Поступление денежных средств на предприятие и их внутренний контроль

Ниже представлены виды внутреннего контроля (табл. 1)

Таблица 1

Виды внутреннего контроля

Цели создания системы внутреннего контроля на предприятии:

- Осуществление упорядоченной и эффективной деятельности, предприятия, включая рентабельность и защищенность от убытков.

- Обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником компании Обеспечение сохранности имущества компании.

- Поддержание хороших отношений с регулирующими органами.

- Предотвращение присвоения или неэффективного использования средств компании.

- Обеспечение оперативной передачи внутренней отчетности лицам, уполномоченным принимать управленческие решения, для ее оптимального использования.

- Научная разработка, издание методических пособий и рекомендаций по бухгалтерскому учету, налогообложению, анализу финансово-хозяйственной деятельности, аудиту, хозяйственному праву, информационное обслуживание головной организации и ее филиалов.

- Консультирование по вопросам финансового, налогового, банковского и иного хозяйственного законодательства, инвестиционной деятельности, менеджменту, маркетингу, оптимизации налогообложения, регистрации, реорганизации и ликвидации предприятий; решение редко встречающихся экономических ситуациях, а также при существенных изменениях законодательства

- Взаимодействие с внешними аудиторами, представителями налоговых органов и других контролирующих органов.

1.1 Методы и приемы проведения внутреннего контроля на предприятии.

Внутренний  аудит  как  одна  из  высокоорганизованных форм контроля существует в международной практике более половины века. Целесообразность функционирования внутреннего аудита оценивается наличием рекомендаций по решению имеющихся и будущих проблем малого бизнеса. Показателем качества внутреннего аудита являются организация, значимость, компетентность, профессионализм, функциональность и эффективность аудирования.

Экономическая  эффективность  определяется  наличием разработанной  технологии  проверки. Методические действия внутренних аудиторов в малом бизнесе позволят по этапам выявить и предупредить нарушения, своевременно  внести  изменения  в  налоговые расчеты, применить  налоговые  льготы, оптимизировать  учетную  политику, значительно  сократить  штрафы налоговых и административных санкций.

Технология проведения внутреннего аудита должна определяться документами, регламентирующими положение службы внутреннего аудита в субъектах малого бизнеса.

1.  Положение  об  отделе (службе) внутреннего  аудита  определяет обособленное место внутреннего аудита в системе управления  предприятием, его  цели  и  задачи, ответственность  и  взаимоотношения  с  другими  функциональными службами  предприятия. Основной  принцип  деятельности внутреннего  аудита – независимость – определен  четким установлением  прав, обязанностей  и  ответственности, подотчетностью  и  подчиненностью  только  руководителю предприятия.

2.  Должностные  инструкции  специалистов  службы  внутреннего аудита регламентируют права, обязанности и ответственность  специалистов  отдела (службы), а  также  их квалификационные требования.

3.  Календарные и индивидуальные планы, содержащие виды работ службы внутреннего аудита в целом и его специалистов.

4.  Программы  внутренних  аудиторских  проверок, включающие систему приемов и процедур проверки обоснованности и законности, полноты и своевременности, достоверности и реальности операции.

5.  Стандарты внутреннего аудита. В целях повышения качества внутреннего аудита субъект малого бизнеса должен с учетом особенностей его бизнеса разработать и утвердить  стандарты, которые  включают  в  себя  следующие нормы:

- положение, обеспечивающее  соблюдение  требований законодательства;

- положение  по  соответствию  фактической  деятельности предприятия положениям учредительных документов или свидетельства о предпринимательстве;

- нормы, правила, руководства по процедурам внутреннего аудита;

- методические  рекомендации  по  процессу  внутреннего аудита и получению аудиторских доказательств;

- критерии  определения  полноты  информационного  обеспечения по каждому виду внутреннего аудирования;

- методические  рекомендации  по  использованию  нормативно-правовых актов, введению и применению внутрихозяйственных регламентов;

- методические  рекомендации  по  реализации  результатов аудиторской  проверки  внутреннего  аудита  и  внедрению решений и предложений руководству предприятия;

- положения  об  отчетах  внутренних  аудиторов  о  проведенных проверках, консультациях и выданных рекомендациях.

Методы внутреннего аудита представляют собой со­вокупность финансовых, экономических, организаци­онных, оперативно-технических и фактических спосо­бов и приемов по проверке производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Цель применения методов внутреннего аудита - изу­чение состояния экономики и финансов хозяйствующе­го субъекта, эффективности использования материаль­ных и финансовых ресурсов, сохранности активов и своевременности возврата обязательств, обеспечения законности, достоверности и целесообразности хозяй­ственных операций, а также их оформления первичны­ми документами, служащими основанием для отраже­ния в бухгалтерском учете.

В отличие от внешнего аудита, носящего, как прави­ло, официальный характер и проводимого уже по оформленной финансовой отчетности, внутренний ау­дит на предприятии может носить как плановый, так и внезапный характер. Для внутреннего аудита харак­терны все три этапа контроля: предварительный - до совершения хозяйственных операции; текущий - во время осуществления хозяйственных операций и по­следующий - после их совершения.

Для получения аудиторских доказательств при прове­дении внутреннего аудита используются приемы:

- фактического контроля (сплошная и выборочная инвен­таризация, осмотр, обследование, контрольные обмеры, контрольный запуск сырья, экспертиза и лабораторные анализы);

- документального контроля с применением юридической проверки и аналитических процедур;

- наблюдение:

- сравнение и сопоставление:

- встречные проверки.

- обзор неопределенных обязательств;

- подтверждение:

- опрос;

- проверка механической прочности;

- аудиторская выборка и другие (Приложение 1).

При проведении внутреннего аудита широко исполь­зуется инвентаризация ценностей - физическая про­верка - осмотр и подсчет аудитором материальных ак­тивов (производственных запасов, денежных средств, основных фондов и пр.), а также инвентаризация расче­тов и обязательств и других статей баланса с целью проверки их наличия и сохранности, а также установле­ния их соответствия ведомостям учета материальных ценностей. Документация по инвентаризации:

- приказ о проведении инвентаризации;

- инвентаризационные описи;

- акты инвентаризации;

- сличительные ведомости.

Осмотр представляет собой непосредственное изу­чение компетентным человеком определенных объек­тов учета, выполняющих в хозяйственной системе те или иные конкретные функции, а также, если это по­требовалось. фиксацию важной информации об осо­бенностях осмотренных объектов.

Обследование - это непосредственное изучение ком­петентными работниками определенных объектов хозяй­ственной системы. Однако при обследовании чаще осу­ществляется документирование важной информации об их выявленных дополнительных особенностях. Это могут быть акты, протоколы и другая подобная документация.

Контрольный обмер определяет фактически выпол­ненный объем строительных или строительно-монтаж­ных работ, произведенных хозяйственным или подряд­ным способом и правильность их оплаты. По результатам контрольного обмера составляется акт и ведомость перерасчета.

Контрольные запуски сырья и материалов в производ­ство позволяют выявить недостатки и нарушения в нормировании и технологии производства, вскрыть каналы создания неучтенных излишков незавершенного производства и готовой продукции за счет применения завышенных норм расхода сырья, необоснованного списания сверхнормативных потерь, изменения технологического режима, искажения качественных характеристик продук­ции. Результаты контрольного запуска сырья и материа­лов оформляются промежуточным актом.

2. Организация внутреннего контроля денежных поступлений на примере ООО «Подаркоф.net»

2.1. Порядок проведения внутреннего контроля денежных поступлений на предприятии.

В ООО «Подаркоф.net» была создана группа для внутреннего контроля и проведена ревизия денежных поступлений. В ходе ревизии выявлено, что на предприятие поступают как наличные денежные средства, так и безналичным путем на расчетный счет, открытый в учреждении банка.

Должность  кассира на предприятии предусмотрена штатным расписанием. Кассир является специально выделенным материально ответственным лицом, который несёт полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. Поэтому с кассиром ООО «Подаркоф.net» заключен договор о материальной ответственности. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинён ущерб хозяйству, то он будет обязан его возместить.

Кассир не имеет права передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае внезапного прекращения работы кассиром (болезнь и др.) все материальные ценности кассы передаются по акту другому материально-ответственному лицу. Исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимися правом подписи всех кассовых документов строго запрещается.

Администрация ООО «Подаркоф.net» создает все необходимые условия для обеспечения сохранности материальных ценностей в кассе организации. Помещение кассы изолированно, а двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны кассы, посторонние лица в кассу не допускаются; все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах; по окончании рабочего дня кассир запирает шкафы и опечатывает их сургучной печатью; в кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие хозяйству.

Периодические ревизии в кассе проводятся для обеспечения сохранности ценностей в кассе. Во время ревизий полностью пересчитывают наличные деньги и проверяют все остальные ценности. Эти ревизии проводят один раз в месяц, также и внезапно, что повышает их действенность.

Для получения денег с расчетного счета учреждения банка на основе специальных заявлений предприятия выдают чековые книжки, в которых все чеки заранее пронумерованы; на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы и т.д. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты в чеке заполняют непосредственно в хозяйстве. Запрещается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков чеков для заполнения их в банке. Сумму получения в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают, как правило, на кассира (Приложение 2).

Бухгалтерский учет на предприятии ведется согласно рабочему плану счетов.

 В системе бухгалтерских счетов предприятия поступление наличных денежных средств в кассу учитывается на активном счете 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации».

По дебету субсчета 50-1 отражается поступление денег в кассу. В зависимости от того, какой источник поступления денежных средств в кассу, данный счет корреспондирует со счетами учета расчетов с персоналом, учета расчетов с дебиторами и кредиторами, учета денежных средств в банке.

Документом, применяемым в ООО «Подаркоф.net» для оприходования денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1) (Приложение 3). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордерам выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «получено» и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Денежные средства в кассу предприятия поступают по следующим каналам:

• взнос по договору займа беспроцентный;
• возврат подотчетных сумм;
• возврат персоналом предоставленного беспроцентного займа ;
• в виде взносов работников в погашение задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, неиспользованных подотчетных сумм и т.д.

Все приходные и расходные кассовые ордера в ООО «Подаркоф.net» регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) (Приложение 4). При этом регистрацию приходных и расходных кассовых документов осуществляют раздельно в хронологической последовательности.

Кроме журнала регистрации, кассир записывает приходные и расходные кассовые ордера в Кассовую книгу (ф. № КО-4)(Приложение 5). Кассовая книга ООО «Подаркоф.net» пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера.

Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копирку и только шариковой ручкой. Первый экземпляр листа оставляют в Кассовой книге, а вторые (отрывные) – сдаются в бухгалтерию организации в качестве отчета кассира. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает обороты по кассе за день, выводит остаток в кассе на начало следующего дня, сверяет его с фактической наличностью и передает отчет с первичными документами главному бухгалтеру под его подпись в Кассовой книге.

Таблица 2

Соответствие размера наличных расчетов установленному лимиту в

ООО «Подаркоф.net» в январе 2011 года

При проверке кассовых операций особое внимание уделялось выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и прочих доходов. Поступления из банка проверялись путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучалось путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах‑фактурах, лентах кассового аппарата и т. п.

Результаты проверки оформлены аудитором в таблице 3.

Таблица 3

Проверка поступления денег в кассу ООО «Подаркоф.net» в сентябре 2011 года

Результаты выборочной проверки полноты и своевременности оприходования наличной денежной выручки в кассу оформлены следующим образом (табл. 4).

Таблица 4

Оприходование выручки в кассу ООО «Подаркоф.net» в январе 2011 года

Также приходные кассовые документы были сверены с выписками банка на предмет получения наличных денежных средств с банка в кассу предприятия и цели на которые они выдавались.

По учету денежных средств на расчетном счете предприятия нарушений не выявлено, учет ведется правильно и достоверно. Такое обстоятельство обусловлено тем, что правильность оформления чеков и платежных поручений, кроме бухгалтера и директора ООО «Подаркоф.net»,  еще и работником обслуживающего банка.

2.2. Рекомендации по улучшению внутреннего контроля денежных поступлений.

Осуществление тщательного планирования и контроля наличных денежных потоков на предприятии позволяют добиться снижения количества инкассаций, затрат на доставку и помещение средств в банк на счет, а также увеличить ликвидность, то есть доступность наличных средств в случае их необходимости. Другими словами планирование может помочь во многих случаях избавиться от излишней наличной денежной массы или ее дефицита.

Прежде всего, необходимо обеспечить своевременное и правильное документирование операций по движению наличных денежных средств и осуществляемых посредством их расчетов.

В качестве комплексной рекомендации предлагается внедрить в                 ООО «Подаркоф.net», для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в кассе, программу внутрихозяйственного контроля.

Программа состоит из 3-х разделов.

В первом разделе рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве.

Во втором разделе – контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств.

Третий раздел отражает контроль за целевым использованием денежных средств. В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно лица, которые проверяют тот или иной вопрос. Программу по контролю за использованием наличных денежных средств можно представить в виде таблицы 5.

Таблица 5

Контроль за использованием наличных денежных средств в ООО «Подаркоф.net»

Продолжение таблицы 5

Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств в кассе предприятия.

Заключение

В ходе изучения контроля кассовых операций в ООО «Подаркоф.net» было выяснено, что на предприятии есть должность кассира, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, наличные денежные средства приходуются в кассу в момент поступления из банка или от заказчиков и клиентов фирмы. На сумму поступивших денежных средств оформляется приходный кассовый ордер ф. КО-1.

Полнота оприходования выручки от реализации продукции основного производства; правильность и соответствие записей в кассовой книге приходным кассовым ордерам с отчетами, накладным и счетам (счетам-фактурам) по реализации продукции (работ, услуг); правильность оборотов, остатка по счету 50 «Касса», в аналитических и синтетических данных их соответствие друг другу не выявили серьезных нарушений. Поступление безналичных денежных средств осуществляется на расчетный счет предприятия, поступление отображается по дебету активного счета 51 «Расчетные счета».

Бухгалтерский учет поступления денежных средств в кассу предприятия ведется в соответствии с требуемыми нормами и правилами российского законодательства.

По результатам проверки были даны рекомендации по улучшению контроля денежных поступлений. Осуществление планирования и контроля наличных денежных потоков на предприятии позволят добиться снижения количества инкассаций, затрат на доставку и помещение средств в банк на счет, а также увеличить ликвидность, то есть доступность наличных средств в случае их необходимости.

Таким образом, цель исследования – изучение организации внутреннего контроля денежных поступлений и разработка рекомендаций по улучшению контроля денежных поступлений достигнута.

Список использованной литературы.

1. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 30.11.2011 г.) (с изм. и доп., вступающими в силу с 03.12.2011 г.)

3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г., № 129-ФЗ в редакции от 28.11.2011 г.

4. Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 №54-ФЗ в редакции от 27.06.2011 г.

5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (утв. приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н в редакции от 08.11.2010 N 142н);

6. Гусева Т. М. и др. Бухгалтерский учет / Т. М. Гусева, Т. Н. Шеина, Х. М. Нурмухамедова. - М. : Проспект, 2008. - 170 с.

7. Ефремова Т.М. Бухгалтерский учет в схемах и таблицах : учебное пособие / Т.М. Ефремова, Т.А. Кольцова, О.А. Кузьменко. – М. : КНОРУС, 2010. – 104 с

8. Рябова, М. А. Контроль и ревизия : учебно-практическое пособие / М. А. Рябова. – Ульяновск : УлГТУ, 2011. – 148 с.

9. Шохнех А.В. Совершенствование внутреннего контроля в хозяйствующих субъектах. // Аудит и финансовый анализ, 2010 – с.9