Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по документационному обеспечению управления »

Контрольная по Документационному обеспечению управления Вариант №19

Тема: Контрольная по Документационному обеспечению управления Вариант №19

Раздел: Бесплатные рефераты по документационному обеспечению управления

Вуз: Финансовый университет

Год и город: Владимир 2014

Содержание.

Введение 3

1. Обработка входящих документов 4

2. Образец бланка для записи телефонограммы 5

Заключение 12

Список литературы 14

Введение.

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определённым маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом.

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов: внутренние (созданные в организации и не выходящие за её пределы), входящие (поступающие в организацию) и исходящие (отправляемые в другие организации). Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Цель моей контрольной работы более подробно рассказать о группе входящих документов.

1.Обрботка входящих документов.

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким – либо другим путём) должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, её сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты , кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления представлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерация писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учёта, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяют журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объёмом документооборота (500-600 единиц в год), используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объёме документов, однако имеет недостаток – возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Журналы (карточки) включают следующие графы: индекс (номер) документа; дата документа; автор (внешняя организация); краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела. Организация по своему усмотрению может выбирать оптимальный состав регистрационных граф.

Календарная шкала регистрационно-контрольной карточки (РКК) служит для контроля за сроком исполнения документа, на ней отмечается дата исполнения документа. В графе «Корреспондент» указывают наименование организации, откуда поступил документ. При регистрации писем граждан пишутся фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.

Образец регистрационно – контрольной карточки (РКК)

Лицевая сторона регистрационно- контрольной карточки (РКК)

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,114,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29,30,31
Корреспондент
№документа	Дата документа	Дата поступления	Входящий №
Краткое содержание
Резолюция и кому направлен документ
Срок исполнения

Оборотная сторона регистрационно- контрольной карточки (РКК)

Исполнитель		Дата		Исходящий №
				№ дела
Кем подписан
Отметка об исполнении
Рассылка					Кол-во листов
Фонд №	Опись №		Дело №

В графе «№ документа» и «Дата документа» проставляются дата и номер документа, присвоенный организацией – автором.

Графы «Дата поступления» и «Входящий №» содержат дату поступления и индекс, который присваивается документу в организации, в которую он поступил.

В графе «Краткое содержание» указываются вид документа (акт, приказ), его заголовок. Если заголовка недостаточно, то добавляют, необходимые сведения из текста.

В графе «Резолюция» записывается полное содержание текста резолюции, указываются исполнитель, автор и дата нанесения резолюции на документ.

Графа «Отметка об исполнении» содержит результат решения вопроса, дату, индекс ответного документа. Если письменный ответ не составляется, то указывается, когда, кем и как решён вопрос.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве. Регистрационные карточки сдаются в архив вместе с документами, на которые они составлены.

Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

руководителям организации – для обязательного рассмотрения;
структурным подразделениям – для исполнения.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.

При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);
важность содержания документа;
сложность и новизну поставленных вопросов;
срочность исполнения документа.

Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчинённых должностных лиц.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, даёт ему чёткие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарём – референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией руководителя передаётся исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.д.), на документе проставляется отметка об его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передаётся секретарю – референту для подшивки в дело.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарём – референтом проставляется номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

В ряде организаций при направлении документов применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, например: 01- генеральный директор; 02 – зам. директора и т.п.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документа на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

-Внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

-Организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

-Организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

-Организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

2.Образец бланка для записи телефонограммы.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем от руки.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной .

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Пример оформления входящей телефонограммы.

Департамент образования

ТЕЛЕФОНОГРАММА Директору школы № 38

Передал - секретарь С.Ю.Тишкова Принял -секретарь школы

Ю.И.Иванова

т.23-45-39 т.45-13-98

30.03.2014 №45 11ч.30 мин.

31.03.2014 в 13-30 в конференц- зале (ком. 41) состоится совещание директоров школ и заведующих учебной частью по организации работы по подготовке новых учебных планов. Явка представителей школы обязательна.

Начальник департамента О.С Царькова

Заключение.

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

Таким образом, систематизация знаний о современном документировании деятельности учреждений, может служить в качестве средства повышения эффективности управления.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Список литературы.

1.Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. –М.: Вузовский учебник, 2010.-272с.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 - 818 с.

3. Ватолина М.В. Организация работы с документами. Ростов Н/Д: Феникс,2010

4. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2008 - 144с.

5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с

6. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2012. 592 с.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 32.31K

Скачано: 312

Скачать бесплатно

04.09.14 в 23:23 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.