Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту »

Контрольная по Делопроизводству Вариант №7

Тема: Контрольная по Делопроизводству Вариант №7

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

Содержание

Введение 3

1. Контроль за исполнением поручения. Виды контроля. Самоконтроль руководителя 4

2. Перечислите и кратко охарактеризуйте распорядительные документы 9

3. Приведите образец краткого протокола 12

Заключение 15

Список используемой литературы 16

Введение

Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

1. Контроль за исполнением поручения. Виды контроля. Самоконтроль руководителя

Контроль за исполнением поручения.

КОНТРОЛЬ - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Формирование поручения. Поручения могут быть созданы как сами по себе, так и по документу — если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание. Особо важные поручения можно поставить на контроль, указав контролирующего сотрудника. Система автоматически отслеживает сроки, и, при необходимости, уведомляет заинтересованных лиц о том, что срок исполнения истекает.

Исполнителем поручения может быть выбран один или несколько специалистов. В системе можно сформировать сложное поручение, в выполнении которого будут участвовать специалисты разных подразделений. Автор поручения может либо сразу указать всех исполнителей и соисполнителей, либо сформировать поручение ответственному исполнителю, который, в свою очередь, создаст связанные поручения своим подчиненным. Связанные поручения могут образовывать «дерево» поручений. Например, руководитель организации дает поручение своему заместителю (создает поручение первого уровня), а тот перепоручает выполнение задачи начальнику отдела (создает поручение второго уровня), который, в свою очередь, указывает непосредственного исполнителя из числа своих сотрудников (создает поручение третьего уровня).
Для создания поручения могут быть использованы хранящиеся в системе шаблоны — типовые тексты резолюций.

Исполнение поручения. Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

автор или контролер может изменить срок исполнения поручения;
автор может изменить ответственного исполнителя или отменить поручение вообще;
исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
автор имеет возможность возвращать поручение на доработку и утверждать результаты исполнения.

Исполнение поручения завершается проставлением отметки о выполнении. При необходимости добавляется комментарий об исполнении, ссылка на подготовленный документ.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель и контролер (если поручение ставилось на контроль). Контролер может принять либо отправить на доработку отчет по поручению. Ответственный исполнитель формирует на основании полученных отчетов единый и направляет его в виде отчета по поручению автору.

Контроль выполнения поручений. Сотрудник может получить полную информацию по поручениям, в которых он является автором, исполнителем, соисполнителем или контролирующим лицом. Данные выводятся на экран в виде соответствующих отчетов.

Исполнитель может видеть собственную загрузку в разрезе календарного плана. Кроме этого поручения, подлежащие исполнению и просроченные, выводятся в «Ежедневнике» на Главной странице. Это помогает сотрудникам планировать свою работу и следить за своевременным исполнением задач.

Для контроля количественных и качественных характеристик исполнительской дисциплины руководитель имеет возможность получать в БОСС-Референте обобщенные статистические данные по поручениям, дающие ответы на следующие вопросы: сколько поручений находится на контроле, просрочены, выполнены, исполняются с опозданием, отменены, и т. д.

Виды контроля

Предварительный контроль. Цель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности действий и решений Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль. Цель: выявить и своевременно просечь нарушения и отклонения. Основывается на обратной связи как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Заключительный контроль. Цель: Установить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. Скрыть упущения и недостатки. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичны работы предполагается проводить в будущем.

Самоконтроль руководителя

Самоконтроль - это осознание и оценка субъектом собственных действий, психических процессов и состояний. Самоконтроль предполагает наличие эталона в форме субъективных представлений или критериев и возможность получения представления о контролируемых действиях и состояниях. Появление и развитие самоконтроля обусловлено требованиями общества к социальному поведению человека. Самоконтроль имеет регулирующую функцию, а также может быть объектом волевой регуляции, например, в стрессовых ситуациях.

2. Распорядительные документы

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1) правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

2) правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

3) правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Также выделяют следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление.

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации Организация работы с документами

Заключение

Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Список используемой литературы

1. Басовский Л.Е. Менеджмент.-М.: «Новое Знание» 2005.

2. Гончаров В.И. Менеджмент.- Минск: «Мисанта».2003.

3. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства персональный менеджмент: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: Вузовский учебник, 2004.

4. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для ВУЗов. - М.: Высш. шк., 2006.

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документа-ции. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. - М., 2006.

7. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.

8. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 16.48K

Скачано: 327

Скачать бесплатно

18.05.11 в 17:28 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.