Studrb.ru банк рефератов

Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту »

Контрольная работа: Контрольная по Делопроизводству Вариант №19

Контрольная по Делопроизводству Вариант №19 [10.02.10]

Тема: Контрольная по Делопроизводству Вариант №19

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

Тип: Контрольная работа | Размер: 189.33K | Скачано: 36 | Добавлен 10.02.10 в 19:50 | Рейтинг: +4 | Еще Контрольные работы

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Воронеж 2010


Содержание:

1) Планирование использования руководителем своего рабочего времени 3

2) Обработка входящих документов 10

3) Приведите образец бланка для записи телефонограммы 15

4) Список использованной литературы 17

 

1. ПЛАНИРОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РУКОВОДИТЕЛЕМ СВОЕГО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Чтобы составить хороший план использования рабочего вре­мени, важно точно знать свой бюджет времени и совокупность планируемых задач. Необходимо установить приоритетность дел и строго следовать ей даже в том случае, когда менее важные дела выполняются намного легче и быстрее, чем более важные. При составлении индивидуального плана следует предусмотреть вре­мя, необходимое для проведения различных совещаний, обсуж­дения планов, участия в комиссиях и т.п.; для бесед с коллега­ми и подчиненными; консультаций с выше- и нижестоящими руководителями; для приема посетителей; участия в собраниях и конференциях; для командировок и т.п.

Следует выделить строго определенные часы и дни недели для выполнения регулярно повторяющихся работ (совещания, раз­бор почты, прием посетителей). Это даст возможность наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить значительное количество времени.

В зависимости от характера работ целесообразно планировать их выполнение с учетом известного в психологии периода «ну­левой утомляемости», показывающего изменения работоспособности в течение рабочего дня. В соответствии с этим, проблемами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы. Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов.

Личный план работы должен быть реальным и неперегружен­ным. Следует запланировать соответствующий резерв времени для случайно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, кон­ференций, обсуждений, собраний, заседаний должно быть ми­нимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Этому способствует тщательная подготовка мероприятия. Необходимо резервировать часть времени для творческой работы и повышения квалификации.

Последним пунктом в системе индивидуального планирова­ния является контроль за выполнением плана и рациональным использованием рабочего времени. Руководитель должен посто­янно контролировать выполнение личного плана, что дает воз­можность выявлять резервы для дальнейшего совершенствова­ния своей работы и рационального использования рабочего времени.

В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснован­ные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких ре­зультатов.

Немецкий профессор, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (г. Гейдельберг, Герма­ния) Лотар Зайверт предлагает следующие десять «золотых» пра­вил, выполнение которых поможет руководителю добиться эко­номии времени.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому меша­ют посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (на­пример, телефонные разговоры, ответы на письма корреспон­дентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в ра­бочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на перего­воры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Продолжительность выполнения той или иной работы обыч­но зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хва­тить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять ос­новные решения. Порой деловые встречи превращаются в бес­полезную «говорильню». Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончит­ся к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведе­нии переговоров, совещаний и т.п. Время — деньги, и если пос­ледние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.

4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывай­те, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность спра­виться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей — это четко и однозначно установить для них приоритеты, ори­ентируясь на достижение собственных целей и выполнение дей­ствительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1.

5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето).

Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой дей­ствительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы дос­тигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информа­ции. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое.

6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять имен­но они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать под­чиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различ­ных агентств, консультационных фирм и организаций, оказыва­ющих различные услуги. В современных условиях на рынке ус­луг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на использование платных услуг «на стороне» будут в любом слу­чае меньше, чем затраты работодателя на содержание дополни­тельного штатного сотрудника.

7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»),

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно «увиливать» от крупных и непрос­тых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, от­кладывать их «в долгий ящик». Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каж­дый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты так­же следует делить на небольшие порции и выполнять их в тече­ние достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежу­точной цели выявятся и определенные результаты, которые бу­дут стимулировать выполнение оставшихся задач.

8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел ка­тегории «А» (ЦДФ).

В благих намерениях, как правило, недостатка нет, не хвата­ет обычно времени, чтобы выполнить задуманное. Причина про­ста: только соберешься взяться за намеченное, как нужно про­вести незапланированную деловую встречу, затягиваются пере­говоры, возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие, повседневные дела, и тогда приходится отка­зываться от задуманного. Если же заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совеща­ния, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, кото­рый вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выпол­нения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сро­ки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно «споткне­тесь» о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории «А», или А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т.п., нужно до­полнить конкретными сведениями, т. е. цифрами, датами и фак­тами (ЦДФ). Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, «договоренно­сти с самим собой» следует непременно учитывать при плани­ровании всех остальных дел.

9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).

Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непред­виденных обстоятельств: нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т.п. перечеркивает все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее (например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и т.п.), создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним ут­ром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уров­ня работоспособности.

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует пла­нировать выполнение наиболее важных работ на периоды повы­шения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы ру­тинного характера, не имеющие большого значения, следует вы­полнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесооб­разно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

 

2. ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступаю­щая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку (см. Рис. 1 Схема работы с входящими документами). Сотрудник экс­педиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все кон­верты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

Рис. 1 Схема работы с входящими документами.

Рис. 1 Схема работы с входящими документами.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регист­рации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регист­рации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.

 На регистрируемых документах проставляется регистрацион­ный штамп, содержащий название организации, дату поступле­ния документа, его номер. Регистрационные сведения оформля­ются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то ре­гистрационный штамп ставится на конверте или упаковке. Ре­гистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяют журналы или кар­точки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота (500—600 единиц в год), используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет недоста­ток — возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Журна­лы (карточки) включают следующие графы: индекс (номер) до­кумента; дата документа; автор (внешняя организация); краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела. Органи­зация по своему усмотрению может выбирать оптимальный со­став регистрационных граф.

Рис. 2 Примерная форма журнала регистрации входящих документов.

Рис. 2 Примерная форма журнала регистрации входящих документов.

Календарная шкала РКК служит для контроля за сроком исполнения документа, на ней отмечается дата исполнения документа. В графе «Корреспондент» указывают наименование организации, откуда поступил документ. При регистрации писем граждан пишутся фамилия, имя , отчество, место работы или домашний адрес.

Рис. 3 Образец регистрационно-контрольной карточки (РКК)

Рис. 3 Образец регистрационно-контрольной карточки (РКК).

В графах «№ документа» и «Дата документа» проставляются дата и номер документа, присвоенный организацией-автором. Графы «Дата поступления» и «Входящий №» содержат дату поступления и индекс, который присваивается документу в орга­низации, в которую он поступил. В графе «Краткое содержание» указываются вид документа (акт, приказ), его заголовок. Если заголовка недостаточно, то добавляют, необходимые сведения из текста. В графе «Резолюция» записывается полное содержание тек­ста резолюции, указываются исполнитель, автор и дата нанесе­ния резолюции на документ. Графа «Отметка об исполнении» содержит результат решения вопроса, дату, индекс ответного документа. Если письменный ответ не составляется, то указывается, когда, кем и как решен вопрос. Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в ар­хиве. Регистрационные карточки сдаются в архив вместе с до­кументами, на которые они составлены.

Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

1) руководителям организации — для обязательного рассмот­рения;

2) структурным подразделениям — для исполнения.

Документы, которые исполняются несколькими подразделе­ниями, размножаются и передаются одновременно всем испол­нителям.

При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

1) вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);

2) важность содержания документа;

3) сложность и новизну поставленных вопросов;

4) срочность исполнения документа.

Руководству, как правило, направляются документы, полу­ченные из администрации президента, правительственных орга­нов, органов представительной и исполнительной власти, доку­менты вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руково­дителя предприятия в структурные подразделения или сразу ис­полнителям.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определя­ет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и ус­танавливает реальные сроки исполнения. Эти указания офор­мляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секре­тарем-референтом в регистрационный журнал и служат осно­ванием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией руководителя передается исполните­лю и находится у него в работе до окончательного решения воп­роса. Когда работа над документом завершена (выполнено зада­ние, конкретное действие, составлен ответный документ и т.д.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направ­лении в дело. После этого документ вместе с копией ответа пе­редается секретарю-референту для подшивки в дело.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется номер (шифр) этого подразделения. При переда­че документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

В ряде организаций при направлении документов применя­ется условное обозначение руководящих должностных лиц, на­пример: 01 — генеральный директор; 02 — зам. директора и т.п.

 

3. ПРИВЕДИТЕ ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ДЛЯ ЗАПИСИ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Телефонограмма – это обобщенное название документов, передаваемых по телефону и записываемых получателем. Телефонограмма применяется для передачи срочных распоряжений и сведений.

Принимающий телефонограмму несет ответственность за правильность записи ее содержания. После приема телефонограмма должна быть немедленно передана руководителю или должностному лицу – исполнителю – для ознакомления.

Рис. 4 Образец бланка записи телефонограммы

Рис. 4 Образец бланка записи телефонограммы.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или исполнителем.

Реквизиты телефонограммы:

- наименование организации-отправителя;

- адресат (должность, фамилия лица, кому направляется документ);

- наименование вида документа (телефонограмма);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- место составления или издания документа;

- текст документа;

- подпись;

- должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки или производить запись в журнал.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

  1. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004.
  2. Васильева И.Н., Островский Э.В., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – М.: Вузовский учебник, 2009.
  3. Резник С.Д., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент: Учебное пособие –2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2004.
  4. http://www.mdi.ru. Автоматизация производства и документооборота.
  5. http://birzhaplus.ru. Биржа. Еженедельник нижегородских предпринимателей.
  6. http://www.com-papers.info/. Деловые бумаги.
  7. http://www.top-personal.ru/. Управление персоналом.

Сколько стоит заказать работу?

Бесплатная оценка

+4
Размер: 189.33K
Скачано: 36
Скачать бесплатно
10.02.10 в 19:50 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).


Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.


Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу


Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.


Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.


Похожие работы