Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по менеджменту »
Тема: Характеристика организации как системы
Раздел: Бесплатные рефераты по менеджменту
Тип: Контрольная работа | Размер: 25.29K | Скачано: 288 | Добавлен 16.06.11 в 02:36 | Рейтинг: +5 | Еще Контрольные работы
Вуз: ВЗФЭИ
Год и город: Воронеж 2011
Содержание
1. Введение 3
2. Система 4-5
3. Система управления 6-8
4. Субъект и объект управления 9-10
5. Организация как система 11-12
6. Открытая система 13-14
7. Подсистемы управления 15-16
8. Внутренняя среда организации 17-19
9. Внешняя среда организации 20-24
10. Заключение 25
11. Список используемой литературы 26
Введение
В своей контрольной работе я буду рассматривать характеристики организации как системы.Целью данной работы сформировать твёрдые теоритически знания.
Системный подход к организации представляет собой в большей степени способ мышления по отношению к организации и управления ею. Организацию следует рассматривать как основную единицу рыночной экономики, где принимаются управленческие решения, направленные на развитие всего сообщества.
Организация представляет собой систему как совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность, и в то же время, сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, имеющее специфический набор взаимоувязанных целей.
Цель развития (или просто функционирования) организации рассматривается в качестве ориентира, выравнивающего индивидуальное целеполагание работников, и связей, обеспечивающих взаимодействие работников в процессе делегирования полномочий и ответственности. Для достижения данных целей задачи подразделений и работников организации должны быть взаимоувязаны (сбалансированы) посредством вертикального разделения, иерархии полномочий и ответственности, поэтому функция управления является важной составляющей деятельности любой организации.
Система
Понятие «система» относится к фундаментальным научным категориям.Система – соединение объектов, объединенных регулярным взаимодействием или взаимозаменяемостью.
В различных определениях системы общим является выделение свойства целостности систем, т. е. система - это совокупность взаимодействующих элементов, составляющих целостное образование с новым свойством, которым не обладает в отдельности ни один из ее элементов. Это свойство иногда называют эмерджентностью (от англ. emergence — появление нового).
Эмерджентность означает несовпадение цели организации с целями входящих в нее частей. Например, цель корпорации состоит в получении максимальной прибыли при минимальных расходах на рабочую силу. Подсистема «персонал» руководствуется целью максимизации оплаты труда при минимизации энергетических затрат. В умении сглаживать подобные противоречия и состоит искусство руководителей.
Другой пример — система «государство», цель которого — получение максимального объема налоговых поступлений. Цель же подсистемы «народ» — максимизация доходов ее частей, а значит, минимизация налоговых отчислений. Очевидно, что цели системы и подсистемы не совпадают: при необоснованно большом повышении ставок налогов население будет скрывать доходы, что приведет к сокращению налоговой базы государства.
В последнее время в теории управления для характеристики свойств целостности используют термин синергизм. Под синергичностью (от греч. synerqeila — сотрудничество, содружество) понимается одно направленность действий, интеграция усилий в системе, которые приводят к возрастанию (умножению) конечного результата. Например, опытный спортсмен, преодолевая планку на большой высоте, толкая штангу, выполняя сложные фигуры на коньках, стремится к оптимальному согласованию движений всех своих мышц и получает лучший результат. В управлении организацией синергичность означает сознательную однонаправленную деятельность всех членов коллектива (подразделений) в стремлении к общей цели. Многие фирмы тратят огромные средства на поиск источников увеличения синергии.
В более общем плане говорят о науке синергетике, изучающей законы упорядоченности и самоорганизации частей системы из состояния хаоса. Повышение синергии в организации осуществляется прежде всего посредством грамотной работы с персоналом. Менеджменту необходимо иметь информацию о психологии и социальной структуре работающих (образование, возраст, пол, национальность, семейное положение и т.д.), их этике, взглядах, нравах и обычаях, традициях и культуре, на основании которой и строится эффективная система управления организацией.
Система управления
Система управления является важнейшей характеристикой организации. Эта система предполагает наличие и функционирование руководителей и объектов управления, каналов для передачи командной информации и информации состояния (обратной связи), целенаправленную переработку этой информации, деятельность по подготовке и принятию управленческих решений.
Система управления организацией представляет собой весьма сложное образование, включающее следующие взаимосвязанные элементы:
• органы (субъекты) управления (должности, подразделения);
• коммуникационные каналы;
• набор методов, технологий, норм, правил, процедур, предписаний, полномочий, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий.
Принципами построения системы управления являются:
• соответствие целям организации;
• сопряженность функций и полномочий;
• ориентированность на определенный уровень компетентности персонала;
• допущение неформальных связей;
• обеспечение эффективного контроля;
• гибкость и адаптивность.
Как и любая органическая система, система управления находится в постоянном развитии. Это развитие может быть экстенсивным (путем увеличения числа субъектов, связей между ними) и интенсивным (за счет рационализации функций, процедур и т. д.).
Система управления характеризуется:
1) составом, соподчиненностью, информационной нафузкой элементов, способом
их взаимодействия;
2) уровнем централизации или децентрализации полномочий;
3) степенью специализации и регламентации функций;
4) стабильностью или изменчивостью поведения;
5) открытостью или закрытостью (восприимчивостью или невосприимчивостью
к внешним влияниям);
6) техническим оснащением.
Система управления должна быть эффективной. К признакам ее эффективности можно отнести:
1) высокую оперативность, надежность, качество принимаемых решений;
2) минимизацию затрат времени, связанных с их подготовкой;
3) экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления;
4) улучшение технико-экономических показателей основной деятельности
и условий труда;
5) снижающуюся долю административных работников в персонале организации.
Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей; своевременности и полноты информации; учета социально-психологических особенностей участников; обеспечения оптимального размера подразделений.
Субъект и объект управления
Процесс управления предполагает наличие управляемого объекта или субъекта (управляющего органа). Это означает, что любая организация представляет собой единство двух систем управления: управляемой и управляющий. В обоих случаях отношения между управляемой и управляющей подсистемами – это взаимоотношения людей.
Таким образом, под объектом управления следует понимать отдельную структуру организации либо организацию в целом, на которую направленно управляющее действие. Субъект управления – орган или лицо, которое осуществляет управляющее действие.
В связи с этим одна и та же структура организации может быть и объектом, и субъектом управления. Кроме высшего органа государственного управления: Верховного Совета республики, Государственной Дума и др.
К примеру, в универмаге управляющей подсистемой является управленческий аппарат во главе с директором, а управляемой – отделы (секции). В отделе (секции) в свою очередь управляющей подсистемой будет управленческий аппарат во главе с заведующим отделом (секцией), а управляемой – продавцы. В то же время администрация (директор универмага) трансформируется из управляющей подсистемы в управляемую тогда, когда выполняет приказы (указания, распоряжения, решения), поступающих от вышестоящих органов руководства (управления торговли либо министерства торговли).
Таким образом, субъектами управления являются органы законодательной и судебной власти. Объекты, на которые воздействует государство посредством законов и судебных решений, классифицируются по нескольким признакам:
Организация как система
Организационные системы - это такие системы, которые обеспечивают функционирование коллектива людей для достижения определенных целей.
Таким образом, уже в самом определении организационной системы управления предполагается целенаправленный характер ее функционирования. Цель может быть достигнута только в том случае,
- когда организационные процессы будут эффективными, то есть обеспечивать получение наилучших результатов на единицу затрат соответствующих ресурсов;
- когда организационные процессы будут надежными, то есть гарантировано самоосуществление процесса как такового;
- когда организационные процессы осуществляются без задержек, излишних временных разрывов и не выходят за пределы временных границ, то есть оперативны;
- когда организационные системы обладают гибкостью, то есть способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления;
- когда организационные процессы характеризуются непрерывностью и ритмичностью, то есть соответствием между деятельностью той или иной стадии (этапом, периодом, фазой) и происходящими в ходе ее изменениями.
Названные требования могут быть реализованы только в том случае, когда организационная система управления обладает таким качеством, как устойчивость системы, то есть свойством сохранять некоторое свое качество в процессе управления при наличии возмущений.
Рассмотрим более подробно понятия требования применительно
к организационному управлению:
Устойчивость- свойство процесса управления сохранять и восстанавливать свое качество в условиях внешних и внутренних возмущений. Применительно к организационным системам управления устойчивость - способность решать все задачи, требуемые обстановкой при целенаправленных внешних воздействиях. Она есть результат технической и функциональной устойчивости.
Техническая устойчивость- способность противостоять воздействиям технического характера с помощью технических средств.
Функциональная устойчивость- способность противостоять воздействием социально-политического, экономического характера и другим нетехническим воздействиям с помощью средств интеллектуального характера: организации труда, методов создания и введения информации, решения интеллектуальных задач и др.
Таким образом, при оценке устойчивости необходимо установить показатели свойств процесса управления, значения которых необходимо сохранить и определить степени влияния на эти показатели различных возмущений (воздействия окружающей среды, ошибок управленческого персонала и т.д.).Устойчивость процесса может быть абсолютной, то есть оцениваться по всем его свойствам, и относительной, когда оценка производится с помощью некоторого функционала, характеризующего одно из свойств исследуемого процесса.
Открытая система
Открытая система - это система, питающаяся извне какой-либо энергией или ресурсами.
Примеры открытых систем: калькулятор или радиоприемник с солнечной батареей (энергия поступает извне), промышленное предприятие, завод, фирма, компания и др.
Открытая организационная система характеризуется:
- наличием цикла событий;
- негативной энтропией - для коммерческой организации главным критерием негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном временном интервале;
- обратной связью. Под обратной связью понимается информация, которая генерируется, собирается, используется открытой системой для мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной деятельности. Обратная связь позволяет организации получать информацию о возможных или реальных отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в процесс её развития. Отсутствие обратной связи ведёт к патологии, кризису и краху организации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации, интерпретирующие её, систематизирующие потоки информации, обладают колоссальной властью;
- динамическим гомеостазом - процессом поддержания самой организацией сбалансированного состояния;
- дифференциацией - тенденцией к росту, специализации и разделению функций между различными компонентами, которые формируют данную систему в ответ на изменение внешней среды;
- эквифинальностью. Открытые организационные системы способны, в отличие от закрытых систем, достигать поставленных целей различными путями, двигаясь к этим целям с различных стартовых условий. Нет и быть не может единого и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда может быть достигнута разными способами, и двигаться к ней можно с разными скоростями.
Очевидно, что хозяйствующие организации не могут существовать автономно, для осуществления их деятельности необходимы снабжение, сбыт, работа с потенциальными покупателями и т.д. именно поэтому их правомерно отнести к большим открытым системам.
Подсистемы управления
Для исследования сложных систем применяют декомпозицию - разделение системы на части (подсистемы), которые рассматривают как самостоятельные объекты. Декомпозиция - это анализ систем по различным целям, функциям, способам достижения целей и др. В производственной организации можно выделить подсистемы маркетинга, собственно производства, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, финансов, менеджмента (управление персоналом) и др.
Каждую из этих подсистем можно рассматривать как систему управления. Например, маркетинг, являясь частью системы управления на основе учета внешних факторов, может рассматриваться как объект управления. Для выделения задач управления маркетингом нужно раскрыть содержание функций управления (анализ, планирование, организация, мотивация, контроль и др.) применительно к комплексу маркетинга (товар, цена, система сбыта, продвижение товара).
В производстве можно выделить подсистемы технологической подготовки производства, основного и вспомогательного производства, материально-технического снабжения, контроля качества и др. Эти подсистемы охватывают производственные функции, каждая из которых требует управления. В системе управления можно выделить целевые подсистемы: управление ресурсами, управление качеством, управление охраной окружающей среды, управление развитием производства (инновациями), управление развитием комплекса и др. В каждой из этих подсистем реализуется ряд целей. Например, в управлении развитием коллектива или человеческими ресурсами целями являются отбор кадров, оценка их профессиональных качеств, обучение и повышение квалификации, материальное и моральное стимулирование и т. д.
Функциональные подсистемы включают сущность и содержание управленческой деятельности, состав решаемых задач управления и, как правило, соответствуют организационной структуре управления.
Типичные функциональные подсистемы - маркетинг, финансы, бухгалтерский учет, которые обособлены в специальных подразделениях организации. Целевые подсистемы обычно не имеют соответствующих подразделений в аппарате управления, однако их функции закрепляются за линейными и функциональными подразделениями.
Внутренняя среда организации
Поскольку организации являются созданные людьми системами, то к внутренним факторам или переменным, требующим внимания руководства в процессе управления, относятся: цели, задачи, структура, технологии и ресурсы.
Поэтому к внутренней среде организационной системы можно отнести совокупность взаимосвязанных внутренних переменных, характеризующих ситуацию внутри организации и влияющих на ее управление или ее управляемость.
Рассмотрим внутренние переменные, требующие внимания в управлении.
Цели- это то конечное состояние или желаемый результат, к которому стремится организация. Цели организации определяют ориентацию ее деятельности, которая пронизывает все последующие решения руководства.
Организационные системы, которые занимаются бизнесом, озабочены получением прибыли. Это их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные заведения и некоммерческие организации не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты, и это находит отражение в наборе целей, которые определяются бюджетом, ограничениями и т.д.
Задачи. Задачи - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена с требуемым качеством в заранее оговоренные сроки. Задачи организаций традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами и информацией. Например, на заводском конвейере работа с людьми состоит из работы с предметами. Задача мастера – это, в основном, работа с людьми. Задача руководителя организации, в основном связанна с информацией.
Организационная структура. Организационная структура – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей (отделов, подразделений), построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать поставленные цели. Построение организационной структуры основано на двух основных концепциях: специализированное разделение труда и сфера контроля. Характерной особенностью разделения труда является закрепление данной работы за специалистами, которые способны выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.
В любой организации имеется горизонтальное и вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда определяет работу по управлению от непосредственного выполнения поставленных задач и создает иерархию уровней управления. Основной характеристикой этой иерархии является подчиненность должностных лиц на каждом уровне. Количество лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля- это важный аспект организационной структуры. Еслиодному руководителю подчиняется большое количество людей, то в этом случае мы имеем дело с широкой сферой контроля. Если сфера узкая (маленькая), то есть каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре.
Особое место в управлении организационной системой играет координация. Если руководство не создает формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Формулирование и доведение целей организации в целом и каждого подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция играет определенную роль в координации специализированного разделения труда.
Технология. Технология – это способ преобразования ресурсов, поступающих из внешней среды, в результате деятельности организации. Задачи и технология также взаимосвязаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.
Ресурсы – это материальные ресурсы. Информация, энергия, финансы, люди. Ресурсы организации являются важным фактором в управлении. Наличие или отсутствие ресурсов, а также их качество определяют возможности организации и способы достижения поставленных целей.
Основным видом ресурсов в организациях являются люди. Руководители любых организаций достигают своих целей только через других людей. Установлены три аспекта человеческого фактора в организациях: поведение отдельных людей, поведение людей в группе и поведение руководителей в роли лидеров и их влияние на поведение отдельных людей и групп. Поведение человека в обществе есть сочетание характеристик индивида как личности и внешней среды. Люди различаются по своим личностным характеристикам (способности, предрасположенности, потребности, ожидания, восприятие, духовные ценности, темперамент) и поэтому в одной и той же ситуации ведут себя по-разному.
Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). Все внутренние переменные взаимосвязаны. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие. Но при этом необходимо знать, что совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.
Внешняя среда организации
Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируют среду, в которой работает организация. В современных условиях она характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет факторов внешней среды при принятии организационных решений. Да и сами факторы оказывают различное влияние на работу организации.
Характер деятельности современных руководителей заставляет их обращать на внешнюю среду еще больше внимания, чем когда-либо.
Под внешней средой в управлении понимается совокупность взаимосвязанных внешних факторов изменения свойств, которые влияют на организационную систему.
Внешнее окружение организаций все чаще становится источником проблем для их руководителей, которые вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся внешней среде и ее воздействиях. Даже если бы изменения не были столь значительны, руководителям все равно пришлось бы учитывать среду, поскольку любая организационная система, как открытая система, зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, целенаправленного противодействия со стороны других организационных систем (конкурентов или противников), законодательства, решений правительства и вышестоящих руководителей, экономических условий, социальных и культурных изменений, политической ситуации, технологических нововведений, природных условий, общественного мнения и других факторов. Организационные системы вынуждены приспосабливаться к внешней среде, чтобы выжить и сохранить свою эффективность.
К обобщенным характеристикам внешней среды можно отнести:
· взаимосвязанность факторов: сила, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.
· сложность: число и разнообразие факторов, значительным образом влияющих на организацию.
· первичность:
· неопределенность: относительное количество информации о среде и уверенность в ее точности.
При рассмотрении влияния внешней среды на управление организационной системой важно понимать, что характеристики среды отличны, но в тоже время связаны с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия.
К основным факторам внешней среды прямого воздействия коммерческой организации относятся: поставщики; потребители; конкуренты; законы и государственные органы; профсоюзы.
Поставщики. С точки зрения системного подхода организационная система – это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов – это материалы, капитал, трудовые ресурсы и др. Зависимость между организационной системой и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия внешней среды на операции и успешность деятельности организации.
Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для таких организаций.
Для роста и процветания фирме (организации) нужны не только поставщики материалов, но и капиталы. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, акционеры, частные лица и др.
Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материал, все перечисленное имеет мало проку.
Профсоюзы. Подписывая договор с профсоюзом, организация (фирма), по сути дела, договаривается с поставщиком рабочей силы.
Законы и государственные органы. Законы устанавливают статус организации. Определяют, как организация может вести свои дела, и какие налоги должна платить. Государственные органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона.
Потребители. В рыночной экономике потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к ее результатам ее деятельности. Тем самым необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействие организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов.
Конкурентность. Основным объектом соперничества организаций является потребитель. Однако они могут вести конкурентную борьбу не только за потребителя, но и за трудовые ресурсы, материал, капитал и право использовать определенные технические нововведения.
К основным факторам внешней среды косвенного воздействия относятся: международные события; состояние экономики страны; научно-технический прогресс; политические и социокультурные факторы. Анализ факторов внешней среды косвенного воздействия позволяет организации своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств.
При анализе факторов внешней среды косвенного воздействия необходимо учитывать:
· При анализе состояния экономики темпы инфляции (дефляции), налоговую ставку, уровень занятости населения в целом и в отрасли, платежеспособность предприятий;
· При анализе политических факторов следует следить за соглашениями по тарифам и торговле между странами, таможенной политикой, нормативными актами местных органов власти и центрального правительства, уровнем развития правового регулирования экономики, отношениям государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитной политикой местных властей, ограничениями на получение ссуд и наем рабочей силы;
· При анализе научно-технического прогресса постоянно следить за технологической внешней средой, чтобы не упустить момент появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию организации. При этом необходимо учитывать изменения в технологии производства (особенно важно не пропустить момент начала создания принципиально новых технологий), конструкционных материалов, применение вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменения в технологии сбора, обработки и передаче информации, в средствах связи;
· При анализе социокультурных факторов включают изменяющиеся общественные ценности, установки, отношения, ожидания и нравы, культурные ценности;
· При анализе международных факторов нужно отслеживать политику правительств, других стран, предусматривающую усилия по защите или расширению национального рынка в целом или отдельных отраслей.
Все факторы внешней среды взаимозависимы и взаимодействуют между собой.
Заключение
Организация, является открытой системой, так как взаимодействует с внешней средой неограниченное число раз. В любой организации реализуются три ключевых процесса: получение ресурсов из внешней среды, трансформация ресурсов в готовый продукт (или услугу) и передача его во внешнюю среду.
Основные ресурсы, необходимые организации, – это люди, энергия, капитал, материалы и информация.
Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимодействие с внешней средой. Ни одна организация не может быть абсолютно закрытой системой. Организация зависит от внешней среды, как в отношении своих ресурсов, так и в реализации продуктов своей жизнедеятельности. Внешняя среда включает все силы и институты, с которыми организация сталкивается в своей оперативной или стратегической деятельности: экономические условия, законодательство, систему ценностных ориентиров, уровень технологий, конкурентов. Внешняя среда никогда не бывает стабильной, поэтому мало знать сущность своей «среды обитания» и природы ее изменений, надо уметь реагировать на эти изменения, а еще лучше – предвидеть или создавать изменения внешней среды, необходимые для развития организации.
Главными элементами любой организации являются люди, которые в свою очередь представляют собой сложные и многофакторные системы, управляемые на основе адаптивных механизмов. Поэтому важно, чтобы персонал организации сочетал различные типы личностей и в то же времябыл профессионально пригодным для достижения поставленных целей стратегического развития организации.
Список используемой литературы
Внимание!
Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы
Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).
Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.
Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.
Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.
Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.
Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.