Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту »

Контрольная по Делопроизводству Вариант №2

Тема: Контрольная по Делопроизводству Вариант №2

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Архангельск 2010

Содержание

1) Время руководителя и принципы его эффективного использования 3

2) На формате А4 составьте гарантийное письмо об оплате предоставляемых услуг в размере 50 тысяч рублей.

Остальные реквизиты укажите самостоятельно 10

3) Тест (методичка стр. 102-105). Выберите правильный ответ 12

4) Список использованной литературы 17

1. Время руководителя и принципы его эффективного использования.

Чтобы составить хороший план использования рабочего времени, важно точно знать свой бюджет времени и совокупность планируемых задач. Необходимо установить приоритетность дел и строго следовать ей даже в том случае, когда менее важные дела выполняются намного легче и быстрее, чем более важные. При составлении индивидуального плана следует предусмотреть время, необходимое для проведения различных совещаний, обсуждения планов, участия в комиссиях и т.п.; для бесед с коллегами и подчиненными; консультаций с выше- и нижестоящими руководителями; для приема посетителей; участия в собраниях и конференциях; для командировок и т.п.

Следует выделить строго определенные часы и дни недели для выполнения регулярно повторяющихся работ (совещания, разбор почты, прием посетителей). Это даст возможность наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить значительное количество времени.

В зависимости от характера работ целесообразно планировать их выполнение с учетом известного в психологии периода «нулевой утомляемости», показывающего изменения работоспособности в течение рабочего дня. В соответствии с этим, проблемами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы. Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов.

Личный план работы должен быть реальным и неперегруженным. Следует запланировать соответствующий резерв времени для случайно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, конференций, обсуждений, собраний, заседаний должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Этому способствует тщательная подготовка мероприятия. Необходимо резервировать часть времени для творческой работы и повышения квалификации.

Последним пунктом в системе индивидуального планирования является контроль за выполнением плана и рациональным использованием рабочего времени. Руководитель должен постоянно контролировать выполнение личного плана, что дает возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени.

В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.

Немецкий профессор, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (г. Гейдельберг, Германия) Лотар Зайверт предлагает следующие десять «золотых» правил, выполнение которых поможет руководителю добиться экономии времени.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную «говорильню». Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т.п. Время — деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.

4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей — это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1.

5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето).

Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое.

6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги. В современных условиях на рынке услуг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на использование платных услуг «на стороне» будут в любом случае меньше, чем затраты работодателя на содержание дополнительного штатного сотрудника.

7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»),

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно «увиливать» от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их «в долгий ящик». Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории «А» (ЦДФ).

В благих намерениях, как правило, недостатка нет, не хватает обычно времени, чтобы выполнить задуманное. Причина проста: только соберешься взяться за намеченное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, затягиваются переговоры, возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие, повседневные дела, и тогда приходится отказываться от задуманного. Если же заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно «споткнетесь» о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории «А», или А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т.п., нужно дополнить конкретными сведениями, т. е. цифрами, датами и фактами (ЦДФ). Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, «договоренности с самим собой» следует непременно учитывать при планировании всех остальных дел.

9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).

Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств: нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т.п. перечеркивает все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее (например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и т.п.), создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

2. На формате А4 составьте гарантийное письмо об оплате предоставляемых услуг в размере 50 тысяч рублей. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Гарантийное письмо представляет собой обязательство безусловной оплаты работы или предоставленных услуг при надлежащем качестве их исполнения. Такие письма наряду с руководителями подписывает главный бухгалтер. Например:

Кому: ОАО «Вымпелком»

Начальнику корпоративного отдела

Пальяновой Э.А.

От: ООО «Новый дом»

Юр. адрес: 163000, г. Архангельск

Ул. Выучейского, 63 фо. 215

ИНН/КПП 7713076301/997750001

Банковские реквизиты:

Сбербанк России ОАО г. Москва

р/с 40702810138180121008

к/с 30101810400000000225

БИК 044525225

Гарантийное письмо.

Обязуемся оплатить задолженность за услуги связи до 25.06.2010 в сумме

50 000, 00 (Пятьдесят тысяч рублей 00 копеек) по счету № 100029738769.

Дата: 20.05.2010 Главный бухгалтер ______Бызова Л.Н.

М.П.

Тест (методичка стр. 102-105). Выберите правильный ответ.

1. ГОСТ Р. 6.30-2003 распространяется на:

а) первичные учётные документы;

б) организационно-распорядительные документы;

в) статистические документы;

г) финансовые документы.

2. Печать на организационно-распорядительных документах проставляется:

а) на любом свободном месте;

б) должна быть захвачена часть наименования должности

лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи;

в) ниже реквизита «подпись».

3. Резолюция на документе проставляется:

а) в правом верхнем углу;

б) на полях документа;

в) на любом свободном месте кроме полей;

г) под реквизитом «подпись».

4. Заголовок к тексту документа можно не составлять:

а) на документах формата А5;

б) на совместных документах;

в) на документах, составленных на бланках должностного лица;

г) на документах, направляемых в подведомственные учреждения.

5. На документах разрешается проставлять не более:

а) двух адресатов;

б) одного адресата;

в) трёх адресатов;

г) четырёх адресатов.

6. Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек на:

а) левом поле документа;

б) нижнем поле документа;

в) правом верхнем углу первого листа документа;

г) на одной строке с заголовком документа.

7. Отметку об исполнителе располагают:

а) на оборотной стороне первого листа документа;

б) на лицевой стороне первого листа документа на нижнем поле;

в) на левом поле документа;

г) на лицевой стороне последнего листа документа в левом

нижнем углу.

8. Реквизит «подпись» на документах, подписываемых двумя должностными

лицами одного уровня, оформляется:

а) в два ряда на одном уровне;

б) одна подпись под другой;

в) в столбик;

г) по одной подписи в двойном количестве экземпляров документа.

9. Реквизит «Наименование вида документа» проставляется:

а) на письмах и факсах;

б) на всех документах, кроме писем и факсов;

в) на всех документах.

10. Документы, изданные двумя или более предприятиями, должны иметь:

а) разные даты;

б) одну (единую) дату;

в) дата не проставляется.

11. Одним из обязательных реквизитов, обеспечивающих юридическое зна-

чение документа, является:

а) подпись;

б) адресат;

в) резолюция.

12. Распорядительная часть Указания начинается словом:

а) «Постановляет…»;

б) «Приказываю…»;

в) «Предлагаю…».

13. Номенклатура дел организации составляется:

а) каждый год;

б) раз в три года;

в) раз в два года.

14. Срок оперативного хранения дел составляет:

а) от 1 до 3 лет;

б) свыше 10 лет;

в) дела хранятся постоянно.

15. Документы, с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать,

если:

а) есть приказ руководителя организации;

б) есть разрешение заведующего ведомственным архивом;

в) есть утверждённый акт о выделении дел к уничтожению;

г) есть разрешение экспертной комиссии организации.

Тестовые задания по персональному менеджменту

16. Персональный менеджмент-это:

а) управление персоналом;

б) управление собой и своей деятельностью;

в) управление фирмой.

17. Планирование личной работы руководителя включает:

а) планирование работы по управлению;

б) планирование использования рабочего времени;

в) планирование работы по самосовершенствованию;

г) все ответы верны.

18. Тренировать память можно путем:

а) метода зацепок;

б) метода связок;

в) оба ответа верны.

19. Повышение работоспособности у человека наблюдается:

а) с 14 до 15 часов;

б) с 11 до 12 часов;

в) оба ответа верны.

20. Руководителю следует планировать выполнение наиболее важной работы:

а) в дообеденные часы;

б) в послеобеденные часы;

в) в вечернее время.

21. Эффективность публичного выступления зависит от:

а) компетентности слушателей в вопросе, составляющем предмет выступления;

б) физического состояния слушателей;

в) интереса аудитории к преподносимой информации.

22. В процессе публичного выступления:

а) следует заканчивать речь внезапно;

б) следует использовать примеры, сравнения, определения;

в) не следует выделять время на вступление;

г) все ответы верны.

23. При проведении деловой беседы:

а) тон беседы должен быть нейтральным;

б) нельзя начинать с отказа решить проблему;

в) не заниматься посторонними делами;

г) все ответы верны.

24. Делегирование - это:

а) передача подчиненному ответственности за руководство;

б) передача подчиненному задач из сферы действий руководителя;

в) оба ответа верны.

25. Для разрешения конфликта необходимо:

а) дать собеседнику открыться, перечислить факторы, вызвавшие конфликт;

б) настаивать на своем мнении;

в) оба ответа верны.

26. Принимая телефонный вызов, секретарь должен:

а) поздороваться, назвать организацию и себя, выяснить по какому вопросу звонит человек и кто он;

б) поздороваться и представиться;

в) назвать организацию.

27. Паблик рилейшнз - это:

а) отношения, которые формируются внутри организации (фирмы);

б) расширение партнерских связей и развитие бизнеса;

в) оба ответа верны.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004.
Васильева И.Н., Островский Э.В., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – М.: Вузовский учебник, 2009.
Резник С.Д., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент: Учебное пособие –2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2004.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 263.62K

Скачано: 331

Скачать бесплатно

13.06.10 в 16:45 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

Контрольная по Делопроизводству Вариант №2

Содержание

1. Время руководителя и принципы его эффективного использования.

2. На формате А4 составьте гарантийное письмо об оплате предоставляемых услуг в размере 50 тысяч рублей. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Тест (методичка стр. 102-105). Выберите правильный ответ.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Добавление отзыва к работе

Похожие работы