Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по менеджменту »
Тема: Системный подход в менеджменте. Полномочия и ответственность в системе менеджмента
Раздел: Бесплатные рефераты по менеджменту
Тип: Контрольная работа | Размер: 606.25K | Скачано: 276 | Добавлен 09.02.10 в 10:08 | Рейтинг: +5 | Еще Контрольные работы
Вуз: ВЗФЭИ
Год и город: Уфа 2009
Содержание
Введение 3
1. Системный подход в менеджменте 4
2. Полномочия и ответственность в системе менеджмента 14
Тесты 19
Заключение 20
Список использованной литературы 21
Введение
Менеджмент по своей природе является сложным и динамичным процессом. Некоторые элементы менеджмента: различных направлений, концепций, подходов широко используются и по сей день. Превалирующими остаются принципы гуманистического менеджмента, но и они претерпевают в последнее время существенные изменения. Двумя основными дополнениями к этим принципам являются теория систем и ситуационный подход, следовательно, нужно более основательно изучать эти два дополнения.
1. Системный подход в менеджменте.
Понятие «система» относится к фундаментальным научным категориям. В различных определениях системы общим является выделение свойства целостности систем, т. е. система — это совокупность взаимодействующих элементов, составляющих целостное образование с новым свойством, которым не обладает в отдельности ни один из ее элементов. Это свойство иногда называют эмерджентностью (от англ. emergence — появление нового). В последнее время в теории управления для характеристики свойств целостности используют термин синергизм (от греч. synergeia — сотрудничество, содружество), означающий, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его частей. Еще одно свойство – это энтропия. Энтропия — универсальное свойство всех систем, отражающее их тенденцию к постепенному «истощению» и смерти. В отсутствие поступающих из внешней среды ресурсов и энергии система рано или поздно «погибает».
Система управления — это совокупность элементов (подсистем, например стуктурно-функциональная подсистема и др.), объединенных информационными связями и процессами, направленными на достижение некоторых целей.
И субъект, и объект управления исследуются для установления оптимального их взаимодействия в достижении целей. Любое исследование, и тем более использование результатов исследований в практике, основывается на анализе и синтезе изучаемых явлений и процессов, которые всегда можно представить системой. Главные характеристики любых систем — состав, структура и функции элементов и самой системы. Для организационно-экономических систем характерна способность элементов воспринимать, хранить, перерабатывать информацию и использовать ее для управления в условиях взаимодействия с окружающей средой в соответствии с выработанными целями.
Задачи выявления элементов или частей системы, их структуры, т. е. организации связей и, отношений между элементами, моделей функционирования элементов — это задачи анализа, а определение модели и оптимальных параметров функционирования системы — задачи синтеза.
Задача анализа состоит, например, в установлении производственных функций, т. е. зависимости между результатом производства и затратами ресурсов. Задача синтеза — формирование экономико-математической модели, решение которой позволит составить производственную программу (очередность процессов, затраты ресурсов и др.).
Вопросы обоснования принятия решений рассматриваются в научных дисциплинах кибернетического направления: исследование операций, теория оптимального управления, теория принятия решений, системный анализ, системотехника — прикладная наука, исследующая задачи реального создания сложных управляющих систем. Процесс построения системы состоит из шести этапов:
Системный подход представляет собой одну из форм методологии исследования. Системный анализ — наиболее ориентированное направление системных исследований, синтезировавшее методы исследования операций и системотехники, это дисциплина, занимающаяся проблемами принятия решений в условиях, когда выбор альтернативы требует анализа сложной информации различной природы.
Развитие математических методов исследований операций стимулировалось задачами планирования военных и экономических операций, а теории оптимального управления — задачами, возникающими в технических системах. Сложные кибернетические системы исследуются методами общематематической теории оптимизации системного анализа. Обычно считают, что структуризованные задачи, т. е. допускающие формализацию и построение модели, решаются в исследовании операций, слабоструктуризованные — в системном анализе, а неструктурированные — в теории принятия решений. Поэтому две последние дисциплины считают иногда синтезом науки и искусства.
Системный подход можно рассматривать как принципиальную позицию лица, принимающего решение или предъявляющего некоторые требования, соблюдение которых позволит эффективно исследовать систему, а для систем управления еще и разработать оптимальный алгоритм функционирования. Системный анализ можно рассматривать как методологию исследования систем, применение которой позволит выполнить требования системного подхода.
Главное значение в системном подходе - представлений о целостности систем.
Познать целое — значит раскрыть:
• сущность и специфику, т. е. присущие этому целому системные качества;
Системный анализ включает формулировку цели функционирования системы, структурный анализ (декомпозицию) системы, разработку математической модели системы и ее элементов (основатели школы Р. Акофф, С. Бир, Д.Форрестер и др.) решение моделей, сравнение альтернатив, выбор оптимального решения, определение чувствительности решения к различным факторам.. Основа системного анализа — построение моделей, постановка задач оптимизации и решение их.
В зависимости от уровня управления требуются различные математические модели. Наиболее простые представляют собой аналитические зависимости между результатами деятельности объекта и затратами ресурсов. Они называются производственными функциями. Такие модели находятся, как правило, корреляционными методами и используются для общей оценки улучшения тех или иных показателей в зависимости от различных факторов, влияющих на них. Управление в этом случае заключается в поддержании факторов на том уровне, который обеспечивает улучшение производственных показателей.
Балансовые модели, связывающие количественно ресурсы и продукцию, производственные мощности предприятия и общую их загрузку. Балансовые модели используются для оценки загрузки мощностей, вариантов организационно-технических мероприятий, подбора производственных мощностей и, главное, оценки выполнимости программы всеми подразделениями, входящими в данную модель. Введение некоторого критерия и условий (ограничений) превращает балансовую модель в линейную, которую оптимизируют методами линейного программирования. Задачи последнего сложнее балансовых, так как включают модели ограничений также различной сложности.
Для сложных нелинейных задач большой размерности разработаны методы динамического программирования, методы теории игр и др.
Однако математический аппарат бессилен в выявлении проблем, формулировании целей и не дает ощутимых результатов в решении слабоструктуризованных проблем. Кроме того, преувеличение роли математики может стать источником ошибок, особенно при решении социально-экономических задач.
Организация как система
В экономике организация (фирма, предприятие) является хозяйствующим субъектом, реализующим собственные интересы посредством производства на рынке. Каждая организация имеет целей, для достижения которых требуются достижения промежуточных целей, то в организации можно выделить множество систем.
Любая система характеризуется по крайней мере тремя элементами:
Очевидно, что соединение этих элементов определенными материально-вещественными и информационными связями, порядком их взаимодействия образует структуру и целостность системы. Последняя характеризуется определенными для данной системы ресурсами и продуктом, свойства которого, как уже сказано выше, не сводятся к сумме свойств составляющих элементов. Удаление любого из элементов или изменение их свойств разрушает данную систему или преобразует ее в другую.
В системе управления обязательно присутствует субъект (орган) управления, соединенный с элементами объекта управления информационными (прямыми и обратными) связями
Практически любые системы управления являются сложными, их характеризуют следующие свойства:
Взаимосвязь с внешней средой и зависимость от нее — важные свойства организации. Они определяют открытость организации как системы.
Для исследования сложных систем применяют декомпозицию — разделение системы на части (подсистемы), которые рассматривают как самостоятельные объекты. В производственной организации можно выделить подсистемы маркетинга, собственно производства, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, финансов, менеджмента (управление персоналом) и др.
Функциональные подсистемы включают сущность и содержание управленческой деятельности, состав решаемых задач управления и, как правило, соответствуют организационной структуре управления.
Типичные функциональные подсистемы — маркетинг, финансы, бухгалтерский учет, которые обособлены в специальных подразделениях организации. Целевые подсистемы обычно не имеют соответствующих подразделений в аппарате управления, однако их функции закрепляются за линейными и функциональными подразделениями.
Важнейшая характеристика системы управления — ее структура.
Можно дать следующее определение: организационная структура (оргструктура) системы управления — это целостная совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и органа управления. Организационная структура управления отражает строение системы управления, содержанием которой являются функции управления.
Оргструктура управления базируется на структуре производства. Средством построения и рационализации организационных структур служат моделирование информационных процессов и построение рациональных информационных структур управления. Понятия организационной и информационной структур управления тесно связаны, поскольку управление — информационный процесс между объектами и органом управления, образующими организационную структуру. Информационная структура управления, характеризует внутреннее строение и взаимосвязь функций и задач управления с производственными процессами; количественная формализация этих взаимосвязей определяет в значительной степени управляемость производственных процессов. Совершенствование организационных структур осуществляется посредством совершенствования информационных структур управления.
Работа предприятия опирается на три функциональные области управления: планирование деятельности предприятия, техническое проектирование и производственные планирование и контроль. Само предприятие выполняет четвертую функцию — физическое производство. Эти четыре функции перекрываются, и обеспечение их интеграции путем адекватного обмена информационным продуктом может рассматриваться как пятая функция.
Современные информационные технологии позволяют автоматизировать управленческие процессы— от финансов, производства и сбыта до управления персоналом и объединить их в единую сеть. При этом система управления способна чутко реагировать на изменение внутренней и внешней среды организации.
Внутренняя и внешняя среда организации
Целостность организации и ее открытость как системы обусловливают четкое разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими. (рис.1)
рис. 1
Внутреннюю среду организации представляют все рассмотренные выше ее составляющие элементы, связи и отношения между ними по поводу производства продукции (услуг) и управления.
Так как организация создается людьми, то все ее элементы и связи в той или иной мере имеют переменный характер. К переменным внутренней среды организации относятся структуры (производства, управления), цели и задачи управления, технологии, люди.
Цели, относясь к переменным факторам внутренней среды, характеризуют конкретные конечные состояния организации.
Важнейшая часть и внутренней, и внешней среды организации — инфраструктура, т. е. комплекс элементов и связей, обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива организации и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре относятся: коммуникации и организационную культуру, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия.
Коммуникации как связующие звенья в информационных процессах управления являются необходимым условием самого управления. Коммуникации — это и пути сообщения (воздушный, водный), и формы передачи сообщений (устные, письменные), и каналы связи (телефон, радио и др.). Но главное в коммуникационном процессе — обмен смыслом, содержанием информации. Поэтому очень значительна роль человека в коммуникационных процессах управления. Качество коммуникационных, производственных и управленческих процессов во многом зависит от организационной культуры организации.
Организационная культура – это система норм и ценностей, которыми отличаются работники и в целом данная организация. Система норм и ценностей человека находится в зависимости от его индивидуальности и личности (характер, взгляды, способности, образование и др.) и от установок и ценностей в организации, зависящих от многих факторов, включая руководителей организации. Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации.
Важный элемент культуры — это ценности, т. е. общие убеждения по поводу того, что хорошо, что плохо или что безразлично в жизни. Ценности приобретаются при воспитании, образовании, социальных контактах и т. п.
Организационная культура помогает решить задачи:
Коллективные мероприятия культурной направленности, позволяют выяснить соответствие основных рычагов принятия решений собственной культуре, осуществляется их взаимная притирка и критически решается вопрос о стратегической адекватности внутрифирменной культуры.
Успех организации зависит от учета внешних факторов. Как было отмечено выше, объектом и предметом исследования маркетинга и как функции управления, и как части органа управления служат факторы внешней рыночной среды.
При рассмотрении внешней среды и ее влияния на организацию и экономику в целом сейчас учитывают влияние неэкономических факторов (социокультурные факторы и др.) на экономические процессы
2. Полномочия и ответственность в системе менеджмента.
Сегодня руководитель не в состоянии единолично решать все возникающие управленческие проблемы, даже непосредственно входящие в круг его служебных обязанностей, поскольку их слишком много, они разнообразны и специфичны, а его знания, опыт и имеющийся запас времени ограничены. Поэтому, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, он передает решение менее значительных проблем, необходимые для этого права и сопряженную с ними ответственность подчиненным, обладающим необходимыми знаниями, опытом, заинтересованностью принять участие в управлении. В результате в рамках управленческой структуры происходит расщепление и рациональное перераспределение прав, обязанностей и ответственности между ее субъектами.
Этот процесс, принципы которого были разработаны в 1920-х гг. отечественным ученым П.М.Керженцевым, получил сегодня широкое распространение на Западе под названием "делегирование организационных полномочий и ответственности". Делегирование полномочий происходит в данном случае не только на официальной, но и большей частью полуофициальной или даже неофициальной основе, и предполагает наличие благоприятного морально-психологического климата в коллективе и взаимного доверия между руководителями и исполнителями.
Делегированию полномочий предшествует значительная подготовительная работа, которую должен осуществлять руководитель. Она состоит в определении того, для чего, кому, каким образом делегировать полномочия, какие выгоды для него, самих подчиненных и организации в целом при этом могут быть получены и какие препятствия возникнуть. Но общий подход состоит в том, что делегировать полномочия нужно всегда максимальному количеству сотрудников, находящихся на самых низких этажах управленческой структуры, где на практике реализуются принимаемые решения. Процесс делегирования начинается с классификации стоящих перед организацией или подразделением проблем составления перечня полномочий, которые могут быть реально делегированы, выгод и риска, связанных с этим, характера, способностей и моральных качеств подчиненных. Для решения вопроса о делегировании зарубежные специалисты в области управления рекомендуют использовать так называемую матрицу Эйзенхауэра, которая в значительной степени облегчает руководителю ориентировку в ситуации.
С точки зрения необходимости контроля делегируемые проблемы можно разделить на следующие виды: требующие текущего контроля за их результатами; требующие обычного контроля или самоконтроля с периодическим информированием руководителя; требующие специального контроля в отношении отдельных моментов; требующие полного контроля и не допускающие отклонений от предписываемых действий. В предпоследнем случае полномочия делегируются выборочно, а в последнем вообще не делегируются. Обычно делегируются следующие виды полномочий:
· решать частичные, узкоспециальные проблемы, в которых исполнителиразбираются заведомо лучше руководителя и прекрасно это понимают;
· осуществлять подготовительную работу (обобщение материала, формулировка первичных выводов, написание различных проектов), носящую в большинстве случаев рутинный характер, но тем не менее дающую возможность продемонстрировать свои способности;
· присутствовать на различных мероприятиях информационного характера, выступать с сообщениями, делиться опытом. При этом черновая и малоинтересная работа чередуется с увлекательной, побуждающей исполнителей совершенствовать свои знания, навыки, соревноваться друг с другом, добиваться первенства.
Игнорирование этих обстоятельств, постоянное вмешательство в процесс самостоятельной деятельности исполнителей, их подавление и т.п. приводит к резкому ухудшению морально-психологического климата и подрывает саму идею делегирования.
В то же время ни при каких обстоятельствах не делегируется решение проблем, связанных с выработкой общей политики организации или подразделения; особо важных и срочных, предполагающих действия в условиях критических ситуаций или повышенного риска; общее руководство; рассмотрение конфиденциальных задач, вопросов, связанных с поощрением и наказанием сотрудников.
Чаще всего полномочия делегируются непосредственным подчиненным, а теми уже по согласованию с руководителем - дальше. Эти люди должны быть способными, компетентными в своей области, иметь склонность к организаторской и управленческой деятельности, стремление преуспеть в ней и добиться успеха. Кроме того, они должны быть привержены целям организации и разделять взгляды руководителя, что позволяет оказывать им соответствующее доверие.
Процесс делегирования полномочий тщательно планируется, исходя из целей организации, обычно отдельно по каждой задаче. При необходимости разрабатываются графики работы и контроля за ней, создаются инструкции, определяющие границы ответственности подчиненных, которые заблаговременно знакомятся с этими документами и вносят в них необходимые предложения и поправки. Поскольку способность людей реализовывать полномочия в тех или иных конкретных ситуациях не может быть четко определена заранее, делегирование полномочий связано с определенным риском. Однако риск этот оправдан, так как оно сулит всем сторонам немалые выгоды.
Прежде всего, делегирование полномочий приближает принятие решений к месту их реализации, а следовательно, повышает их качество и оперативность, предотвращает растрату времени на ожидание распоряжений и указаний, отчего процесс управления в целом становится более эффективным. Руководителей делегирование полномочий освобождает от многих текущих дел и позволяет заняться решением глобальных, наиболее сложных проблем, а также дает возможность более рационально распределить нагрузку среди подчиненных, выявить среди них возможных преемников, могущих их заменить при продвижении наверх, или уходе на пенсию. Подчиненным делегирование полномочий позволяет максимально продуктивно использовать имеющиеся у них способности, знания, опыт и приобрести новые; проявить инициативу и самостоятельность; развить себя как личности; продемонстрировать окружающим собственные возможности, повысить в их глазах свой престиж и создать "стартовую площадку" для дальнейшего продвижения по служебной лестнице; наконец, просто получить большую удовлетворенность от работы.
Однако, несмотря на это, и руководители, и подчиненные часто сопротивляются делегированию полномочий. Многие руководители настолько загружены текущими делами, что у них попросту нет времени для постановки задач подчиненным и контроля за их решением, но, даже если время есть, не все понимают важность этой проблемы и умеют правильно определить объект для делегирования. Некоторые руководители не верят в способности подчиненных, боятся нести ответственность за их возможные неудачи или просто не хотят расставаться с любимым делом, которому отдали многие годы. Наконец, есть руководители, которые боятся подчиненных и конфликтов с ними, а поэтому не рискуют предлагать им дополнительные обязанности. Подчиненные, в свою очередь, уклоняются от принятия полномочий по таким причинам как нежелание самостоятельно работать вследствие нехватки знаний, некомпетентности в данном вопросе; отсутствие веры в себя и страх ответственности за ошибки; перегрузка другими обязанностями; нехватка информации, ограничивающая реальную возможность что-то сделать; формальный подход к делу со стороны руководителей, часто имеющий следствием так называемое фиктивное делегирование, то есть передачу подчиненному тех полномочий, которые он давно уже имеет.
Эффективность процесса делегирования полномочий во многом определяется разумным сочетанием интересов организации (подразделения), руководителя и исполнителя. Интересы организации учитываются путем соблюдения существующих в ней традиций, принятых стандартов деятельности, исключения возможности злоупотребления полученными полномочиями. Интересы руководителей и исполнителей обеспечиваются гармоничным распределением обязанностей и ответственности между ними, а также своевременным вознаграждением. Руководитель должен обеспечивать организационную сторону процесса делегирования полномочий, например, первоочередным предоставлением необходимых ресурсов, информации, своевременностью выдачи заданий, оказанием помощи в трудных ситуациях. В его обязанности также входит активизация исполнителей и защита предоставленных им полномочий от любителей их нарушать.
Тесты
Тест 1. Совокупность ценностей, видений, ожиданий, традиций и норм поведения, принимаемых членами организации без обсуждения – это организационная культура.
Тест 2. Чем является информация для управленческого труда?
а) продуктом управленческого труда
б) предметом управленческого труда
в) средством управленческого труда
Ответ: б) Предметом управленческого труда
Тест 3. Особенности зрелой организации:
а) устойчивое положение на рынке
б) демократичный стиль управления
в) завоеванный сегмент рынка
г) оптимизация численности и структуры
д) максимальная численность сотрудников
е) систематический рост прибыли
Ответ: б), в), г), е)
Тест 4. Практика управления возникла:
а) с созданием Школы управления
б) с возникновением системного подхода
в) в ходе индустриализации промышленности
г) с объединением людей в организованные группы
Ответ: г) с объединением людей в организованные группы
Заключение
Системы управления являются сложными, характеризуются вероятностным проявлением состояния управляемых объектов и неопределенностью принятия решений. Для исследования систем управления применяются системный и ситуационный подходы, для разработки оптимальных условий функционирования — теория принятия решений. Организация как система управления включает комплекс взаимосвязанных целевых и функциональных подсистем, реализующих средства достижения целей, стоящих перед организацией. Организация — открытая система, успешное существование которой зависит от эффективного взаимодействия с внешней средой. Внутренняя среда организации обеспечивает достижение поставленных целей и охватывает производство продукта (услуг) и управление им. Внешняя среда прямого действия включает рынки, представляющие интерес для предприятия; государственные законы, регулирующие рыночные отношения, и профсоюзы. Внешняя среда косвенного воздействия включает политические, социально-экономические факторы, развитие технологии и науки, учитываемые организацией при разработке стратегии развития. Вся совокупность факторов, характеризует организацию как систему, которая способна к конкурентной борьбе.
Список литературы
1. Большаков А.С. Современный менеджмент: теория и практика. - СПб: Питер, 2000. - 411с.
2. Виханский О.С., Наумов А.И., Менеджмент: Учебник – 3-е изд.- М.: Экономистъ, 2003 – 528 с.
3. Менеджмент: Учебное пособие для вузов / Ю.В. Кузнецов, В.И. Подлесных, В.В. Абакумов, А.А. Голубев; Под ред. Ю.В. Кузнецова, В.И. Подлесных. - СПб: Бизнесс-пресса, 2001. - 422с.
4. Цыпкин Ю.А., Люкшинов А.Н., Эриашвили Н.Д. Менеджмент: Учеб. пособие для вузов /Под ред. проф. Ю.А. Цыпкина. – М: ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – 440 с.
Внимание!
Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы
Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).
Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.
Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.
Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.
Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.
Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.