация сталкивается с двумя проблемами.

Во-первых, происходящие во внешней среде изменения или новые стратегические потребности обуславливают введение новых должностей и появление новых отделов.

Во-вторых, менеджеры высшего звена обязаны связать воедино работу всех отделов компании. Формальная цепочка команд и контроля довольно эффективна, но одной ее недостаточно. Организация нуждается в системах обработки информации и обеспечения коммуникаций между сотрудниками разных отделов на различных уровнях иерархии. Координация необходима вне зависимости от того, какую структуру имеет организация. Она осуществляется посредством проведения совещаний менеджеров различных подразделений, посредством типовой процедуры подготовки документов и посредством установления неформальных связей.

Мотивация – это процесс побуждения каждого сотрудника и всех членов коллектива к активной деятельности для удовлетворения своих потребностей и для достижения целей организации.

Основные задачи мотивации:

1) формирование у каждого сотрудника понимания сущности и значения мотивации в процессе труда;

2) обучение персонала и руководящего состава психологическим основам внутрифирменного общения;

3) формирование у каждого руководителя демократических подходов к управлению персоналом с использованием современных методов мотивации.

Для решения этих задач необходим анализ процесса мотивации в организациях, индивидуальной и групповой мотивации, если таковая имеется, и зависимости между ними, а так же изменений, происходящих в мотивации деятельности человека при переходе к рыночным отношениям.

Для решения указанных задач применяются различные методы мотивации. Самым первым и наиболее распространенным методом был метод наказания и поощрения (политика "кнута и пряника). Постепенно он трансформировался в систему административных и экономических санкций и стимулов.

С повышением роли человеческого фактора появились психологические методы мотивации. В основе этих методов лежит утверждение, что основным фактором являются не только материальные стимулы, но и нематериальные, такие, как самоуважение, признание со стороны окружающих членов коллектива, моральное удовлетворение работой и гордость своей фирмой. Такие методы мотивации базируются на изучении потребностей человека, т.е. осознанного ощущения недостатка в чем-либо. Ощущение недостатка в чем-либо имеет вполне определенную цель, которая и служит средством удовлетворения потребностей.

Изучение потребностей человека привело к появлению 2 типов теорий мотиваций: процессуальным (основываются на том, как ведут себя люди с учетом их восприятия и познания) и содержательным (основываются на выявлении внутренних побуждений, которые заставляют людей действовать так, а не иначе).

Базой для многих современных мотиваций являются исследования американского психолога Абрахама Маслоу (1908-1970), который предположил, что человек мотивируется удовлетворением серии потребностей, которые можно разделить на 5 групп:

1.физиологические

2.В безопасности и социальной защищенности

3.В общении с людьми

4.В уважении

5.В самовыражении

Самая высокая потребность – потребность самовыражения и роста человека как личности – никогда не может быть удовлетворена полностью, поэтому процесс мотивации человека через потребности бесконечен.

Контроль – комплексная функция, которая включает:

- учет (сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и результатах);

- оценка – выявление отклонений фактических результатов от плановых показателей или стандарта;

- анализ определенных причин отклонения от планов и прогнозируются последствия сложившейся ситуации.

Различают 3 стадии контроля:

1) предварительный контроль в основном используется для контроля ресурсов, хотя в целом здесь осуществляется также и текущий, и окончательный контроль;

2) текущий контроль осуществляется в основном в ходе процесса производства, хотя предварительный и окончательный виды контроля здесь также присутствуют;

3) заключительный контроль – это контроль результатов деятельности организации, качества продукции либо предлагаемых услуг.

Контроль осуществляется фирмой на всех уровнях. Объектами контроля и регулирования являются системные характеристики фирмы, т.е. ресурсы, процессы производства и управления, продукция. Контроль ведется в стоимостных и натуральных показателях.

Специфические функции менеджмента. Организация производства при классификации функций разделяют всю управленческую работу в зависимости от специфики организации. Например, на промышленном предприятии выделяют специфические функции: маркетинг, материально-техническое снабжение, основное производство, вспомогательное производство, техническая подготовка производства.

2. Механизм реализации функций управления в управленческом цикле. Принятие решений.

Управленческая работа – это работа интеллектуальная. Чтобы организация могла четко работать, руководитель должен делать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив – это и есть решение. Принятие решений - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.

Теорией и практикой выработаны определенные требования, предъявляемые к управленческим решениям. Это: обоснованность, эффективность, своевременность принятия, непротиворечивость, конкретность, ясность и понятность.

Управленческие решения классифицируют:

- по источнику возникновения: инициативные; внешняя среда;

- по способу доведения решения: устные; письменные;

- по субъекту принятия решений: индивидуальные; коллективные;

- по степени новизны: традиционные; новаторские;

- по целевой направленности: одноцелевые; многоцелевые;

- по периоду действия: оперативные; долговременные;

- по направленности: социальные; технические; организационные.

Этапы принятия решения.

Этапы принятия решения

Основным требованием для принятия эффективного объективного решения является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Цель коммуникации - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Как процесс её можно представить как взаимодействие совокупных элементов:

Отправитель à Канал связи àИнформация à Канал связи à Получатель

Коммуникации классифицируют:

- по направленности: вертикальные; горизонтальные;

- по виду отправителя: формальные; неформальные; слухи;

- по виду получателя: внутриорганизационные; внешние;

- по средствам передачи информации.

Вступая в деловые отношения, менеджер должен привлечь внимание работника и далее вызвать интерес к сообщению (воздействуя на положительные или отрицательные мотивы поведения людей). При построении сообщения необходимо соблюдать последовательность: от внимания – к интересу; от интереса – к основным положениям; от них – к возражениям и вопросам; далее – к заключению и призыву к действиям. Завершать сообщение нужно четким определением действий исполнителя и сроков на их выполнение. Следует стремиться к простоте сообщения, использовать словарный состав повседневной речи. Успех коммуникационных процессов связан и с нормами этического поведения и относится в равной мере как к вербальному (словесному), так и невербальному общению.

Практическая часть. Реализация функций управления в организации

Я являюсь специалистом Управления Роснедвижимости по Челябинской области, поэтому рассмотрим реализацию функций управления на примере данной организации.

Управление Роснедвижимости по Челябинской области, как и другие органы государственной власти, имеет иерархическую структуру.

Управление Роснедвижимости по Челябинской области

Функции управления в данной организации раскрываются следующим образом:

1) Планирование осуществляется посредством организации оперативных совещаний для начальников отделов в начале каждой недели, где подводятся итоги прошлой недели, и координируются действия на предстоящую неделю. Каждым отделом готовится отчет о проделанной работе, который зачитывается на оперативном совещании, что позволяет не только контролировать деятельность работников, но и выявлять недочеты и устранять их посредством указаний начальнику отдела со стороны руководителя и заместителей руководителя.

2) Организация. Создание и формирование структуры организации, распределение функций между подразделениями, а также распределение ответственности между начальниками отделов осуществляется как централизованно, посредством приказов из Федерального агентства кадастра объектов недвижимости, субъектом которого является рассматриваемая организация, так и на уровне руководителя Управления. Все изменения в организации и структуре Управления Роснедвижимости закрепляются письменно в приказах и регламентах.

3) Координация осуществляется так же посредством оперативных и других совещаний, где начальники отделов координируют свои действия в зависимости от сложившейся ситуации.

4) Мотивация. Сотрудники Управления Роснедвижимости являются государственными служащими и имеют в этой связи определенные преимущества, такие как полная социальная защищенность и обеспеченность. Для каждой должности установлен определенный должностной оклад, утвержденный законодательством Российской Федерации. По итогам работы за квартал начальниками отделов устанавливаются премии за высокое качество работы подчиненных. Для повышения квалификации работников проводится дополнительное обучение сотрудников в различных городах. Таким образом, между работниками устанавливаются неформальные связи, повышается уровень общения. Мотивация труда происходит так же за счет понимания ее сущности и значения, как со стороны руководства, так и со стороны подчиненных.

5). Контроль. Сбор и систематизация информации о фактическом состоянии и результатах деятельности Управления Роснедвижимости по Челябинской области осуществляется путем предоставления в вышестоящие органы статистической отчетности всех отделов Управления. Кроме того, периодически осуществляются плановые проверки от Федерального агентства кадастра объектов недвижимости для оценки качества работы, выявления недостатков.

Таким образом, на примере Управления Роснедвижимости по Челябинской области были рассмотрены основные функции управления и механизм их реализации в управленческом цикле.

Список использованной литературы:

А. С. Большаков, В. И. Михайлов. Современный менеджмент: теория и практика. – СПб: Питер, 2002. – 416 с.
Дафт Р.Л, Менеджмент. – СПБ.: Изд-во "Питер", 2000
Менеджмент: учебник для вузов/ под ред. проф. М.М.Максимцова, проф. М.А.Комарова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Единство, 2002
Райченко А.В. Общий менеджмент: учебник. – М.: Инфра-М, 2005

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 22.35K

Скачано: 261

Скачать бесплатно

31.01.11 в 19:18 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

Функции управления: состав, характеристика, механизм реализации в управленческом цикле

Добавление отзыва к работе

Похожие работы