Управление коммуникационными процессами в организации

Тема: Управление коммуникационными процессами в организации

Раздел: Бесплатные рефераты по менеджменту

Тип: Реферат | Размер: 33.29K | Скачано: 269 | Добавлен 21.05.10 в 17:37 | Рейтинг: +7 | Еще Рефераты

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Ярославль 2009

Содержание:

Введение 3

1. Роль коммуникации в системе управления 4

1.1 Понятие коммуникации 4

1.2 Виды коммуникации 7

1.3 Барьеры коммуникации 10

2. Анализ коммуникационных процессов на примере шинного завода 14

2.1. Анализ внутренних коммуникаций на предприятии. 14

2.2 Анализ внешних коммуникаций на предприятии. 19

3. Совершенствование коммуникаций. 23

Заключение 24

Приложение 1 25

Список литературы 26

 

Введение

Управленческая деятельность неразрывно связана с необходимостью постоянного обмена информацией (коммуникативной деятельностью) для координации работы подразделений организации и индивидов, направленной на достижение общих целей. Инновационный характер деятельности ориентирует современную организацию на удовлетворение потребностей всей совокупности групп лиц – участников коммуникативных процессов как внутри организации, так и в ее ближайшем внешнем окружении. Неоднократно проведенными социологическими исследованиями установлено, что люди, повседневно занимающиеся управленческой деятельностью, от 50 до 90 % всего своего времени затрачивают на коммуникации. Это хорошо понятно, если учесть, что руководитель должен быть постоянно включен в коммуникационные процессы, чтобы реализовать свои роли и задачи в межличностных отношениях, в информационном обмене с множеством людей, в процессе принятия решений, не говоря уже о чисто управленческих функциях, воплощаемых в планировании, организации, мотивации деятельности и контроле. Вследствие этого коммуникация является основным и связующим процессом в осуществлении управленческой деятельности.

 

1. Роль коммуникации в системе управления

1.1 Понятие коммуникации

Коммуникация (от лат. - сообщение, передача) - это процесс обмена сообщениями, информацией между различными личностями, их социальными группами, общностями, организациями.

Коммуникация между отдельными людьми, их группами, организациями, государствами, культурами осуществляется в процессе общения как обмен специальными знаковыми образованиями (сообщениями), в которых отображены мысли, идеи, знания, опыт, навыки, ценностные ориентации, программы деятельности общающихся сторон.

Выделяя важную конструктивную роль коммуникации в становлении и развитии человеческой деятельности, в функционировании социальных систем, выдающийся американский социолог Т.Парсонс подчеркивал, что "удивительная сложность систем человеческой деятельности невозможна без относительно стабильных символических систем", а последние создаются и функционируют только благодаря процессам коммуникации. Дело в том, что ситуация двух участвующих во взаимодействии лиц никогда не бывает идентичной, поэтому без способности к абстрагированию значений от отдельных частных ситуаций и введения этих абстрактных символов, значений, норм в символическую систему культуры, "коммуникация была бы невозможной" (7; 468). Сам же коммуникативный процесс включает в себя взаимный обмен символами, значениями, информацией между двумя и большим количеством личностей, каждая из которых выступает в качестве актора - субъекта социального действия. Каждый автор стремится определенным образом воздействовать на реципиента стимулировать в некотором смысле ответный результат, т.е. на человека, которому адресовано сообщение, с целью испытать чувство, оценку, действие и т.п. "Поскольку коммуникация является частью социального процесса, постольку, - пишет Т. Парсонс, - личности действуют в рамках роли, природа которой зависит от ее отношений с актуальными и реальными реципиентами сообщения, и от источников, из которых она получает коммуникативное содержание".

Итак, согласно Т. Парсонсу, в процессе коммуникации взаимодействуют несколько элементов. Они таковы:

действие автора и/или носителя сообщения;

ответная реакция реципиента;

содержание коммуникативного процесса;

взаимные роли, связывающие между собой участников коммуникативного взаимодействия.

Коммуникационный процесс представляет собой необходимую предпосылку становления, развития и функционирования всех социальных систем, потому что именно он обеспечивает связь между людьми и их общностями, делает возможной связь между поколениями, накопление и передачу социального опыта, его обогащение, разделение труда и обмен его продуктами, организацию совместной деятельности, трансляцию культуры. Именно посредством коммуникации осуществляется управление, поэтому она представляет в добавление ко всему сказанному и социальный механизм, с помощью которого возникает и реализуется власть в обществе.

Чем сложнее и разветвлённее становится деятельность общества, социальных организаций и институтов и чем больше в связи с этим накапливается объем информации - научной, художественной, политической, бытовой и т.п., тем более важную роль в процессах управления начинает играть социальная коммуникация. Особую значимость она приобретает в современных условиях, когда осуществляется подлинная информационная революция - стремительное, количественное и качественное преобразование информационной сферы, сопровождающееся коренной трансформацией не только технической, но и социальной, социокультурной основы складывающегося в нашу эпоху постиндустриального, информационного сообщества, базирующегося на многосторонней и многоярусной системе планетарных коммуникационных процессов. На приоритетные позиции в мире начинают выходить не те страны, которые производят наибольшее количество вооружения или извлекают из земли наибольшее количество энергетических и иных ресурсов, а те, которые, опираясь на новейшие научные и технические идеи, реализуя их в разнообразных потоках информации и соответствующих технических средствах, движутся быстрее других в создании и эффективном использовании коммуникационных систем и сетей, в их практическом применении в процессах управления.

Коммуникация представляет собой сложный многокомпонентный процесс. Основными его компонентами являются:

• субъекты коммуникационного процесса-отправитель и получатель сообщения (коммуникатор и реципиент);
• средства коммуникации - код, используемый для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики, ноты и т.п.), а также каналы, по которым передается сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, радио, телеграф и т.п.);
• предмет коммуникации (какое-то явление, событие и т.п.) и отображающее его сообщение (статья, радиопередача, телевизионный сюжет и т.д.);
• эффекты коммуникации - выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.

Социальная коммуникация в процессе своего осуществления решает четыре основных взаимосвязанных задачи:

1. интеграцию отдельных индивидов в социальные группы и общности, а последних - в единую и целостную систему общества;
2. внутреннюю дифференциацию общества, составляющих его групп, общностей, социальных организаций и институтов;
3. отделение и обособление общества и различных групп, общностей друг от друга в процессе их общения и взаимодействия, что приводит к более глубокому осознанию ими своей специфики, к более эффективному выполнению присущих им функций;
4. создание предпосылок и основных компонентов для подготовки, принятия и осуществления управленческого решения.

 

1.2 Виды коммуникации

Управленческая деятельность неразрывно связана с необходимостью постоянного обмена информацией (коммуникативной деятельности) для координации работы подразделений организации и индивидов, направленной на достижение общих целей.

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен информацией. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом или коммуникацией.

Средствами коммуникации является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д.

Рассмотрим коммуникационные процессы, имеющие место в организациях:

1. Коммуникации между организацией и ее средой

Организация функционирует во внешней среде, которая является изменчивой и неопределенной. Для успешной работы в таких условиях должны использоваться различные средства коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. Одной из основных задач является установление взаимосвязи с потребителями, существующими и потенциальными. Такая взаимосвязь происходит через маркетинговые средства: реклама, PR (связь с общественностью), отчеты о деятельности компании в прессе, имидж организации, участие в выставках, а также через торговые организации. В последнее время многие организации создают специальные подразделения по сбору и переработке информации, исходящей из внешней среды. Это помогает создавать прочные связи с потребителями, учитывать их потребности, что является основой долговременного существования современных организаций. Организация также поддерживает связи с представителями государственных и политических структур, используя лобби, поддерживая различные политические акции. Существует большое разнообразие и других форм коммуникации между организацией и ее внешней средой.

2. Коммуникации между уровнями управления и подразделениями

Такая коммуникация получила название межуровневой. К ней относятся:

Вертикальная коммуникация, или коммуникация по нисходящей и коммуникация по восходящей. Ее подвидами являются: коммуникация руководитель-подчиненный и коммуникация между руководителем и группой;

Горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень и это - вертикальная коммуникация. Она может идти сверху вниз и являться нисходящей. Примеры такой коммуникации - распоряжения вышестоящего руководства, цели для подразделений, информация об изменениях в деятельности (например, будет производиться выход на новый рынок). При рассмотрении вертикальной коммуникации отдельно выделяют коммуникацию руководитель-подчиненный, так как эти личностные взаимоотношения во многом являются ядром коммуникации. Она зависит не только от формально закрепленных правил, он и от неформального стиля отношений в организации. Решение многих задач будет зависеть от того, сколько подчиненных смогут и захотят понять руководителя. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненными имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Коммуникация в этом случае будет зависеть не только от личностных характеристик, но и от лидерства в группе.

Кроме этого организация не может эффективно существовать без информации, идущей снизу, или восходящей коммуникации. В основном это оперативная информации о работе, ее сложностях, а также слухи. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных и служебных записок. Передача такой информации заметно влияет на производительность и всю атмосферу в целом.

Организация состоит из множества подразделений, между которыми необходима координация действий, поэтому должна существовать горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями.

В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специалисты, например, совещание по производству нового товара или проблемам качества, в которых принимают участие не только начальники и специалисты производства, но и сбытовики, маркетологи, экономисты.

1. Неформальные коммуникации

Вся организация состоит из формальных и неформальных компонентов. Каналом неформальной коммуникации являются слухи, один из самых быстрых способов распространения информации. Руководители зачастую используют этот канал передачи информации для изучения мнений сотрудников, их готовности к переменам и принятию нового, определения "узких" мест в руководстве организацией. Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам:

изменения в структуре организации;

предполагаемые меры по ужесточению контроля;

грядущие повышения или понижения;

информация о личных пристрастиях руководителей и т. д.

Принято считать, что слухи - это менее точная информация, однако от них во многом зависит весь коммуникационный процесс.

 

1.3 Барьеры коммуникации

Сущность коммуникативной функции руководителя заключается в обеспечении эффективного обмена информацией внутри организации, между ее отдельными подразделениями и индивидами. Для создания эффективных коммуникаций необходимы:

‑ оптимальная организационная структура;

‑ ясные, четкие и определенные цели организации;

‑ конкретизация целей в подцелях каждого уровня управления;

‑ детализированные планы, четко регламентирующие основные виды работ подразделений;

‑ нормативы оценки контрольных показателей;

‑ доступная и ясная система контроля исполнения решений.

В руководстве людьми большая часть времени руководителя расходуется на межличностные коммуникации. Существует ряд факторов, снижающих эффективность общения, которые получили название "барьеры межличностных коммуникаций". К ним относятся:

барьеры восприятия;

семантические барьеры;

невербальные барьеры;

барьеры, возникающие при плохом слушании;

барьеры, возникающие при некачественной обратной связи.

1. Барьер восприятия.

Люди реагируют не на события, которые действительно происходят, а на то, что воспринимается как происходящее. Это связано с тем, что имеет место избирательность источников информации, избирательное внимание, искажение, запоминание. Возникают так называемые барьеры восприятия.

Это:

первое впечатление (внешность, речь, манера поведения и т. п.);

предубеждение в отношении себя и других (недооценка или переоценка);

стереотипы;

эффект проекций. Человек склонен приписывать собеседнику те положительные или отрицательные черты, которые имеет сам, но которыми вряд ли обладает собеседник;

эффект порядка. При общении с незнакомыми людьми больше доверяют и запоминают информацию, поступающую первой (вначале беседы), при общении с друзьями - информацию, поступающую последней.

2. Семантический барьер.

Семантический барьер возникает при вербальной форме общения (устной и письменной речи). Этот язык выработан человеком при общественно-социальном развитии.

Семантика - наука, изучающая способ использования слов и значений, передаваемых словами.

Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания. Значение используемых при общении символов выявляется через опыт и варьируется в зависимости от контекста. Это касается как отдельных слов (особенно иностранного происхождения или характеризующих личность, например порядочность), так и словосочетаний ("как можно скорее", "как только представится возможность").

3. Невербальные барьеры.

Невербальная форма общения - это общение с помощью языка, предоставленного человеку природой и запечатленного в жестах, интонации, мимике, позах, экспрессии движений и т. п. Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу и свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникаций. Ею трудно манипулировать и трудно скрывать в любой межличностной коммуникации.

Некоторые источники утверждают, что вербальные коммуникации составляют 7% информации, звуки и интонация - 38%, жесты, пантомима - 55%.

К невербальным барьерам коммуникаций относят:

визуальные барьеры (особенности телосложения, походка, движение рук, ног и т.д., поза и смена поз, визуальный контакт, кожные реакции, психологическая дистанция);

акустические барьеры (интонация, тембр, темп, громкость, высота звука, речевые паузы и др.);

тактильная чувствительность (рукопожатия, похлопывания, поцелуи и др.);

ольфакторные барьеры (запахи).

4. Плохое слушание (неумение слушать).

Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая информацию. Эффективное слушание является важнейшим качеством хорошо работающего менеджера. Мало воспринимать факты, нужно прислушиваться к чувствам подчиненного. Правила эффективного слушания:

- перестаньте говорить, невозможно слушать разговаривая;

- помогите говорящему раскрепоститься;

- покажите готовность слушать;

- устраните раздражающие моменты;

- сопереживайте говорящему;

- сдерживайте свой характер, рассерженный человек придает неверный смысл словам;

- не допускайте спора или критики;

- не перебивайте;

- задавайте вопросы.

5.Некачественная обратная связь.

Это реакция на ту или иную информацию. Ограничителем эффективности межличностного общения может быть отсутствие обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить адекватность (правильность) восприятия вашего сообщения.

В дополнение к межличностным контактам руководитель должен пользоваться информацией, циркулирующей на предприятии и вне ее. Организационные коммуникации также оказывают сильное влияние на эффективность управления. Им присущи такие барьеры, как искажение сообщений при движении нисходящей и восходящей информации; чем больше иерархических уровней, тем больше искажающих "фильтров", роль которых играют как менеджеры разных уровней, так и подчиненные (например, детская игра в испорченный телефон);

информационные перегрузки, которые не позволяют руководителям своевременно и адекватно реагировать на поступающую информацию;

отсутствие связей между подразделениями, которые либо формально, либо фактически не предусмотрены конкретной схемой организационной структуры.

 

2. Анализ коммуникационных процессов на ОАО «ЯШЗ»

2.1. Анализ внутренних коммуникаций на предприятии.

Среди основных целей, которые преследует ОАО «Ярославский шинный завод» формируя сферу внутренних коммуникаций можно назвать следующие:

1. Своевременное информирование сотрудников о процессах происходящих на предприятии
2. Единое понимание всеми сотрудниками (коллективом компании) миссии компании, ее ценностей, текущих задач, изменений и планов развития.
3. Позитивное восприятие сотрудниками компании политики руководства, ее деловой стратегии, планов развития
4. Включенность сотрудников в процессы формирования репутации и позитивного имиджа компании.
5. Восприятие сотрудниками себя как неотъемлемой части компании, позитивное восприятие ценностей компании, ее культуры, стилистики и стандартов управления.
6. Развитие творческого коллективного потенциала.
7. Формирование корпоративной культуры организации -распространение единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании.
8. Создание атмосферы увлеченности и вовлеченности всех сотрудников в процесс достижения запланированных целей компании, увеличения капитализации и формирования бренда.
9. Формирование лояльности и корпоративной идентичности сотрудников: формирование у сотрудников компании чувства удовлетворения и гордости по поводу работы в организации и чувства принадлежности к коллективу, а также – чувство создателя успешного продукта (гордость за продукт).

Схема внутренних коммуникаций:

Анализируя коммуникационную сферу ОАО «ЯШЗ» можно отметить развитую систему внутренних коммуникаций. Это связано в частности за внедрением и закреплением на предприятии стандартов системы менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и ИСО/ТС 16949:2002. Поддержкой стабильного функционирования системы внутренних коммуникаций на ОАО «ЯШЗ» занимаются два отдела, находящихся в подчинении у директора по персоналу (руководителя второго уровня управления): отдел документационного обеспечения управления, а также отдел по связям с общественностью и внутренним коммуникациям. К ведению первого относится  документационное обеспечение и поддержка системы электронного документооборота. К ведению второго - обеспечение и поддержка системы внутренних коммуникаций, в частности поддержка проведения собраний и совещаний, газета и другие вещи о которых будет сказано далее.  

Что касается горизонтальных коммуникаций, то в стандартах предприятия (СТП) установлено закрепление взаимодействия структурных подразделений друг с другом. Это прописано  в положениях структурных подразделений. Кроме того, на предприятии разработано и ежегодно обновляется положение, регламентирующее проведение собраний и совещаний (П-24 2008). Это также укрепляет горизонтальные коммуникации. В частности, в положении прописано, что цель собраний и совещаний на предприятии – полное и оперативное обеспечение работников предприятия достоверной информацией обо всех происходящих событиях и информационный обмен между работниками, а также проведение оперативного анализа состояния бизнес-процессов предприятия и принятие решений о проведении корректирующих и предупреждающих действий, оценка их результативности и определение направлений по улучшению.  Все собрания и совещания, проводимые на предприятии, делятся на внутренние и внешние.

К внутренним собраниям и совещаниям относятся:

- дирекция (то есть совещание, проводимое генеральным директором предприятия, с участием директоров по направлениям);

- общезаводское совещание руководителей (еженедельное совещание, организуемое пресс-секретарем для всех руководителей структурных подразделений предприятия по наиболее важным вопросам предприятия);

- оперативное производственное селекторное совещание (совещание проводимое для руководителей производственных служб, цехов);

- премиальная комиссия;

- совещания по проектам;

- управляющий комитет по проектам;

- совещание по качеству;

- цеховые совещания (планёрки, производственные совещания).

Кроме горизонтальных коммуникаций широкое развитие получила система вертикальных коммуникаций. В частности, среди традиционных  коммуникаций по принципу «сверху вниз» можно отметить: приказы и распоряжения, а также ежемесячную газету предприятия. Газета выходит как приложение к единой корпоративной газете Холдинга «Вездеход». В газете публикуется информация социального характера, обращения руководства, а также информация о новых назначениях, разъяснения по тем или иным вопросам, интересующих сотрудников предприятия. Среди безусловных плюсов газеты – то, что она формирует чувство причастности к компании. Например, причастность к корпоративным событиям, происшедшим в другом регионе. Информирует о людях и новостях, о корпоративной культуре компании. Например, презентации новых сотрудников. Формирует вовлеченность в деятельность организации. Также это – возможность для творческого самовыражения сотрудников. Например, сотрудник печатает стихи, или статью.

Среди менее распространенных средств коммуникаций - информационные стенды, их на заводе установлено свыше 60 во всех крупных структурных подразделениях. На них вывешиваются важные объявления администрации, приказы и другая информация. Отдельно можно выделить стенды, посвященные производственным показателям, качественным показателям, внедрению системы 5С. Информация на стендах обновляется регулярно и призвана дать сотрудникам предприятия полную картину процессов происходящих в цехе.  

Около 700 сотрудников предприятия имеют оборудованное компьютером рабочее место, это значительно расширяет возможности функционирования системы внутренних коммуникаций. Помимо отлаженной системы электронного документооборота, позволяющей осуществлять мгновенное визирование, прием, передачу и поиск необходимого служебного документа,  на предприятии действует внутренний информационный портал. На портале сотрудники предприятия могут ознакомиться с интересующий их  информацией  из жизни предприятия, объявлениями, новостями завода, кроме того, узнать меню и цены заводских столовых, подать заявку на устранение проблем с оргтехникой или закупку нового компьютерного оборудования, узнать ФИО, точную должность, контакты любого руководителя предприятия. Кроме того, портал дает доступ к системе электронного документооборота, а также необходимым служебным программам по контролю качества, прослеживаемости процессов и т.п. Также к «электронным помощникам» системы внутренних коммуникаций,  я бы отнес ежедневную электронную рассылку новостей предприятия, а также электронную бегущую строку на проходной предприятия.

Что касается коммуникаций по принципу «снизу вверх», то к ним я бы отнес ящик для вопросов и предложений на центральной проходной предприятия. В этот ящик любой сотрудник предприятия может поместить свой вопрос к руководству завода, ответы на вопросы, как правило, публикуются в заводской газете. Кроме того, важным инструментом коммуникации на предприятии служат т.н. прямые коммуникации – на ОАО «ЯШЗ» это проводимые на регулярной основе во всех цехах рабочие собрания. Система рабочих собраний призвана максимально полно информировать сотрудников о процессах происходящих на предприятии, а также позволяет руководству получить обратную связь от работников завода. Ежемесячно каждое крупное структурное подразделение направляет в отдел по связям с общественностью и внутренним коммуникациям, заявку на проведение рабочего собрания с указанием времени, и места проведения. Кроме того, в заявке указывается имя интересующего их Директора по направлению, а также вопросы к нему. Отдел  по связям с общественностью и внутренним коммуникациям, обобщает все заявки, формирует график на месяц, оповещает приглашенных директоров о теме повстки дня и заданных вопросах. После чего график выкладывается в общий доступ на корпоративном внутреннем портале. Директора обязаны посещать данные мероприятия. Генеральный директор лично выбирает интересующее его рабочее собрание и посещает его, таким образом, у работников есть возможность изложить волнующие их проблемы напрямую руководству предприятия. У руководства в свою очередь есть возможность оценить морально психологическую обстановку у каждом конкретном коллективе и услышать оценить работу руководства предприятия, напрямую.

Проанализировав работу системы можно сделать вывод, что она работает с высокой степенью эффективности и отражает реальные потребности менеджмента и сотрудников предприятия. Подтверждением этому стали данные опрос, проводимый среди сотрудников предприятия в 2008 году. Большинство опрошенных указало среди основных источников получения информации о предприятии так называемые формальные каналы коммуникаций (см. таблицу 1, приложение 1).

 

2.2. Анализ внешних коммуникаций на предприятии.

Система внешних коммуникаций ОАО «Ярославский шинный завод»,  имеет довольно развитую структуру, выходящую за пределы организационной структуры управления предприятием. Общее руководство системой внешних коммуникаций на предприятии осуществляет пресс-секретарь ОАО «ЯШЗ». Система внешних коммуникаций предприятия тесным образом встроена в систему коммуникаций Холдинга «СИБУР-Русские шины». Общее управление системой внешних коммуникаций Холдинга осуществляется начальником департамента корпоративных коммуникаций и связей с инвесторами, который расположен в Москве. Ему функционально подчинены пресс-секретари всех предприятий Холдинга, которые должны реализовывать информационную стратегию Холдинга на местах. К сожалению, на настоящий момент стратегия на 2008 и 2009 год для регионов еще не выработана. По этому координация и контроль деятельности в области внешних коммуникаций является лишь формальным.

К внешним коммуникациям относятся коммуникации предприятия с внешней средой, то есть: поставщиками, конкурентами, потребителями и государственными органами. Остановлюсь на каждом из них подробнее:

Поставщики.

Основными поставщиком предприятия является Холдинг «СИБУР», частью которого является ОАО «Ярославский шинный завод». Основные коммуникационные процессы с Холдингом идут по вопросам поставок и качества сырья, социальных программ, реализации на базе предприятия инвестиционных проектов.

Конкуренты

Основными конкурентами на российском шинном рынке для нас являются такие компании как «Нижнекамскшина», ОАО «Алтайский шинный комбинат», Холдинг «Amtel-Vrederstein». Коммуникации с конкурентами происходят в основном с целью анализа предпринимаемых ими действий, а также с целью выработки определенных общих действий по лоббированию интересов отечественной шинной промышленности. В частности через Торгово-промышленную палату РФ, в 2008 году совместными усилиями удалось снизить пошлины на ввозимый в страну натуральный каучук.

Потребители

Основными действующими игроками в вопросах коммуникации с потребителями являются отделы маркетинга, рекламы и связей с общественностью, а также службы качества. Вопросы маркетинга и рекламы в корпоративной структуре Холдинга «СИБУР-Русские» шины отнесены к компетенции Корпоративного центра, поэтому служб занимающихся маркетингом и рекламой на ОАО «Ярославский шинный завод» нет. Связями с общественностью на предприятии руководит пресс-секретарь. В его компетенции входит разрабатывать стратегию общения, устанавливать и поддерживать тесные контакты с представителями общественности, средствами массовой информации; устанавливать общие контуры фирменного стиля предприятия; планы мероприятий по формированию или  корректированию корпоративного имиджа предприятия.

Среди основных каналов коммуникации с партнерами потребителями:

1. масс-медиа (всех уровней),
2. специализированные деловые издания (отраслевые, региональные, федеральные), в т. ч. Интернет СМИ,
3. Корпоративный сайт,
4. презентации,
5. специальные мероприятия (круглые столы, конференции и пр.)
6. устные каналы,
7. рассылка корпоративных изданий.

Одним из важнейших средств информирования потребителей о продукции предприятия и получения обратной связи является корпоративный Интернет-сайт. На сайте ОАО «Ярославский шинный завод» содержится информация о продукции предприятия, сведения о системе менеджмента качества, новостях завода, социальной политике, а также важные сведения для акционеров предприятия.

Помимо всего прочего на сайт предприятия приходят вопросы от потребителей и поставщиков, как действующих, так и потенциальных. Все вопросы анализируются, и в течение 3-х дней на них дается  обстоятельный ответ. Кроме того, ОАО «Ярославский шинный завод» коммуницирует с внешней средой через  размещение информации в СМИ. Это могут быть и имиджевые материалы, информация для акционеров, или же любая другая информация, в размещении которой имеется потребность. Немаловажную роль в коммуникации с потребителем играют роль службы качества. На предприятии представители служб качества завода регулярно посещают наших главных потребителей – производственные конвейеры крупнейших российских автозаводов, таких как ОАО «АВТОВАЗ», «КАМАЗ», ОАО «ГАЗ» и т.д.    

Государственные органы

ОАО «Ярославский шинный завод», как крупное промышленное предприятие региона, обращает на себя внимание региональных государственных структур. Основное взаимодействие с государственными органами на уровне Ярославского региона идет в сфере социальной политики, природоохранной деятельности, а также благотворительности. Нельзя не отметить ту поддержку, которую получило предприятие в плане налоговых послаблений, вследствие реализации масштабных инвестиционных проектов. В 2008 году, Администрация Ярославской области приняла решение включить ОАО «Ярославский шинный завод» в кластер производства автокомпонентов, как один из приоритетных направлений развития промышленности региона. На федеральном уровне коммуникации с органами государственной власти происходят через Холдинг «СИБУР-Русские шины». Среди основных целей таких коммуникаций выделяются:

1. Развитие и поддержание отношений с федеральными и региональными министерствами и ведомствами, законодательными органами власти, политическими, корпоративными, общественными организациями, пре­дставителями деловой и политической элиты.
2. Организация и исполнение лоббистских кампаний в Государственной Думе, Совете Федераций, в региональных органах законодательной и исполнительной власти.
3. Позиционирование компании в органах государственной власти

Методами работы являются:

1. Письменные обращения в органы власти,
2. Выступления в СМИ,
3. Организация депутатских или парламентских запросов
4. Работа в рамках подкомитета шинной промышленности в Торгово-промышленной палате РФ.

 

3. Совершенствование коммуникаций.

Проанализировав систему управления внутренними и внешними коммуникаций предприятия, я пришел к выводу, что она нуждается в совершенствовании.

Основным фактором улучшения управления системой внутренних и внешних коммуникаций на предприятии, я бы назвал изменение организационной структуры предприятия. То есть повышение уровня правления структур занимающихся коммуникациями. В частности, прямое, а не косвенное подчинение пресс-секретаря и начальника отдела по связям с общественностью генеральному директору предприятия. Данная структура распространена в абсолютном большинстве успешных Российских компаний.   

Очень мало внимания в работе системы отдается формированию стратегии коммуникаций. Правильным решением было бы ежегодное формирование стратегии  в области внутренних и внешних коммуникаций, исходя из стратегии и задач предприятия на предстоящий год, а также  реальных потребностей аппарата управления.

 Кроме того, есть существенная проблема, связанная с оценкой эффективности коммуникаций, а также установлением т.н. контрольных показателей. Одним из путей выхода и этой ситуации является внедрение в подразделениях, задействованных в управлении коммуникациями – системы мотивации основанной на управлении по целям.

Среди дальнейших путей совершенствования управления системой  внутренних и внешних коммуникаций на предприятии я бы назвал основным –  интеграцию в систему коммуникаций Холдинга «СИБУР-Русские шины». Одним из важных предпосылок дальнейшего развития компании я считаю формирование единого информационного пространства между заводами Холдинга и Корпоративным центром. Этого можно достичь, произведя  симбиоз внутрикорпоративных порталов – другими словами внедрив единый внутренний портал внутри всех компаний Холдинга. Это позволило бы специалистам внутри Холдинга эффективнее взаимодействовать друг с другом, ускорило бы работу над проектами. Кроме того, возникла очевидная необходимость создания единого внешнего сайта Холдинга, обусловленная наличием единого бренда, выпускаемого на разных производственных площадках. Единый сайт позволил бы более эффективно работать с потенциальными потребителями продукции компании.

К совершенствованию системы внешних коммуникаций я бы отнес разработку единой информационной стратегии Холдингом ОАО «СИБУР-Русские шины», к сожалению, на протяжении 2008 – 2009 года данная стратегия не была разработана, что значительно снизило эффективность внешних коммуникаций на уровне Ярославского региона.

В плане системы внутренних коммуникаций основной проблемой является поддержание существующей эффективности действующей системы, что довольно проблематично в связи с постоянной оптимизацией численности персонала.

Кроме того, необходимо отладить существующие механизмы электронной системы документооборота, произвести обучение эффективной работе всех сотрудников, задействованных в ней.

 

Заключение

Система внутренних и внешних коммуникаций на ОАО «Ярославский шинный завод» играет важную роль в процессе управления предприятием. Благодаря ней менеджмент и сотрудники предприятия имеют доступ к информации необходимой для принятия решений, эффективно коммуницируют друг с другом.  Тем не менее, есть ряд узких моментов, касающихся планирования, структуры управления коммуникациями, а также оценки и повышения эффективности работы системы. Все эти моменты необходимо устранить в самые сжатые сроки для того, чтобы система сохраняла свою эффективность и отвечала реальным потребностям менеджмента.

Приложение 1

Таблица 1

ОТКУДА В БОЛЬШЕЙ СТЕПЕНИ ВЫ ПОЛУЧАЕТЕ ИНФОРМАЦИЮ О РАБОТЕ ПРЕДПРИЯТИЯ? (несколько вариантов)	Рабочие  %	ИТР %	В целом %
заводская газета	73,7	64,1	70,1
общение с коллегами по работе	47,6	56,7	51
приказы, распоряжения	25,9	59,1	38,3
общение с непосредственным руководителем	15,5	36,5	23,3
рабочие собрания / собрания в отделе	24	12,2	19,6
электронная рассылка новостей	3,6	43,3	18,4
информационные стенды	10,3	6,2	8,8
производственные совещания	1,4	14,5	6,3
городская печать	3,2	3	3,1
телепередачи	3	3	3
Интернет	0,4	5	2,1
радиопередачи	0,9	0,6	0,8
другое	0,7	0,9	0,8
корпоративный журнал	0,2	1,2	0,6

 

Литература:

 

1. Парсонс Т. «Система современных обществ». — М.: Аспект-Пресс, 1997
2. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.:Дело,1999.
3. Бусыгин А.В. “Предпринимательство: Основной курс.” Москва 1994 г.
4. Королько В.Г. Основы паблик рилейшнз. М., "Рефл-бук",– 2000 г.

---

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

---

Чтобы скачать бесплатно Рефераты на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Рефераты для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

---

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

---

Если Реферат, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

---

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

---

Похожие работы

• Управление коммуникационными процессами в организации
• Управление коммуникационными процессами в организации