Контрольная работа по Организации делопроизводства Вариант 2

Тема: Контрольная работа по Организации делопроизводства Вариант 2

Раздел: Бесплатные рефераты по организации делопроизводства и персональному менеджменту

Тип: Контрольная работа | Размер: 173.64K | Скачано: 345 | Добавлен 23.06.11 в 07:39 | Рейтинг: +2 | Еще Контрольные работы

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Барнаул 2010

Содержание

1. Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя.

2. Функции служб документального обеспечения управления.

3. Схема работы с исходящим документом. Используемые реквизиты.

Список литературы.

 

1.Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя.

Деловая этика в широком смысле — это совокупность этиче­ских принципов и норм, которыми должна руководствоваться дея­тельность организаций и их членов в сфере управления и пред­принимательства. Она охватывает, включает явления различных порядков; этическую оценку как внутренней, так и внешней политики орга­низации в целом; моральные принципы членов организации, т.е. Профессиональную мораль; моральный климат в организации; об­разцы морального поведения; нормы делового этикета — ритуализированные внешние нормы поведения.

Правила взаимоотношений с подчиненными.

Этические принципы деловых взаимоотношений:

-честность (стремление заключить с партнером взаимовыгодные соглашения.)

-свобода (Это означает, что менеджер, признавая свободу своего конкурента, не должен вмешиваться в его дела и ущемлять даже в мелочах его интересы.)

-терпимость (рождает взаимное доверие и помогает гасить конфликтные ситуации)

-тактичность (предполагает ориентацию на гуманность и благородство)

-авторитет (играет важную роль в формировании положительного служебного имиджа руководителя)

Правила взаимоотношений:

-хвалить при всех

-ругать наедине

-не передавать не проверенную информацию

-не переходить на личности

Правила ведения переговоров:

-техника активного слушания

-поощрение критики партнера

-наличие нескольких вариантов решений

-выдвижение требований после аргументов

-все требования выдвигать в вопросительной форме.

Основные приемы ведения переговоров:

-уход или уклонение от борьбы

-затягивание (для получения дополнительной информации)

-пакетирование (выдвижение пакета требований)

-коммерческий стриптиз (завышение условий на 50%4 снижение на 10- 15%)

-расстановка ложных акцентов

-выдвижение требований в последний момент.[3]

 

2.Функции служб документального обеспечения управления.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. [6]

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами. [5]

 

3.Схема работы с исходящим документом. Используемые реквизиты.

Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Этапы обработки исходящих документов

 1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем документ регистрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию. [6]

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные зако­ном или положениями для отдельных видов документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зави­симости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один доку­мент не оформляется полным их набором. Для каждого вида доку­мента определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следую­щий состав реквизитов:

1)  Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий);

2) эмблема организации (если не государственное) – условное (символическое0 графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской пе­реписки), если он есть- проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организации (ОКПО) или Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код предприятия – это код автора документа, он служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и является элементом систем электронной идентификации документов.

4) код документа по ОКУД (если есть)- Общероссийский классификатор управленческой документации

5) наименование организации (полное и сокращенное) – пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах.

6) справочные данные об организации – включает почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или по ОКОГУ, код ОКУД, номер факса, номер счета в банке, адрес электронной почты.

7) дата- датой документа является: для приказов, писем, факсов, справок – дата подписания документа; для планов, отчетов, правил, инструкций – дата их утверждения; для протоколов, актов – дата принятия решения.

8) регистрационный номер документа- это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое  документу при его регистрации.

9) ссылка на индекс и дату входящего документа;

10) адресат – содержит точную и полную информацию, необходимую для доставки документа. Этот реквизит состоит из: - наименование организации и ее структурного подразделения – в именительном падеже; должности, фамилии и инициалов должностного лица. Кому направляется документ – в дательном падеже; почтового адреса.

11) заголовок к тексту – представляет собой краткое изложение содержания текста документа

 12)текст

13) подпись- содержит наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя;

15) идентификатор электронной копии документа.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество эк­земпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.[4]

 

Список литературы.

2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М: ИПК Изд-во стандартов, 2000.

3. Васильева Инна Николаевна «Текст лекций по дисциплине:

4. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. «Организация делопроизводства и персональный менеджмент» : учебное пособие. – 2-е изд. – М.:Вузовский учебник, 2004.-272с.

Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2003

6. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия «Профессиональное образование).

---

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

---

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

---

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

---

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

---

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

---