Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту »

Публичные выступления и основные этапы подготовки документов к архивному хранению

Тема: Публичные выступления и основные этапы подготовки документов к архивному хранению

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений 4

2. Основные этапы подготовки документов к архивному хранению 8

3. Образец должностной инструкции 11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 17

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 18

ВВЕДЕНИЕ

В данной контрольной работе рассматриваются следующие вопросы:

Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений

Выступление обычно строится по традиционной трехчастной композиции: вступление, основная часть, заключение. Данная композиция традиционна, аудитория ждет именно такой композиции. Именно такое построение выступления облегчает аудитории восприятие устного выступления. Так же важно не только подать материал и донести необходимую информацию, нужно заинтересовать и понравится слушающим.

Основные этапы подготовки документов к архивному хранению

В каждой организации создаётся архив. Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Должностная инструкция

Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности.

Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений.

Публичное выступление - это выступление не только на площадях и стадионах, по телевидению, и перед большой аудиторией. Публичным выступлением может стать и обращение к руководству, и беседа с новым работодателем, и общение в дружеской компании. Выступление на публике - это возможность наиболее выгодно подать себя (например, при соискании новой должности) и возможность оттачивать навык самопрезентации.

Правила подготовки

Для подготовки текста выступления, необходимо уточнить у организатора лимит времени, отведенный под доклад. Если ограничения по времени отсутствуют, все равно не стоит готовить длинную речь. В среднем надо рассчитывать на 5-7 минут, максимум – 10 минут.
Определится с целью доклада, его основной идеей. Затем приступить к составлению плана речи. Чем подробней составлен план, тем проще будет написать сам текст.

Главную идею доклада можно озвучить как в начале выступления, так и в конце. Выбор зависит от личного предпочтения. Главное, речь должна быть связной, осмысленной и ёмкой. Также не рекомендую читателям перегружать доклад профессиональными терминами. Исключение – научные конференции, в этом случае без терминов не обойтись. Рекомендуется использовать цифровые показатели, но умеренно, их количество зависит от поставленной задачи.

Ориентирование на публику.

Если вы экономист и выступаете перед своими коллегами, естественно, раскрытие сути специальных терминов будет неуместным. В случае доклада для людей других профессий, наоборот, очень кстати.
После подготовки текста перечитайте его, подправьте. Сверьте по часам, сколько минут занимает прочтение доклада. Подкорректируйте его под необходимое количество времени.

Отработка речи выступления.

Заранее необходимо прочитать несколько раз подготовленный текст, придерживаясь привычной манеры общения. Затем потренируйтесь у зеркала, подсматривая в план доклада.

Выступление перед публикой

Итак, вы практически готовы к публичному выступлению. Часто возникает волнение перед выходом на сцену. Не старайтесь его побороть, просто сосредоточьтесь на ритме вашего дыхания. Сделайте несколько глубоких вдохов и плавных выдохов. Следите за их равномерностью. Свою речь нужно начинать с приветствия. После него сообщите, что все возникшие вопросы можно будет задать сразу после окончания доклада. Новички нередко боятся получить каверзный вопрос и быть осмеянными публикой. Но возникновение у аудитории вопросов говорит о проявлении интереса к вашему докладу. А, значит, вас не только слушали, но и вникали в суть сказанного. Такое положение дел – однозначно успех для докладчика. Если не получается дать полноценный ответ на один из поставленных вопросов, не стоит расстраиваться. Посоветуйтесь с коллегами, если это возможно. Или честно признайтесь слушателю, что в данном ракурсе вы тему не рассматривали, но обязательно учтёте все пожелания в следующий раз. Только не бойтесь чего-то не знать. Не ошибается тот, кто ничего не делает. Нередки случаи, когда человек попросту боится выступать перед людьми. Основными причинами подобного страха являются:

неизвестная и многочисленная публика;
малознакомое или вовсе незнакомое место выступления;
переживания по поводу своего внешнего вида, тембра голоса, манеры общения и т.д.

Для преодоления страха перед многочисленной аудиторией незнакомых людей воспользуйтесь приемом «тет-а-тет». Мысленно выберите среди публики одного человека (желательно сидящего по центру зала). Во время доклада акцентируйте внимание не на всех людях сразу, а только на выбранном слушателе. Чтобы незнакомый зал стал привычным или, по крайней мере, комфортным для выступления, рекомендуется читателям заранее посетить его. Например, за два дня до мероприятия. Если вариант с посещением невыполним, постарайтесь найти фотоснимки с предыдущих конференций. Узнайте о состоянии зала у тех, кто бывал в нем раньше. В общем, познакомьтесь с местом хотя бы заочно. Запишите свою речь на диктофон и прослушайте, чтобы иметь представление о себе со стороны.

Частые ошибки

Следует учитывать, что значительную роль в успешности выступления играет не столько тема доклада, сколько способность выступающего преподнести данный материал аудитории. Поэтому оратору следует избегать таких распространенных ошибок при выступлении перед публикой.

Речь без подготовки.

Чаще всего подобный недочет допускают общительные люди, считающие свою коммуникабельность залогом успеха по умолчанию.
Но на деле мысленный подбор слов у таких докладчиков сопровождается нехарактерными для грамотной речи звуками типа «э», словами-паразитами («также», «итак», «конечно», «вот», «ну» и др.) или длительными паузами. Как следствие, снижается уровень убедительности слов спикера.

Чтение с листа.

Выступающий заранее составляет текст речи, но предварительно его не проговаривает. В результате доклад спикера обретает монотонныйхарактер, становится скучным и бесполезным для слушателя.

Ответы на вопросы по ходу выступления.

Докладчик охотно отвечает на всплывающие во время выступления вопросы. Такого рода лояльность по отношению к слушателям выходит спикеру боком. Спикер теряется в собственной речи. Ему приходится видоизменять заранее подготовленный текст и додумывать новые предложения. Как правило, речь затягивается по времени, что чрезмерно утомляет аудиторию.

Не допуская подобных ошибок и уделяя достаточное количество времени подготовке доклада, вы быстро достигнете успеха в проведении выступлений перед публикой. Ваши речи станут не только убедительными, интересными, но и легкими для восприятия аудитории. [1]

Основные этапы подготовки документов к архивному хранению.

Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. В архивном деле хранению документов уделяется самое пристальное внимание. Существует множество инструкций, рекомендаций и правил хранения документов.

Первым этапом подготовки документов к архивному хранению является экспертиза ценности документов. В ходе экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению, а на остальных документах проставляются сроки их дальнейшего хранения. Для этого составляются описи дел и описи документов дел. Опытный архивариус делает вышеописанные процедуры довольно быстро (при небольших размерах архива). В крупных архивах и больших предприятиях подготовку документов к архивному хранению должна вести экспертная комиссия в составе 3—5 человек. Экспертная комиссия организации, руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Свою деятельность она осуществляет на основании положения, утверждаемого руководителем предприятия. Ее решения — как правило, в форме акта — утверждаются руководителем предприятия. Заседания экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются соответствующими протоколами.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения. В ходе экспертизы в структурных подразделениях и службе ДОУ предприятия осуществляется полистный просмотр дел. По результатам экспертизы составляются описи документов, подлежащих помещению на постоянное и долговременное хранение, а также акты о выделении документов и дел, не представляющих научно - практической и исторической ценности, к уничтожению.

Отбор документов и дел на уничтожение и составление соответствующего акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за тот же период времени. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии предприятия одновременно с описями дел. Акты утверждаются руководителем предприятия после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией архивного учреждения России. После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы ДОУ предприятия в организации и учреждения, осуществляющие их переработку.

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитарное хранение. [2]

Образец должностной инструкции.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. [3]

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий документ определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера.

1.2. Менеджер в установленном действующим трудовым законодательством порядке назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора предприятия.

1.3. Менеджер имеет непосредственного начальника и подчиняется _______________________________________, находящемуся в должности _______________________________________.

1.4. В штат организации на должность менеджера оформляется лицо, имеющее высшее образование (по специальности работы организации) или среднее специальное образование и дополнительную подготовку (курсы, тренинги, семинары) в теоретической и практической сфере менеджмента. Принимаемое на должность менеджера лицо должно иметь стаж работы по специальности не менее двух лет.

1.5. Менеджер должен знать:

нормативные правовые и законодательные акты, регламентирующие финансовую деятельность предприятия;
порядок ведения бизнеса, основы рыночной экономики и предпринимательской деятельности;
структуру рынка и порядок ценообразования на товары и услуги организации, основы налогообложения, основы маркетинга и рекламы;
теорию и технологии менеджмента, микро- и макроэкономики, основы делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;
теоретические и практические моменты в работе с персоналом;
формы подачи, методики и методы ведения рекламных кампаний в различных источниках информации (СМИ, пресса, интернет);
порядок разработки бизнес-планов и условий коммерческих соглашений, договоров, контрактов; основы психологии, социологии и мотивирования труда и сотрудников;
этику делового общения и переписки; основы технологий производства организации; тип и структуру управления организацией, фабрикой, заводом, планы и перспективы деятельности компании;
методы и оценки деловых качеств работников предприятия; основы кадрового делопроизводства;
методы обработки входящей и исходящей корреспонденции и информации с применением современных технических средств связи, электронной и вычислительной техники;
основы законодательства Российской Федерации о труде;
накапливать и улучшать отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;
правила и нормативы охраны труда Российской Федерации.

1.6. В период болезни, командировки или любого отсутствия по уважительной причине менеджера на рабочем месте и в рабочее время его обязанности возлагаются на _______________________________________, находящегося в должности _______________________________________.

2. Должностные обязанности менеджера

2.1. Для выполнения возложенных на него обязанностей менеджер:

выполняет управление предпринимательской, коммерческой или финансовой деятельностью компании, и направляет свою работу на удовлетворение потребителей, нужд и получение дохода за счет стабильного и качественного функционирования, поддержания деловой репутации компании в соответствии с выделенными ресурсами и соответствующими полномочиями;
следуя стратегическим целям и планам деятельности предприятия, планирует предпринимательскую или финансовую деятельность организации;
держит контроль над разработкой, внедрением и реализацией деловых планов и коммерческих условий, заключаемых контрактов, соглашений и договоров, прогнозирует и оценивает степень возможного риска кампании;
анализирует и в силу своих полномочий решает организационные, технические, финансово-экономические, кадровые, социальные и психологические вопросы в целях стимуляции производства в целом, увеличения объемов реализации продукции, повышения качества, конкурентоспособности товаров и услуг, понижения себестоимости продукции, а так же экономичного и наиболее эффективного использования любых финансовых, материальных и трудовых ресурсов предприятия;
производит подбор и расстановку кадрового состава предприятия, производит мотивирование их личного и профессионального развития, выполняет стимулирование качества труда, а так же дает оценку персоналу;
налаживает, держит и организует непрерывность связи с бизнес партнерами, руководит системой сбора информации и системой обмена опытом для расширения внешних связей;
проводит анализ спроса и конкуренции на производимую (реализуемую) продукцию или оказываемые услуги, прогнозирует и мотивирует сбыт посредством изучения рынка сбыта и конкретной потребности покупателей;
принимает участие в разработке инновационных и инвестиционных проектов, рекламной кампании и её дальнейшей стратегии, направленных на рост и развитие предпринимательской или коммерческой деятельности предприятия;
в силу своих полномочий, производит обеспечение роста прибыли, конкурентоспособности и качества производимых товаров и (или) оказываемых услуг, обеспечивает повышение эффективности труда;
контролирует и координирует деятельность компании в рамках определенного направления (отдела или участка), анализирует её эффективность и принимает решения по наиболее выгодному и рациональному использованию имеющихся и выделяемых ресурсов;
по вопросам не находящимся в ведении, привлекает специалистов и экспертов по этим направлениям (правовым, финансовым, социальным, техническим и др.).

3. Права менеджера

Менеджер имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами приказов, решений и постановлений руководства организации, связанными с его деятельностью.

3.2. Давать поручения подчиненным ему сотрудникам и (или) лицам, находящимся на вверенном ему участке, а так же давать службам и подразделениям задания и поручения по ряду вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.3. Контролировать ход и своевременное выполнение плановых заданий и работ, а так же отдельных заданий и поручений вверенных ему служб и (или) подразделений.

3.4. Получать, а при необходимости запрашивать необходимые данные, материалы и документы, непосредственно относящиеся к вопросам его деятельности, деятельности вверенных и подчиненных ему служб и (или) подразделений.

3.5. Вести переписку и переговоры с подразделениями сторонних компаний, учреждений и организаций для решения срочных и оперативных моментов и вопросов производственной и финансовой деятельности, входящей в его компетенцию.

3.6. Быть представителем и позиционировать интересы организации в сторонних компаниях по вопросам, связанным с его непосредственной деятельностью.

4. Ответственность менеджера

Менеджер несет ответственность за:

4.1. Несвоевременное, не полное или не надлежащего качества выполнение своих непосредственных обязанностей, а также за работу вверенных и подчиненных ему участков (служб, подразделений) компании по вопросам, находящихся в сфере обязанностей отдела.

4.2. Некорректную, недостоверную или искаженную информацию о текущем состоянии хода, выполнения и планов работ участком, подчиненных и вверенных ему служб (подразделений, отделов).

4.3. Невыполнение или нарушение устава предприятия, приказов, распоряжений и поручений Генерального директора компании и вышестоящих инстанций.

4.4. Халатное отношение, непринятие мер и действий по пресечению или устранению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил и норм, которые могут создать угрозу деятельности предприятия и (или) её сотрудникам.

4.5. Не обеспечение и (или) нарушения соблюдения трудовой дисциплины сотрудниками вверенных и (или) подчиненных ему служб и подразделений.

5. Условия работы менеджера

5.1. Рабочий режим менеджера устанавливается в соответствии с правилами внутриорганизационного трудового распорядка, принятыми в компании.

5.2. Менеджер может выезжать в командировки (только в случае производственной необходимости), в том числе и местного значения.

5.3. В случае производственной необходимости и (или) для решения менеджером оперативных вопросов, ему может быть выделен служебный автотранспорт.

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель
структурного подразделения: ________ ______________________
(подпись) (ФИО)

Начальник
юридического отдела: ________ _____________________
(подпись) (ФИО)

С инструкцией ознакомлен: ________ ______________________
(подпись) (ФИО)

[4]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Правильно организованное управленческое общение является катализатором управленческой деятельности. Культура управления невозможна без культуры общения, т.е. коммуникативной культуры. Отсутствие умений, навыков управленческого общения, недостаток коммуникативной культуры менеджера ставят под вопрос успешную работу и его самого, и его подчиненных.

Публичное выступление является неотъемлемой частью управленческой деятельности любого менеджера, так как в его работе приходиться сталкиваться с проведением деловых бесед, дискуссии с целью добиться желаемой реакции аудитории.

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Подготовка к выступлению перед публикой[Электронный ресурс] – Режим доступа: http://mirsovetov.ru/a/psychology/psychologic-trick/speech-audience.html, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 18.02.2013).
Подготовка документов к архивному хранению[Электронный ресурс] – Режим доступа: http://document-ved.ru/otvety-k-zachetu-po-dou-podgotovka-dokumentov-k-arxivnomu-xraneniyu.html, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 18.02.2013).
Должностная инструкция [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/dolzhnostnaya-instrukciya.html, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 18.02.2013).
Должностная инструкция менеджера [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.intalev.ru/jd/office_manager/id_1415/, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 18.02.2013).

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 37.43K

Скачано: 308

Скачать бесплатно

21.10.13 в 17:49 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.