Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту »

Контрольная по Делопроизводству Вариант №10

Тема: Контрольная по Делопроизводству Вариант №10

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Курск 2010

1. ПУБЛИЧНЫЕ ВЫСТУПЛЕНИЯ. ФАКТОРЫ УСПЕХА ПУБЛИЧНЫХ ВЫСТУПЛЕНИЙ

Умение выступать является кратчайшим путем к известности. Оно ставит человека в центр внимания и на голову возвышает над толпой. А тому, кто умеет хорошо говорить, обычно приписывают такие необыкновенные способности, какими в действительности он вовсе не обладает. Я считаю, что почти каждый человек может достаточно удачно выступать с речами при наличии у него уверенности в себе и идеи, которая страстно его волнует

Этапы публичного выступления

Подготовка – (если она возможна), наиболее ответственный этап. Общение нужно планировать, правильно выбирать его место и время, заранее определять для себя установки на результат общения.
Вхождение в контакт – важно почувствовать состояние, настроение аудитории, освоиться самому и дать возможность сориентироваться слушателям. На этом этапе важно расположить слушателей к себе и обеспечить ровное начало. Этот период завершается установлением психологического контакта.
Концентрация внимания на какой-либо проблеме, задаче, являющейся предметом контакта.
Поддержание внимания – к приемам поддержания внимания во время общения нужно обращаться неоднократно, чтобы не пропустить важнее моменты общения вербального и невербального характера.
Аргументация и убеждение в том случае, если имеются расхождения во мнениях.
Завершение выступления – это критический момент в выступлении и нужно сделать так, чтобы на нем был отпечаток перспективы продолжения контактов. Очень важным при этом является самый последний момент, последние слова. Иногда именно они могут сыграть решающую роль в позитивности выступления.

Первые два этапа входят в докоммуникативную фазу, т.е. в фазу подготовки к самому выступлению, которая является не менее ответственным, чем последующие. А все остальные – коммуникативная фаза, иными словами, непосредственное взаимодействие выступающего с аудиторией.[1, стр. 9]

Оратор должен иметь ясное и определенное представление о том, что он будет говорить. Тема для выступления должна глубоко затрагивать оратора, вызывать у него глубокий интерес. Это должно быть нечто такое, что произвело на него сильное впечатление.

Тема для выступления должна глубоко затрагивать не только оратора, но и аудиторию. Некоторые люди, говоря о своих делах, совершают непростительную ошибку, – касаются только тех сторон, которые интересуют их самих, но совершенно не интересны тем, кто их слушает.

В процессе подготовки к публичному выступлению необходимо изучить свою аудиторию, подумать о нуждах, пожеланиях слушателей, и это часто обеспечивает половину успеха. Нужно прочитать как можно больше литературы по теме выступления, так как сведения, известные оратору, но не изложенные в его речи, придадут ей убедительность и яркость.

Для успешного выступления необходимо составить план, набор тезисов, причем желательно сделать это письменно, так как если не удается изложить план на бумаге, значит, он еще не додуман. Наличие плана упорядочивает изложение мыслей, упрощает их восприятие, позволяет отбросить менее значимое.

При подготовке выступления и во время его особую важность представляет понимание, что основные тезисы необходимо передавать в виде образов.

Успех публичного выступления зависит не только от правильности рассуждений оратора, содержания его речи, но и от способности слушателей воспринимать информацию только в виде ярких живых впечатлений. При описании подготовки к публичному выступлению, необходимо сказать о том, как выглядит оратор, о его внешнем виде. Чистый новый, отглаженный костюм, выражающий (но не слишком категорично!) индивидуальность оратора, играет огромную роль в создании позитивного настроя аудитории относительно предстоящей речи. «Я много раз замечал, - писал Дейл Карнеги, один из величайших специалистов в области публичных выступлений, - что если оратор – мужчина в мешковатых брюках, бесформенном пиджаке, нечищеной обуви, из нагрудного кармана пиджака торчат авторучка и карандаш, а их других карманов видна газета, они оттопыриваются от трубки и коробки с табаком, или если оратор – женщина с безвкусной, переполненной чем-то сумкой …, то, как я видел, слушатели испытывают столь же малое уважение к такому оратору, как он к самому себе. Возможно, они предполагают, что ум оратора столь же неряшлив, как и его прическа, так же не блещет, как и его нечищеная обувь[4]. Кроме того, необходимо помнить о внушении, которое производят некоторые виды одежды. Человек, который представляется как, например врач, должен и выглядеть как врач. «Уже одного факта, что какой-нибудь индивид занимает известное социальное положение, обладает известным богатством и титулами, бывает зачастую достаточно, чтобы придать ему обаяние, как бы ни было ничтожно его личное значение.

Коснемся и еще одного аспекта подготовки к публичному выступлению. Этот аспект – диета. Очень важно помнить об ограниченности питания в течение дня перед выступлением. Плотный обед или ужин не позволяют мозгу работать в полную силу и отнимают энергию, делая речь вялой и скучной, выступление же на пустой желудок будет отличаться свежестью и энергичностью.

Перед тем, как выступить, следует ознакомиться с условиями помещения. Необходимо выбрать место, с которого выступающий будет говорить. Во-первых, оно должно быть хорошо освещено и свет должен быть направлен на лицо оратора. Во-вторых, желательно выступать, находясь на небольшом возвышении, сцене, чтобы вас мог видеть каждый из слушателей. Если у оратора есть возможность перемещать слушателей, он должен собрать их вместе. Очень трудно оказывать воздействие на людей, если они разбросаны по разным углам. В качестве участника компактной аудитории человек будет, например, смеяться, аплодировать и одобрять то, что вызвало бы у него сомнение или возражение, если бы он находился в одиночестве или являлся одним из группы слушателей, рассеянных в большом зале.

Если оратор выступает перед небольшой группой слушателей, то ему нужно собрать их в небольшом же помещении и не становиться на возвышение, а спуститься на один уровень с ними.

До начала выступления необходимо, по возможности, убрать все предметы, которые могут отвлечь внимание слушателей от оратора. Ненужные стулья, хлам и тому подобные вещи должны быть удалены подальше от оратора

Также нужно воздерживаться от выступления на сцене, если на ней будет присутствовать кто-либо еще, кроме оратора. Приглашенные гости так же относятся к лишним предметам на сцене, ведь аудитория не сможет воспротивиться соблазну взглянуть на любой движущийся предмет, животное или человека.

Во избежание потери внимания слушателей, оратору необходимо придерживаться следующих правил.

1. Выступление не должно содержать более семи основных идей, так как больше никто не запомнит. Важна краткость выступления, так как способность к запоминанию информации очень ограничена.

2. Экспериментируйте с голосом. Хорошо работает метод волнообразной речи, суть которой заключается в повышении и понижении интонации. Принято говорить о нежелательном с пониженной интонацией, а о желательном, положительном - с повышающейся.

3. Очень важно контролировать скорость речи: при быстрой речи аудитория не воспринимает всего материала, а при медленной – люди отвлекаются.

4. Установлено, что короткие фразы легче воспринимаются на слух, чем длинные. Лишь половина взрослых людей в состоянии понять фразу, содержащую боле тринадцати слов. А третья часть всех людей, слушая четырнадцатое и последующие слова одного предложения, вообще забывают его начало.

5. Неоднократное повторение простых выразительных фраз, ярких словосочетаний способствует успеху публичного выступления. Однако надо стараться избегать неуместного и несвоевременного их употребления. Нельзя допускать, чтобы содержание фраз было далеко от мыслей, которые нужно донести до аудитории.

6. Известно, что обращение к аудитории создает более доверительный контекст взаимного контакта выступающего и слушателей.. Так, косвенными обращениями могут служить такие выражения, как «Как Вам известно», «Уверен, что Вас это не оставит равнодушными». Подобные доводы к аудитории – это своеобразные высказывания, подсознательно воздействующие на волю и интересы слушателей. Выступающий показывает, что слушатели интересны ему, а это самый простой путь достижения взаимопонимания.

7. Не допускается демонстрация превосходства или легкомысленности при общении с аудиторией, не вещайте «свысока» менторским тоном.

8. Если речь перерывается аплодисментами, необходимо дождаться их окончания и только потом продолжать — чтобы начало вашей следующей фразы было всеми услышано.

9. Внимание также надо уделить на свои глаза и брови. Если они будут говорить то же, что и ваши слова, публика вас полюбит. Смеющиеся глаза и прямые брови — это как раз то, что нужно. Слушать вас приятно, публика уверена в вашей компетентности.

10. Добавленная в свою серьезную речь улыбка, рассказ забавной истории, поможет людям отдохнуть. Можно посмеяться и над собой, если была допущена какая-либо оплошность — слушатели воспримут это как признак вашей уверенности в себе и чувства собственного достоинства.

11. Нельзя считать аудиторию глупее вас. Напыщенность и всезнайство могут сыграть с вами очень злую шутку. Подключайте слушателей с новой информацией к докладу, умейте оценить их знания. Этим вы убьете сразу нескольких зайцев: продемонстрируете уважение к участникам и внесете оживление в собственное выступление, дополните и обогатите его. Различные части доклада маркируйте сменой позиции. Этим вы улучшите восприятие информации и облегчите ее запоминание. Например, вы меняете позицию при переходе от введения к основной части выступления, при выделении его ключевых частей, а потом при переходе к заключению. Таким образом, вы ориентируете слушателей в структуре вашего публичного выступления и вселяете в них уверенность.

12. Хорошо делать паузы. Обычно публика воспринимает их длительность гораздо короче, чем это кажется самому докладчику. Иногда оратору необходимо время, чтобы подумать, сверится со своими записями, или же просто попить воды. А публике нужны паузы, чтобы осмыслить сказанное оратором.[1, стр. 72-73]

К приемам аргументации следует прибегать в том случае, если мнения слушателей и выступающего человека не сошлись. Поведение оратора в данной ситуации отражает его воспитанность и знание основ этики. Даже если речь была яркой, интересной и выразительной, а сам оратор вызывал у публики только положительные реакции, то при возникновении конфликтной ситуации он может испортить все впечатление о себе незнанием основных правил поведения с оппонентом.

Главное при возникновении противоречии между выступающим и публикой или отдельным оппонентом, - это вежливость и толерантное отношение к противоположному мнению. При отстаивании своей точки зрения ни в коем случае нельзя давить на противника. Это лишь усугубит и без того накаленную ситуацию. Лучше искренне улыбнуться и показать тем самым свою уверенность в себе и в своем мнении.

Это последний этап в публичном выступлении, так же требующий предварительной подготовки. Здесь важно помнить пословицу: «конец – делу венец». Заключение – формулирование выводов, которые следуют из главной цели и основной идеи выступления.

В заключении имеет смысл повторить стержневую идею и, кроме того, вновь (в кратком виде) вернуться к тем моментам основной части, которые вызвали интерес слушателей. Удачность конструкции последних фраз, усиленная их эмоциональностью, выразительностью, не только вызовет аплодисменты слушателей, но и превратит их в ваших сторонников. Закончить выступление можно решительным заявлением, подводящим итог выступлению. Правильно построенное заключение способствует хорошему впечатлению от выступления в целом.[1,стр.79]

Завершая речь необходимо посмотреть в глаза слушателям и сказать что-нибудь приятное, продемонстрировав свое удовлетворение от общения с аудиторией. Такой позитивный информационный импульс в финале останется в памяти людей, в их восприятии вашего публичного выступления.

2. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.[3, стр. 115]

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным — до 10 лет, временным — свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции. [9]

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов. [5,стр.117]

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней — систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения.

Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

Наиболее полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архив ной службы.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены ст. ст. 16 - 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ). В настоящее время сроки хранения документов устанавливаются в соответствии со сроками, регламентированными архивным законодательством Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, с последующими изменениями и дополнениями, ст. 23 НК РФ и ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ. [9]

Уменьшение сроков хранения документов запрещено кроме исключительных случаев.

Сроки хранения документа исчисляются с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Согласно требованиям ст. 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение 4 лет. Сроки хранения трудовых книжек установлены в п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Перечнем типовых управленческих документов определены следующие сроки хранения отдельных первичных документов, в частности:

лицевых счетов работников - 75 лет
документов (актов, сведений, переписки) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - 5 лет.
первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, актов о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.), - 5 лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - до вынесения окончательного решения
документов на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет
доверенностей на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированных доверенностей, - 5 лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - до вынесения окончательного решения
документов (протоколов, актов, расчетов, заключений) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации - постоянно
документов (актов, выписок банков, ведомостей, расчетов, переписки) об амортизационных отчислениях - 5 лет.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения

Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями. [9]

Оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. [5, стр.122]

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Совсем по-другому оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются металлические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеруются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись (рисунок 1). [3, стр. 145]

Рисунок 1. Заверительная надпись

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72. [9]

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:

• даты дела (тома, части);

• номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);

• количество листов в деле;

• архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи). [3, стр. 147]

На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Этот архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреждения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвержденных руководителем организации.

Наименование организации должно указываться в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название берется в скобки, новое дописывается под ним.

Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его заголовок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих документов. Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1—78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1—20.

Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1—56. Копии.

К заголовку составляется аннотация, если в деле содержатся документы, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, особо ценные документы, наличие которых не может быть определено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2008 год. К плану приложены документы по маркетинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.

Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для которой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. [3, стр. 153]

3. ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Общие сведения:

Трудовые отношения – это часть общественных отношений. Изменение первых неизбежно обусловлено развитием последних, при этом, совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц его осуществляющих.

Любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления персоналом и регламентированием этих процессов.

Должностная инструкция – многоаспектное понятие, сущность которого проявляет себя, прежде всего, как часть кадровой документации. В чем её практическое значение?

Следует обратить внимание, что должностная инструкция формально не является обязательным кадровым документом, в связи с тем, что ТК РФ не содержит нормы об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций.

Однако, это верно только по отношению к частному бизнесу. Например, деятельность бюджетных организаций, органов государственной власти и местного самоуправления регулируется, в том числе и приказами вышестоящих органов. Эти вышестоящие органы, пользуясь своими полномочиями, предписывают разрабатывать и использовать в практической деятельности должностные инструкции. Например, такое предписание содержат:

Положение о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета Российской Федерации по охране окружающей среды (утверждено Приказом Госкомэкологии РФ от 10 декабря 1997 года №552);
Требования к составлению должностных инструкций федеральных государственных служащих центрального аппарата управления Министерства Финансов РФ (утверждены Приказом Минфина РФ от 29 февраля 1996 года №63). [10]

В системе государственного управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности, иметь типовую форму и объявляться сотруднику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

В частном бизнесе каждый работодатель в рамках локального нормотворчества в соответствии с трудовым законодательством сам определяет перечень и порядок ведения кадровой документации. Однако объективные тенденции развития российской экономики говорят о том, что цивилизованный подход к регулированию трудовых отношений, включающий прозрачность взаимоотношений работника и работодателя с четко прописанными «правилами игры», постепенно становится одним из базовых условий ведения и развития бизнеса. Трудовое законодательство прямо не предписывает работодателю заниматься разработкой и утверждением должностных инструкций, но, с другой стороны, наличие этих документов выгодно, в первую очередь, самому работодателю.

Должностная инструкция работника является одним из локальных нормативных актов, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Она регламентирует организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и обеспечивает условия для его эффективной работы.

Как нормативно-правовой документ, должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, например, о необходимости исполнения тех или иных обязанностей, о подчиненности работника определенному руководителю, для определения правомерности тех или иных мер дисциплинарных взысканий и тому подобное.
Образец должностной инструкции менеджера

Утверждаю
Генеральный директор АО (ООО)
Приказ N ____________________
от "__"_____________ 200 _ г.

                     Должностная инструкция менеджера

                            1. Общие положения

     1.1. Менеджер относится к категории руководителей.
     1.2. Назначение на должность Менеджера и освобождение от нее
производятся   приказом   Генерального   директора    по    представлению
Исполнительного директора по кадрам.
     1.3. Менеджер в   своей   деятельности     руководствуется Уставом
организации, Правилами внутреннего трудового   распорядка,   настоящей
Должностной инструкцией и другими корпоративными актами.
     1.4. Менеджер подчиняется непосредственно заместителю Генерального
директора по коммерческим вопросам.
     1.5. На время отсутствия Менеджера (командировка, отпуск, болезнь и
пр.) его обязанности исполняет Старший товаровед или Администратор.

                        2. Должностные обязанности

     2.1. Выполнять утвержденный бюджет закупок, план товарооборота,
обеспечивать создание товарного запаса.
     2.2. По требованию руководства предоставлять информацию о торговом
процессе.
     2.3. Осуществлять контроль над   приемкой   товара,     подачей и
размещением его в торговом зале.
     2.4. Контролировать соблюдение условий хранения, сроков реализации
товара и его качества.
     2.5. Осуществлять руководство и организацию работы персонала.
     2.6. Соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, правила и
нормы охраны труда, техники безопасности, производственной   санитарии и
противопожарной защиты.

                                 3. Права

     3.1. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся его
деятельности.
     3.2. Подписывать и   визировать   документы   в     пределах своей
компетенции.
     3.3. Вносить на рассмотрение Исполнительного директора по кадрам
представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых
должностей подчиненных ему работников, а также предложения о поощрении
отличившихся   работников,   о   наложении   взысканий   на   нарушителей
производственной и трудовой дисциплины.

                            4. Ответственность

     4.1. За сохранность товарно-материальных ценностей.
     4.2. За соответствие внешнего вида персонала, работающего в торговом
зале, установленным требованиям.
     4.3. За качество и своевременность выполнения возложенных настоящей
Инструкцией обязанностей.

                                5. Контакт

     5.1. Менеджер   постоянно   поддерживает   связь   с   заместителем
Генерального директора по коммерческим вопросам.
     5.2. Регулярно проводит учет товара с Ревизионным отделом.
     5.3. Обменивается данными с Информационно-статистическим отделом.
     5.4. Работает совместно с Отделом кадров и Бухгалтерией.

С Должностной инструкцией ознакомлен
Подпись __________________________ Дата [11]

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006.- 119с.

2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю.. Русский язык и культура речи. Учебное пособие для вузов / 15-е изд. Ростов н./Д: Феникс, 2006, 544с.

3. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005.- 243с.;

4. Карнеги Дейл "Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично", DOC, 124 с.

5. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.- 215с.;

6. Чеховских М.И. Психология делового общения. Учебное пособие.

/ ООО "Новое знание", 2006, 253 с.

7. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Коммен-тарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документа¬ции. Унифицированная система организационно-распорядитель¬ной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело,2009,

232 с.

8. Яковлев Игорь Центр "Русская Тройка", "Комета", 1995. Ключи к общению. Основы теории коммуникации. / "Авалон", "Азбука-классика", СПб, 2006, 237 с.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 29.46K

Скачано: 339

Скачать бесплатно

04.05.10 в 11:46 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.