Контрольная по Делопроизводству Вариант №19

Тема: Контрольная по Делопроизводству Вариант №19

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

Тип: Контрольная работа | Размер: 189.33K | Скачано: 314 | Добавлен 10.02.10 в 19:50 | Рейтинг: +4 | Еще Контрольные работы

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Воронеж 2010

Содержание:

1) Планирование использования руководителем своего рабочего времени 3

2) Обработка входящих документов 10

3) Приведите образец бланка для записи телефонограммы 15

4) Список использованной литературы 17

 

1. ПЛАНИРОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РУКОВОДИТЕЛЕМ СВОЕГО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Чтобы составить хороший план использования рабочего вре­мени, важно точно знать свой бюджет времени и совокупность планируемых задач. Необходимо установить приоритетность дел и строго следовать ей даже в том случае, когда менее важные дела выполняются намного легче и быстрее, чем более важные. При составлении индивидуального плана следует предусмотреть вре­мя, необходимое для проведения различных совещаний, обсуж­дения планов, участия в комиссиях и т.п.; для бесед с коллега­ми и подчиненными; консультаций с выше- и нижестоящими руководителями; для приема посетителей; участия в собраниях и конференциях; для командировок и т.п.

Следует выделить строго определенные часы и дни недели для выполнения регулярно повторяющихся работ (совещания, раз­бор почты, прием посетителей). Это даст возможность наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить значительное количество времени.

В зависимости от характера работ целесообразно планировать их выполнение с учетом известного в психологии периода «ну­левой утомляемости», показывающего изменения работоспособности в течение рабочего дня. В соответствии с этим, проблемами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы. Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов.

Личный план работы должен быть реальным и неперегружен­ным. Следует запланировать соответствующий резерв времени для случайно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, кон­ференций, обсуждений, собраний, заседаний должно быть ми­нимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Этому способствует тщательная подготовка мероприятия. Необходимо резервировать часть времени для творческой работы и повышения квалификации.

Последним пунктом в системе индивидуального планирова­ния является контроль за выполнением плана и рациональным использованием рабочего времени. Руководитель должен посто­янно контролировать выполнение личного плана, что дает воз­можность выявлять резервы для дальнейшего совершенствова­ния своей работы и рационального использования рабочего времени.

В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснован­ные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких ре­зультатов.

Немецкий профессор, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (г. Гейдельберг, Герма­ния) Лотар Зайверт предлагает следующие десять «золотых» пра­вил, выполнение которых поможет руководителю добиться эко­номии времени.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому меша­ют посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (на­пример, телефонные разговоры, ответы на письма корреспон­дентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в ра­бочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на перего­воры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Продолжительность выполнения той или иной работы обыч­но зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хва­тить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять ос­новные решения. Порой деловые встречи превращаются в бес­полезную «говорильню». Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончит­ся к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведе­нии переговоров, совещаний и т.п. Время — деньги, и если пос­ледние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.

4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывай­те, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность спра­виться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей — это четко и однозначно установить для них приоритеты, ори­ентируясь на достижение собственных целей и выполнение дей­ствительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1.

5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето).

Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой дей­ствительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы дос­тигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информа­ции. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое.

6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять имен­но они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать под­чиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различ­ных агентств, консультационных фирм и организаций, оказыва­ющих различные услуги. В современных условиях на рынке ус­луг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на использование платных услуг «на стороне» будут в любом слу­чае меньше, чем затраты работодателя на содержание дополни­тельного штатного сотрудника.

7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»),

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно «увиливать» от крупных и непрос­тых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, от­кладывать их «в долгий ящик». Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каж­дый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты так­же следует делить на небольшие порции и выполнять их в тече­ние достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежу­точной цели выявятся и определенные результаты, которые бу­дут стимулировать выполнение оставшихся задач.

8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел ка­тегории «А» (ЦДФ).

В благих намерениях, как правило, недостатка нет, не хвата­ет обычно времени, чтобы выполнить задуманное. Причина про­ста: только соберешься взяться за намеченное, как нужно про­вести незапланированную деловую встречу, затягиваются пере­говоры, возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие, повседневные дела, и тогда приходится отка­зываться от задуманного. Если же заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совеща­ния, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, кото­рый вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выпол­нения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сро­ки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно «споткне­тесь» о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории «А», или А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т.п., нужно до­полнить конкретными сведениями, т. е. цифрами, датами и фак­тами (ЦДФ). Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, «договоренно­сти с самим собой» следует непременно учитывать при плани­ровании всех остальных дел.

9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).

Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непред­виденных обстоятельств: нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т.п. перечеркивает все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее (например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и т.п.), создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним ут­ром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уров­ня работоспособности.

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует пла­нировать выполнение наиболее важных работ на периоды повы­шения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы ру­тинного характера, не имеющие большого значения, следует вы­полнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесооб­разно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

 

2. ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступаю­щая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку (см. Рис. 1 Схема работы с входящими документами). Сотрудник экс­педиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все кон­верты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

---

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

---

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

---

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

---

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

---

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

---

Похожие работы

• Контрольная по Делопроизводству Вариант №19
• Обработка входящих документов (Вариант 19)