Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту »

Планирование личной работы руководителя

Тема: Планирование личной работы руководителя

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

Вуз: Финансовый университет

Год и город: Барнаул 2013

Содержание:

1. Планирование личной работы руководителя 3

1.1. Организация личной работы руководителя 4

1.2. Планирование использования своего рабочего времени 6

1.3. Делегирование и методы его оптимизации 7

2. Организационные документы 9

2.1. Устав 10

2.2. Положение 11

2.3. Инструкция 12

3. Докладная записка 13

4. Заключение 14

5. Список литературы 15

1. Планирование личной работы руководителя.

«Рациональная организация управленческого труда способствует:

1) росту его производительности при экономии времени и энергии руководителя;

2) оздоровлению и облегчению условий труда, позволяющих сохранить здоровье и трудоспособность работника управления;

3) созданию условий для всестороннего и гармоничного развития личности руководителя, повышения его квалификации» [2, с. 180].

Рациональная организация управленческого труда в значительной степени зависит от самого руководителя, его возможностей, процесса самоменеджмента.

Первая задача и одно из главных достоинств организатора — умение правильно найти и точно сформулировать цель работы. Первейшая цель — это определение целей.

Римский филосов Л. Сенека говорил: «Если корабль не знает, в какой порт он плывет, ни один ветер не будет ему попутным». Цели должны быть реальными, достижимыми.

Цель и задачи по развитию объекта управления, а также средства для решения поставленных задач необходимо отразить в перспективном и комплексном планах, составленных руководителем.

Комплексные планы должны включать задачи, соответствующие уровню руководства (предприятие, отдел, участок и т.д.) и рассчитанные на перспективу до 10 лет, а также на год, квартал, месяц. Наряду с этим, комплексные планы содержат проблемы, не включенные в перспективные планы. После утверждения комплексного плана руководитель составляет личный план.

«Личный план работы руководителя должен быть тесно связан с перспективным и комплексным планами» [1].

1.1. Организация личной работы руководителя.

Известно, что японские менеджеры традиционно медленно планируют. Их философия такова: короткий период планирования влечет за собой долгое исполнение, включая время на исправление массы ошибок; более длительный период планирования — это быстрое исполнение и минимум ошибок. Замечено, что один час, потраченный на планирование, экономит 3–4 часа при выполнении.

При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время. По мнению ряда руководителей, ими используется слишком мало времени на развитие предприятия, планирование нового и на различные преобразования; недостаточно внимания уделяется вопросам координации и чрезмерно много времени уходит на рутинную работу, которую можно поручить другим. Поэтому руководителю следует подумать о том, какие задачи можно делегировать. От ненужной работы он должен отказаться сразу.

«Любая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач» [2,с. 181].

Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные мероприятия можно было распределить по времени их реализации. В конце уходящего года следует определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев.

Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются события истекшего периода и при необходимости вносятся изменения в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые следует добавить в план или перенести на следующий квартал.

Из квартального плана задачи переходят в месячные планы, составление которых осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в часах). В этих планах устанавливается также время для решения дополнительных задач. Исходя из месячного плана составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий период.

Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются задачи и дела, которые должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой последнюю и самую важную ступень в системе планирования времени.

Планирование позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

1.2. Планирование использования своего рабочего времени.

Чтобы составить действенный план использования рабочего времени, важно точно знать свой бюджет времени и совокупность планируемых задач. Необходимо установить приоритетность дел и строго следовать ей даже в том случае, когда менее важные дела выполняются намного легче и быстрее, чем более важные. При составлении индивидуального плана следует предусмотреть время, необходимое: для проведения различных совещаний, обсуждения планов, участия в комиссиях и т.п.; бесед с коллегами и подчиненными; консультаций с выше- и нижестоящими руководителями; приема посетителей; участия в собраниях и конференциях; командировок и т.п.

Следует выделить строго определенные часы и дни недели для выполнения регулярно повторяющихся работ (совещания, разбор почты, прием посетителей). Это даст возможность наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить значительное количество времени.

«Личный план работы должен быть реальным и не перегруженным» [1].

Следует запланировать соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю).

Последним пунктом в системе индивидуального планирования является контроль за выполнением плана и использованием рабочего времени. Руководитель должен постоянно контролировать выполнение личного плана, что дает возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени.

1.3. Делегирование и методы его оптимизации.

Почти все организации наделяют своих руководителей ответственностью за более широкий круг задач, чем те, которые они могут выполнить лично. Поэтому руководителю, как правило, необходимы помощники.

«Делегирование полномочий — это процесс передачи части функций руководителя другим управляющим или сотрудникам для достижения конкретных целей организации. Используется для улучшения и оптимизации рабочей силы руководителя» [3].

Общий принцип делегирования состоит в поручении задач компетентным сотрудникам при сохранении личной ответственности руководителя за конечный результат работы всей организации в целом.

Cтиль делегирования определяется прежде всего следующими факторами:

• существующей степенью доверия руководителя к подчинен-

ным в данной группе;

• теми ресурсами времени, которыми располагает руководи-

тель;

• значимостью, важностью поставленной задачи, ее стратеги-

ческим или тактическим характером;

• новизной, нестандартностью поставленной задачи.

Делегирование способствует:

более рациональному использованию рабочего времени самого руководителя, создавая условия для концентрации его усилий на выполнении стратегических задач организации;
профессиональному совершенствованию тех работников, которым руководитель передает часть своих полномочий.

Этапы делегирования:

1. Выбор кандидата. Следует выбирать человека, который способен выполнить поручаемую работу и, кроме того, имеет для этого желание и необходимое время.

2. Определение ожидаемого результата. Если такой старательный и способный подчиненный найден, нужно снабдить его исчерпывающей информацией о характере передаваемых полномочий и об ожидаемых результатах, сроках и качестве работы.

3. Обеспечение ресурсами. Предоставленные полномочия должны быть обязательно подкреплены ресурсами, соответствующими ожидаемому результату: финасовыми, материально-техническими, кадровыми, информационными.

4. Надежный контроль. Следует заблаговременно сообщить подчиненному сроки промежуточного и итогового контроля выполнения задания. Это позволит обеспечить надежную обратную связь и предотвратить возможность злоупотребления полученной властью.

5. Мотивация качественного выполнения задания предполагает, что сотрудник четко проинформирован о тех последствиях, которые его ожидают в случае успеха или неудачи.

Решение всех этих задач требуют значительных затрат времени, однако эти затраты оказываются эффективными.

Руководитель, который не овладел способами делегирования, как правило, оказывается слабым, неэффективным. Справедливо утверждение, что грамотное руководство и делегирование — понятия, тесно связанные, неотделимые друг от друга.

Основная цель делегирования заключается в создании эффективно работающей системы, которая не может успешно функционировать при осуществлении руководства одним менеджером, даже если он обладает универсальными способностями.

2. Организационные документы.

К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция. Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность; и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения.

Организационные документы проходят обязательную процедуру утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем данной организации, руководителем структурного подразделения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Датой организационного документа является дата его утверждения. Бланк организационного документа должен иметь обязательный набор реквизитов: название организации или подразделения (если документ утверждает руководитель подразделения), наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст организационных документов содержит пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.

2.1. Устав.

«Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности» [4].

Структура устава и его содержание определяются разработчиком и включают следующие разделы.

1.Общие положения (указываются задачи и цели организации).

2.Организационное единство (перечисляются структурные подразделения и их взаимосвязи).

3. Регламент деятельности (содержатся сведения о формах управления, правах и обязанностях должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (указываются источники финансовых ресурсов, порядок распоряжения средствами).

5. Отчетная и ревизионная деятельность.

6. Порядок ликвидации и ответственность за дела организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти; уставы общественных организаций — съездами этих организаций; уставы государственных предприятий и учреждений — вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).

Уставы частных предприятий утверждаются их коллективами и регистрируются вышестоящими административными органами (областными, краевыми, городскими, районными).

2.2. Положение.

Положение — документ, определяющий задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы учреждения, предприятия или его подразделения. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях. Текст положения об организации включает следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения и связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

2.3. Инструкция.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

При разработке должностных инструкций следует учитывать наименование должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.

«Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, отделом кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юристом, подписывается составителем и утверждается руководителем организации» [5].

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения. Должностная инструкция доводится до работника под роспись. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, с которым работники знакомятся и в котором расписываются. Приказ о внесении изменений издается в случае перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.п.

Должностные инструкции заново утверждаются в следующих случаях:

1) при изменении наименования организации или структурного подразделения;

2) при изменении наименования должности;

3) при замене одного работника, занимающего данную должность, другим.

3. Докладная записка.

Генеральному директору

ООО «Арес»

В.Н. Дурневу

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2013

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 06.04.2013 в течение 2-х часов с 15-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Пчелинцев Иван Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Пчелинцевым И.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Пчелинцеву И.В. объявить выговор.

Начальник отдела Личная подпись А. А. Дикарева

Заключение.

В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества, получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.

Чем выше поднимается руководитель по карьерной лестнице, тем сложнее ему выполнять возложенные на него обязанности.

Делегирование полномочий, предъявляя весьма высокие требования к руководителю, является эффективным средством совершенствования как его собственных профессиональных качеств, так и способностей подчиненных, их карьерного роста.

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Это такие документы как устав, положение, инструкция и т.д.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Список литературы:

Биржа плюс финансы №17 от 07.05.2007. Самоменеджмент руководителя http://www.birzhaplus.ru/fin/?22726, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 13.04.2012).
Васильева И.Н., Островский Э.В., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. –3 изд. — М.: Вузовский учебник, 2009. — 320 с.
[Электронный ресурс]/ Электрон. Дан. – Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/%C4%E5%EB%E5%E3%E8%F0%EE%E2%E0%ED%E8%E5_%EF%EE%EB%ED%EE%EC%EE%F7%E8%E9, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 13.04.2012).
М.В. Кирсанова ЮМ. Аксенов. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. http://www.bibliotekar.ru/biznes-58/10.htm, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 13.04.2012).
Организационные документы: устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, их назначение и основные виды. http://organizatsionnye-dokumenty.narod2.ru/, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 13.04.2012).

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 32.69K

Скачано: 303

Скачать бесплатно

22.10.13 в 12:49 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.