Контрольная по Документационному обеспечению управления Вариант №22

Тема: Контрольная по Документационному обеспечению управления Вариант №22

Раздел: Бесплатные рефераты по документационному обеспечению управления

Тип: Контрольная работа | Размер: 62.95K | Скачано: 329 | Добавлен 24.10.10 в 22:19 | Рейтинг: +5 | Еще Контрольные работы

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Москва 2010

Содержание

1. Формы представления унифицированных текстов документов 2

2. Приведите образец справки 8

3. Список литературы 18

 

1.Формы Представления унифицированных текстов документов

Унификация  документов   заключается   в   установлении   единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих   осуществление однотипных управленческих функций и задач.  

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико - экономической информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Для повышения эффективности функционирования документов в сфере управления и использования средств вычислительной техники установлены единые правила оформления документов и их реквизитов, проведена унификация состава, форм документов, а также процессов работы с ними. Применение готовых унифицированных форм документов (УФД) позволяет значительно сократить количество их видов на предприятии. Унифицированные системы документации созданы по единым правилам. Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или их группы, отражающие направления деятельности, функцию или задачу управления. Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления (государственных стандартов, стандартов отраслей, предприятий, общественных объединений и др., правил и рекомендаций федеральных органов власти, положений (уставов) организаций и т.п.) и включает в себя следующие этапы:

• Определение объекта унификации;
• Анализ текстов документов и обобщение его результатов;
• Подготовку унифицированных форм документов;
• Формирование альбома унифицированных форм документов;
• Утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

1. Унифицированная система организационно – распорядительной документации.
2. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
3. Унифицированная система отсчетно – статистической документации.
4. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятии предприятий.
5. Унифицированная система документации по труду.
6. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации.
7. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно – распорядительной документации (ОРД) фиксируются принятые решения по административным вопросам.

Она создается во всех федеральных органах государственной власти, органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно – правовой формы и вида деятельности.

Каждый документ оценивается по информации, которую он содержит. Для выработки правильного  решения в процессе управления необходимо, чтобы информация была полной (ее объем был бы достаточным для принятия решения); оперативной (своевременно переданной; достоверной (соответствующей объективному состоянию дел). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Этот порядок закрепляется инструкцией по делопроизводству предприятия. Она утверждается руководителем, который несет ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях предприятия. В каждом структурном подразделении назначается ответственный за ведение делопроизводства, в обязанности которого входит обеспечение учета и прохождения документов в установленные сроки, информирование руководства о состоянии их исполнения, ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Методическое руководство работой с документами, обученное работников основами делопроизводства и контроль за соблюдением единой системы делопроизводства в структурных подразделениях предприятия возлагаются на работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Все документы, функционирующие в организациях, фирмах, на предприятиях, классифицируются по средствам фиксации, видам деятельности, месту составления, содержанию, форме, происхождению и т.д. Документы подразделяются:

1. по средствам фиксации – на письменные (рукописные, машинописные и изданные типографическим способом); графические (чертежи, схемы, планы, графики, рисунки и т.д.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);
2. по видам деятельности – на организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские, расчетно – денежные, по материально – техническому снабжению и сбыту, внешней торговле и т.д.;
3. по месту составления – на внутренние (составленные работниками данного предприятия) и внешние (поступающие от других предприятий и лиц);
4. по форме – на индивидуальные и типовые;
5. по срокам исполнения – на срочные (требующие исполнения в срок, установленный законом, инструкцией, приказом) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);
6. по происхождению – на служебные (затрагивающие интересы предприятия, подразделения, группы работников) и личные (касающиеся конкретного лица).

Унификация текстов документов является одним из важнейших направлений совершенствования документации управления в организациях с различными формами собственности.

В результате унификации текстов управленческих документов достигается сокращение времени на их составление, экономия интеллектуальных затрат, а также облегчается восприятие текста за счет максимальной формализации информации, содержащиеся в нем.

Унификация текстов документов позволяет решить следующие задачи:

• упорядочить состав документов организации, в которых фиксирует осуществление однотипных функций;
• сократить затраты на создание документов;
• использовать унифицированные шаблоны текстов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
• ускорить процессы принятия управленческих решений.

Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде: связанного текста, трафарета, анкет, таблиц и соединения форм (связанный текст, анкеты, таблицы).

Связные текст – это текст, суть которого неизменно повторяется в ряде документов, он содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связанный текст применяется при оставлении всех видов писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов. Связанный текст может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации.

Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета – форма представления унифицированного текста, в которой дается изложение словесной или цифровой информации при описании объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Постоянная информация представлена в виде наименований показателей, предусматривающих однозначные ответы, содержащие переменную информацию. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже или словосочетаниями, в которых опорным словом является существительное, например, «структурное подразделение».

Анкетные тексты применяются в организационно – распорядительной, финансовой, учетной документации.

Пример анкетного текста:

Постоянная информация	Переменная информация
Фамилия
Имя
Отчество
Дата и место рождения
Семейное положение
Гражданство
Адрес
Телефон
Образование

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. В таблице постоянная информация представлена в виде обобщенных показателей и вносится в заголовки граф, переменная информация представлена в словесной форме и вносится в заголовках строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она имеет размер более одной страницы. На последующих страницах печатаются номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописной буквы, а подзаголовки – со строчной, если они грамматически подчинены стоящему на ними заголовку, и с прописной, если грамматически не подчинены ему. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Пример структуры таблицы:

Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф
1	2	3	4	5	6
Подзаголовок строк

2. Приведите образец справки

Справка – документ, подтверждающий какие либо факты или события. Справки бывают двух видов:

1. внутренние (подтверждающие события в производственной деятельности предприятия, учреждения);
2. внешние (подтверждающие юридические факты, такие как: место работы, учебы, проживания, занимаемую должность и т.д.).

Внешние справки.

Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя. Они содержат информацию о выполнении заданий, поручений и представляются в указанные сроки. В справке фиксируются сведения за определённый период.

Справки, составленные для руководителя организации (подразделения) подписывает составитель; справки, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает главный бухгалтер учреждения.

Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:

– общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
– бланк конкретного вида документа (кроме письма);
– бланк письма.

По требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):

– Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания);

– наименование организации;
– наименование вида документа (СПРАВКА);
– дата документа;
– регистрационный номер документа;
– место составления или издания документа;
– заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
– текст документа;
– адресат;
– текст документа;

– подпись;
– оттиск печати (для справок биографического или финансового характера).

Для справок можно использовать бланки, как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.

В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два – четыре межстрочных интервала.

Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.

Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.

Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».

Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).

Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.

В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».

 

Список литературы

1. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учеб. пособие. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272 с.
2. Васильева И.Н., Галкина Л.А., Григорович Д.Б., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга: Учеб. пособие. – М.: Вузовский учебник, 2009. – 104 с.
3. Каменев Е.М.: Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», статья «Справки, копии и выписки из документов».
4. Электронный каталог журналов о бухгалтерском учете, делопроизводстве, кадрах, налогах и юридических аспектах:http://delo-press.ru/

---

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

---

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

---

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

---

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

---

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

---