Контрольная по Делопроизводству Вариант №18

Тема: Контрольная по Делопроизводству Вариант №18

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

Тип: Контрольная работа | Размер: 170.19K | Скачано: 296 | Добавлен 08.11.14 в 19:42 | Рейтинг: +1 | Еще Контрольные работы

Вуз: Финансовый университет

Содержание

Введение 3

1.    Тренировка внимания. Умение слушать собеседника 4

2.    Обработка исходящих документов 9

3.    Приведите образец телеграммы 12

Заключение 16

Список литературы 17

 

Введение

Внимание – направленность и сосредоточенность сознания на определенных объектах или определенной деятельности. Внимание является не самостоятельным психическим процессом, а качественной характеристикой восприятия, памяти, мышления, обеспечивающей избирательный характер психической деятельности, осуществление в ней выбора данного объекта из некоторого поля возможных объектов

Целью работы является изучение способов тренировки внимания и умения слушать собеседника. Реализации данной цели могут способствовать следующие задачи:

- рассмотреть понятие внимание

- изучить упражнения для тренировки внимания

- проанализировать методику активного слушания

Так же целью работы является грамотное написание телеграммы.

 

Тренировка внимания. Умение слушать собеседника

Внимание – коварная вещь. До сих пор психологи не могут договориться о том, существует ли оно в действительности, и если да, то, что же это такое. В самом деле, память нужна для того, чтобы запоминать, и раскрывается в воспоминаниях, мышление служит для решения различных задач, речь проявляется в словах и предложениях, а внимание не существует само по себе и не приносит никакого отдельного результата, однако его отсутствие резко ухудшает результаты любой деятельности.

В настоящее время существуют методики, позволяющие воспитывать внимание в детском возрасте, но точно также можно развивать внимание и у взрослых, но в этом случае требуются дополнительные упражнения, способствующие расслаблению и остановке «внутреннего диалога» (блуждание ума). Во время выполнения упражнений в голове не должно быть ни одной мысли.

Упражнений для тренировки внимания существует не один десяток, каждый для своей цели и человека. Тренировка внимания осуществляется посредством целенаправленного последовательного применения таких упражнений. Тренировка обычно ведется длительное время и регулируется наставником, в совершенстве владеющим предметом.

Внимание не существует само по себе и не приносит никакого отдельного результата, однако его отсутствие резко ухудшает результаты любой деятельности.

Для тренировки внимания существует множество упражнений:

• Неожиданно для себя остановитесь, бросив взгляд на картину перед глазами, и закрой их. Постарайтесь восстановить в воображении только что увиденное.
• «Секундная стрелка»: Нужно взять часы с секундной стрелкой, и, выждав момент, когда стрелка будет на нулевой отметке минуты, начать её наблюдать. Просто наблюдать, и думать о стрелке и о том, что ты её наблюдаешь. Через какое-то время внимание начнёт рассеиваться и уплывать куда-то - к посторонним звукам, запахам, другим планам или старым воспоминаниям. С этим ничего не надо делать. Достаточно лишь, обнаружив это, мягко вернуть внимание назад, к секундной стрелке часов. Начинать тренировки следует с 1-2 упражнений в день, по 5 минут. Если через пару недель вам удастся спокойно удерживать внимание на секундной стрелке в течение 15 минут, можно считать, что вы сильно преуспели во взятии под контроль своего внимания.
• Количество внимания. Увеличение объекта при непрерывном восприятии объекта. Уделяем внимание спичке на столе, расположенной вертикально в нашем поле зрения. Кладём вторую спичку, расположив в одну линию, в один столбик с первой. Уделяем внимание одновременно двум спичкам, не допуская поочерёдного рассмотрения спичек. Потом кладём в столбик три спички… четыре, и  то же самое: не скачем от одной к другой, наблюдаем их сразу, как целое.
• Плотность внимания. Фокусировка внимания на одном объекте среди однородных объектов. Расположим в столбик три спички. Уделим внимание всем трём равномерно. Затем только нижней. Затем только средней. Затем только верхней. Затем двум нижним, затем двум верхним, наконец, нижней и верхней, исключая среднюю.
• Примите удобную позу в кресле и переплетите пальцы рук, разместив их перед собой. После этого начните вращать большие пальцы один вокруг другого таким образом, чтобы они не касались друг друга! Сосредоточьте внимание на этом движении. В течении первых двух недель выполняйте это упражнение 5 минут, следующие две недели - 10 минут. Несмотря на то, что задание кажется беспредельно простым, оно может оказаться неожиданно сложным, именно в силу того, что объект сосредоточения внимания очень необычен. Возможно, вас будет клонить ко сну, а также странные ощущения в самих пальцах. Просто продолжайте упражнение и возвращайте внимание к пальцам тогда, когда окажется, что оно отвлеклось на что-то ещё, а пальцами вы вращаете механически.
• Концентрация и расширение внимания. Уделив внимание надоевшему уже столбику из трёх спичек, добавим две горизонтальные спички до крестообразной или Т-образной фигуры. Уберём их, через некоторое время  опять добавим, и опять уберём; естественно, добавляя, "растягиваем" внимание на всю получившуюся фигуру.
• Отраженное внимание. Уделив внимание вертикальной спичке, параллельно ей (поначалу) ставим на столе зеркальце. Уделяем внимание отражению спички, самой спичке, отражению спички. Наконец, одновременно спичке и её отражению. Повторим упражнение с большим количеством объектов, с непараллельным расположением зеркала.

Все эти несложные упражнения позволят руководителю восстановить внимание.

Умение слушать собеседника является одним из главных показателей культуры. Глядя на человека, который вас не слышит, вначале вы, пожалуй, почувствуете разочарование, затем гнев. Когда нас не слушают — это очень неприятно.

Слушание включает в себя два аспекта:

♦    способность понимать слышимое;

♦ способность анализировать  и  систематизировать полученную  информацию  для сохранения ее в памяти и дальнейшего использования.

Есть два типа слушания:

1) «вежливое» (пассивное);

2) критическое (активное).

Пассивное слушание дает собеседнику возможность высказаться. Оно состоит из умения внимательно молчать. Здесь важны оба слова. «Молчать» — так как собеседнику хочется, чтобы его услышали, и его меньше всего интересуют наши замечания. «Внимательно» — иначе собеседник обидится, и общение прервется. Все, что нужно делать в этом случае, — это не мешать ему и поддерживать течение его речи, чтобы он смог полностью выговориться.

Такое слушание предполагает временную сдачу себя собеседнику, своего рода капитуляцию. Зато вы сможете узнать иную точку зрения, а затем — действовать.

Открыв для себя другую точку зрения, вы вовсе не обязаны с ней соглашаться, но зато вы теперь знаете, из чего исходит ваш собеседник, и будете действовать, учитывая эту информацию.

Принципы эффективного слушания основываются на знании и умении использовать факторы, определяющие его эффективность. Помимо тех факторов, о которых говорилось выше, в большей степени она зависит от готовности и желания слушать. Это, в свою очередь, определяется комбинацией следующих факторов:

1. отношение слушателя;
2. интерес слушателя;

3) мотивации слушателя;

4) эмоциональное состояние слушателя.

Пути для совершенствования умения слушать: 
1. Уделяйте пять минут в день следующему упражнению: сядьте удобно, расслабьтесь, закройте глаза и слушайте раздающиеся вокруг звуки. Идентифицируйте их. Сколько различных звуков вы слышите? Это упражнение не только учит умению слушать, но и помогает расслабиться. 
2. Во время разговора выслушивайте человека до конца, прежде чем начать высказывать свои соображения. Если вам нестерпимо хочется перебить, то вначале сделайте паузу и вдохните, а уж затем начинайте говорить. Пауза перед вашими словами придаст им большую значительность. 
3. Как можно больше слушайте радио - но не музыку, а программы. Прослушав передачу, ответьте самому себе на вопрос: какую информацию вы получили? Можете ли вы кратко пересказать все только что вами услышанное? 

 

Обработка исходящих документов

Исходящими документами называются официальные документы, отправляемые из организации.

Этапами обработки исходящих документов являются:

* Составление проекта документа исполнителем

* Проверка правильности оформления проекта документа

* Подписание документа руководителем (либо утверждение)

* Регистрация документа

* Отправка документа адресату

* Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело (наряд).

Рассмотрим эти этапы:

1. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы составляются в 2-х экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

2. Проверка правильности исходящего документа осуществляется секретарем или работником службы делопроизводства.

3. Подготовленный проект документа предоставляется на подпись руководителю организации.

4. После подписания руководителем документ передается в отдел делопроизводства для регистрации и отправки.

Порядок работы с исходящей корреспонденцией состоит из следующих операций:

* проверка наличия всех элементов почтового адреса - фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, отделения связи;

* проверка соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в отдел делопроизводства;

* проверка наличия указанных в документах приложений и подписей.

* на письмах с несколькими адресами проверка наличия отметок, сделанных исполнителем, напротив наименования того адресата, которому направляется данный экземпляр письма;

* регистрация поступивших на отправку документов.

* сортировка, адресование и вложение в конверты, взвешивания, маркирования и проставление стоимости отправления, составление описи заказных бандеролей, писем, повесток, упаковки и сдачи их в отделение связи.

Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу или электронной почтой. Корреспонденция, отправляемая по почте, классифицируется на простую и заказную.

Заказными бандеролями направляются дела и материалы, а исковые материалы и исполнительные документы заказными письмами либо направляются курьерами. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судом в заказных письмах с уведомлением о вручении (форма № 119).

Учитывая большой объем исходящей корреспонденции в судах общей юрисдикции, с целью установления принадлежности названного уведомления к конкретному делу на бланке уведомления о вручении размещается необходимая судам дополнительная информация в виде номера дела, даты и времени его рассмотрения.

Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. Указанный бланк уведомления подлежит возврату отправителю после получения письма адресатом.

На лицевой стороне заказных писем и бандеролей делаются отметки «судебное», «судебная повестка с уведомлением», «определение с уведомлением», «решение с уведомлением», «постановление с уведомлением» и т.д.

На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляются описи в двух экземплярах. Опись составляется отдельно на письма и на бандероли. В каждой описи регистрируется не более 35 отправлений. Один экземпляр описи сдается на почтовое отделение, второй - с соответствующей отметкой почтового отделения подшивается в хронологическом порядке в наряд.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. При регистрации простой корреспонденции, по журналу, номер присваивается в рамках одного года- с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1.

 

Приведите образец телеграммы

Телеграмма -  документальное сообщение, передаваемое по телеграфу. 

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее сроч­ности: «правительственная», «срочная», «международная», «обыкновенная» и т.д. Ка­тегория телеграммы указывается перед адресатом.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги или на бланке, на одной стороне листа, в двух экземплярах. Первый оправляется на телеграф, второй – подшивается в дело.

Большое значение при составлении телеграммы следует прида­вать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется теле­грамма особым телеграфным языком, по возможности без предло­гов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, так как име­ют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными бук­вами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются на одном экземпляре. На экземпляре, оставленном в организации, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:

- По России:

простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь - не более 10 часов)

телеграмма - письмо (не более 24 часов)

срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)

правительственная

международная.

- По СНГ:

простая (обыкновенная)

срочная

Виды телеграмм:

- По России:

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

уведомление телеграфом

уведомление телеграфом срочное

с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)

- По СНГ:

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)

заверенная

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой на художественном бланке по случаю траура

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.

Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ:

- заверенная: Эстония, Литва;

- срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;

- художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

- служебный заголовок;

- указание категории телеграммы;

- отметка о виде телеграммы;

- телеграфный адрес получателя (условный или полный);

- текст (содержание телеграммы);

- подпись;

- регистрационный делопроизводственный номер;

- дата регистрации;

- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на:

- действительные;

- тарифные.

 

Заключение

При выполнении контрольной работы были рассмотрены основные вопросы организации делопроизводства и персонального менеджмента.

При ответе на первый вопрос мною было рассмотрено одно из направлений самосовершенствования руководителя, а именно – тренировка внимания, перечислены некоторые основные приемы его совершенствования, также были выделены пути совершенствования умения слушать.

По второму вопросу была приведена схема работы с исходящими документами, сделано подробное описание каждого из этапов.

В третьем вопросе рассматривалась одна из форм  справочно-информационных документов – телеграмма,  приведены правила написания текста телеграммы и необходимые реквизиты, а также показан образец телеграммы.

Подводя итоги, следует отметить, что внимание не является самостоятельным познавательным процессом, так как оно само по себе ничего не отражает и как отдельно взятое психическое явление не существует. Вместе с тем внимание является одним из важнейших компонентов познавательной деятельности человека, так как оно, возникая на основе познавательных процессов, организует и регулирует их функционирование. Поскольку познавательная деятельность осуществляется сознательно, то внимание выполняет одну из функций сознания.

 

Список литературы

1. Васильева И. Н., Желнинский Г. С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004.
2. Васильева И. Н., Островский Э. В., Юртаев И. Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2009.
3. Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие – 3-е изд. И.Н. Васильева – М.: Вузовский учебник, 2012.
4. Иствуд Атватер. Я вас слушаю – советы руководителю, как правильно слушать собеседника. — М., Экономика. 2004.
5. Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение. – 7-е изд., перераб. и доп. – Харьков: Издательский дом «Фактор», 2007.
6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – (Серия «Высшее образование»).
7. Лопатникова Е. А. Делопроизводство : образцы документов с комментариями. - М.: Омега-Л, 2005.  – (Библиотека типовых документов).
8. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 2-е изд. – М.: РИОР, 2009.
9. Персональный менеджмент: Учебник/ С. Д. Резник и др. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: ИНФРА-М, 2004. – (Серия «Высшее образование»).
10. Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации 31.01.2012 N 63.

---

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

---

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

---

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

---

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

---

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

---