Studrb.ru банк рефератов
Консультация и поддержка студентов в учёбе

Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по организации делопроизводства и персональному менеджменту »

Контрольная работа по Организации делопроизводства Вариант 2

Контрольная работа по Организации делопроизводства Вариант 2 [23.06.11]

Тема: Контрольная работа по Организации делопроизводства Вариант 2

Раздел: Бесплатные рефераты по организации делопроизводства и персональному менеджменту

Тип: Контрольная работа | Размер: 173.64K | Скачано: 287 | Добавлен 23.06.11 в 07:39 | Рейтинг: +2 | Еще Контрольные работы

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Барнаул 2010


Содержание

1. Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя.

2. Функции служб документального обеспечения управления.

3. Схема работы с исходящим документом. Используемые реквизиты.

Список литературы.

 

1.Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя.

Деловая этика в широком смысле — это совокупность этиче­ских принципов и норм, которыми должна руководствоваться дея­тельность организаций и их членов в сфере управления и пред­принимательства. Она охватывает, включает явления различных порядков; этическую оценку как внутренней, так и внешней политики орга­низации в целом; моральные принципы членов организации, т.е. Профессиональную мораль; моральный климат в организации; об­разцы морального поведения; нормы делового этикета — ритуализированные внешние нормы поведения.

Правила взаимоотношений с подчиненными.

Этические принципы деловых взаимоотношений:

-честность (стремление заключить с партнером взаимовыгодные соглашения.)

-свобода (Это означает, что менеджер, признавая свободу своего конкурента, не должен вмешиваться в его дела и ущемлять даже в мелочах его интересы.)

-терпимость (рождает взаимное доверие и помогает гасить конфликтные ситуации)

-тактичность (предполагает ориентацию на гуманность и благородство)

-авторитет (играет важную роль в формировании положительного служебного имиджа руководителя)

Правила взаимоотношений:

-хвалить при всех

-ругать наедине

-не передавать не проверенную информацию

-не переходить на личности

Правила ведения переговоров:

-техника активного слушания

-поощрение критики партнера

-наличие нескольких вариантов решений

-выдвижение требований после аргументов

-все требования выдвигать в вопросительной форме.

Основные приемы ведения переговоров:

-уход или уклонение от борьбы

-затягивание (для получения дополнительной информации)

-пакетирование (выдвижение пакета требований)

-коммерческий стриптиз (завышение условий на 50%4 снижение на 10- 15%)

-расстановка ложных акцентов

-выдвижение требований в последний момент.[3]

 

2.Функции служб документального обеспечения управления.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. [6]

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами. [5]

 

3.Схема работы с исходящим документом. Используемые реквизиты.

Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Этапы обработки исходящих документов

 1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем документ регистрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию. [6]

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные зако­ном или положениями для отдельных видов документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зави­симости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один доку­мент не оформляется полным их набором. Для каждого вида доку­мента определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следую­щий состав реквизитов:

1)  Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий);

2) эмблема организации (если не государственное) – условное (символическое0 графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской пе­реписки), если он есть- проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организации (ОКПО) или Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код предприятия – это код автора документа, он служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и является элементом систем электронной идентификации документов.

4) код документа по ОКУД (если есть)- Общероссийский классификатор управленческой документации

5) наименование организации (полное и сокращенное) – пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах.

6) справочные данные об организации – включает почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или по ОКОГУ, код ОКУД, номер факса, номер счета в банке, адрес электронной почты.

7) дата- датой документа является: для приказов, писем, факсов, справок – дата подписания документа; для планов, отчетов, правил, инструкций – дата их утверждения; для протоколов, актов – дата принятия решения.

8) регистрационный номер документа- это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое  документу при его регистрации.

9) ссылка на индекс и дату входящего документа;

10) адресат – содержит точную и полную информацию, необходимую для доставки документа. Этот реквизит состоит из: - наименование организации и ее структурного подразделения – в именительном падеже; должности, фамилии и инициалов должностного лица. Кому направляется документ – в дательном падеже; почтового адреса.

11) заголовок к тексту – представляет собой краткое изложение содержания текста документа

 12)текст

13) подпись- содержит наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя;

15) идентификатор электронной копии документа.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество эк­земпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.[4]

 

Список литературы.

2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М: ИПК Изд-во стандартов, 2000.

3. Васильева Инна Николаевна «Текст лекций по дисциплине:

4. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. «Организация делопроизводства и персональный менеджмент» : учебное пособие. – 2-е изд. – М.:Вузовский учебник, 2004.-272с.

Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2003

6. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия «Профессиональное образование).

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

+2
Размер: 173.64K
Скачано: 287
Скачать бесплатно
23.06.11 в 07:39 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).


Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.


Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу


Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.


Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.


Консультация и поддержка студентов в учёбе