Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по информатике »

Обзор встроенных функций MS Excel

Тема: Обзор встроенных функций MS Excel

Раздел: Бесплатные рефераты по информатике

Содержание

Введение 3

1. Теоритическая часть. Обзор встроенных функций MS Excel 5

1.1 Функции MS Excel 5

1.2 Построение таблиц 7

1.3 Табличные вычисления 8

1.4 Построение и оформление диаграмм 10

2. Практическая часть: вариант 9 11

Заключение 22

Список использованной литературы 23

Введение

Microsoft Excel – это очень мощный табличный процессор, который является отличным расчетным инструментом. С его помощью можно создавать сложные таблицы, диаграммы, наносить объекты на географическую карту и многое другое. В состав MS Excel входят разнообразные средства для автоматизации задач, среди них инструменты автозаполнения, шаблоны различных документов, мастера для создания Обзор встроенных функций MS Exel, как отдельных объектов, так и целых документов, а также другие компоненты, делающие MS Excel одним из лучших приложений в своей области. Приложение MS Map служит для создания географических карт. Функции служат для автоматизации вычислений. Мастер функций позволяет использовать весь набор функций MS Excel, даже если пользователь точно не знаете их названия. Все функции организованы в группы (или категории), такие как финансовые, статистические и др.

Мастер функций выводит краткое описание каждой функции, благодаря которому можно выбрать нужную функцию. Кроме того, мастер функций помогает вводить аргументы функции и поясняет, для чего они нужны. При использовании мастера функций практически исключаются ошибки при записи формул в ячейки, кроме того, так удобнее вводить сложные функции с несколькими аргументами.

Приложение MS Excel – одна из наиболее широко используемых программ, входящих в состав MS Office. MS Excel - программа для подготовки электронных таблиц, созданная для быстрого проведения вычислений при помощи встроенных функций.

MS Excel позволяет проводить широкий круг вычислений в электронных таблицах, легко и быстро анализировать большой объем данных, проводить статистическую обработку данных, решать задачи оптимизации работы с данными, создавать и редактировать макросы с целью применения их для часто повторяющихся операций и автоматизации рутинной работы. MS Excel позволяет:

- строить сложные формулы для расчетов;

- проводить статистическую обработку данных;

- создавать сводные таблицы;

- моделировать бизнес – ситуации;

- записывать макросы с помощью макрорекодера и редактировать их;

- делать запросы к внешним базам данных.

В настоящей работе проводится обзор встроенных функций MS Excel. Для этого в теоретической части работы рассматриваются возможности использования функций MS Excel, необходимых для выполнения практической части работы: построения таблиц и построения и оформления диаграмм.

В практической части работы проводится построение таблиц с помощью MS Excel, производятся различные расчеты исходных данных, формируются межтабличные связи и полученные результаты представляются в графическом виде.

При выполнении работы использовались теоретические материалы по информатике, программному обеспечению ПК. Для выполнения настоящей работы использовалось программное обеспечение Microsoft Office 2003.

1. Теоритическая часть. Обзор встроенных функций MS EXCEL

1.1 Функции MS Excel

Пользовательский интерфейс Excel аналогичен компонентам других интегрированных пакетов Microsoft Оffice. Табличным процессором можно управлять с помощью команд из основного меню, команд из контекстного меню, панели инструментов и клавиатуры.

В верхней части окна Excel находится строка со стандартным заголовком, ниже расположены основные элементы пользовательского интерфейса. Пользовательский интерфейс Excel довольно удобен. Он позволяет работать с данной программой даже пользователю, который не является профессиональным программистом.

При работе с Excel пользователю для выполнения каких – либо действий достаточно просто щелкнуть мышкой на том или ином пункте меню или пиктограмме и действие выполниться.

Данная программа призвана упростить работу бухгалтерам, финансистам, инженерам и другим работникам, которые в своей повседневной работе сталкиваются с необходимостью составления сложных таблиц с проведением математических расчетов.

Программа Excel содержит множество функций. Наиболее обще их можно представить следующим образом.

Финансовая – здесь множество специальных функций, вычисляющих проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и разнообразные обратные и родственные величины.

Дата и время – большинство ее функций ведает преобразованиями даты и времени в различные форматы. Две специальные функции сегодня и дата вставляют в ячейку текущую дату (первая) и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесении изменений в таблицу. Такую ячейку необходимо иметь в бланках счетов, свежих прайс-листах, типовых договорах [4, С. 13].

Просмотр и ссылка – здесь находятся функции, позволяющие обратиться к массиву данных и получить из него разнообразную информацию – номера столбцов и строк, в него входящих, их количество, содержимое нужного вам элемента массива, найти, в какой ячейке этого массива находится число или текст.

Математическая – вычисление математической величины: косинуса, логарифма и т.д.

Статистическая – общие функции, использующиеся для вычисления средних значений наибольшего и наименьшего из числа для расчета распределения Т-критерия Стьюдента.

Ссылки и массивы – вычисляют ссылки и массивы, значение диапазона, создание гиперссылки для сетевых и Web документов.

Текстовые – преобразование текстов в верхние и нижние регистры, образует символы, объединяет некоторые строки и т. д.

Логические – вычисления выражения выяснения значения истина или ложь.

Печать – в Excel задаются не только горизонтальная, но вертикальная линия разбиения, что немаловажно при широких таблицах. Маркеры в виде пунктирных линий появятся выше и левее активной ячейки: они более жирнее и лучше различимы, чем маркеры мягкого разбиения. На страничке Поля диалогового окна Параметры страницы задается верхний и нижний боковые отступы, расположения таблицы на листе, а также местоположение колонтитула. Страничка Колонтитулы предоставляет возможность задать колонтитулы. В закладке Страница можно задать вертикальное или горизонтальное расположение таблиц на странице и масштаб. Excel позволяет печатать увеличенные или уменьшенные копии, когда таблица слишком широкая и не помещается на страницах, даже при ландшафтном расположении [4, С. 14].

1.2 Построение таблиц

Все данные таблицы записываются в ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта. В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования.

Маркирование ячеек. Отдельные ячейки таблицы маркируются автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области и, удерживая кнопку мыши, перемещать манипулятор в конец области. Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру, который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), затем, удерживая кнопку мыши, переместить манипулятор в нужную позицию.

Отмена операций. Действие, которое выполнено последним, можно отменить пиктограммой Назад на панели инструментов. Предыдущее действие можно повторить - для этого служит пиктограмма Вернуть.

Копирование данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, затем вызвать в контекстном меню директиву копирования. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если область, в которую нужно поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих групп должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано сообщение об ошибке.

Удаление данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться соответствующей пиктограммой на панели форматирования, которое содержит следующие четыре директивы: удаляет содержимое и отменяет формат ячейки; отменяет только формат ячейки; удаляет только содержимое ячейки; удаляет только комментарии к ячейке.

Форматирование чисел. Прежде всего, нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню либо воспользоваться соответствующей пиктограммой на панели инструментов.

Выравнивание данных. Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel надо промаркировать ячейки. Далее открыть контекстное меню правой кнопкой мыши. Данная функция позволяет настроить выравнивание по левому краю, по центру и по правому краю. Проще выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на панели форматирования. В этом случае нужно промаркировать соответствующие ячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

Установка шрифтов. Позволяет изменить вид шрифта, размер. В списке шрифтовых стилей можно выбрать обычный стиль, курсив, жирный шрифт и жирный курсив, тип подчеркивания текста. В списке шрифтовых стилей также расположены три кнопки, которые дают возможность зачеркнуть текст либо разместить на месте верхнего или нижнего индексов [2, С. 38].

1.3 Табличные вычисления

Возможность использования формул является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства, чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление). Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Мастер формул помогает пользователю найти неправильную ссылку в таблице. Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций.

Ввод формул. Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства. Ввод формул можно существенно упростить, используя пиктограмму Вставить функцию на панели инструментов.

Редактирование формул. Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана активизируется наборная строка, в которой видна формула, а не результат ее вычисления.

Информационные связи. В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку, расположенную в другой таблице. После установления ссылки значения, находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться. Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем листе, нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Информационное связывание двух ячеек можно упростить, если скопировать значение исходной ячейки в буфер и промаркировать ячейку, в которой должен появиться результат [2, С. 39].

1.4 Построение и оформление диаграмм

Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В пятую версию Excel включен новый Мастер диаграмм, который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества". Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. Мастер диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Мастера диаграмм.

Построение диаграмм. После запуска Мастера диаграмм он будет ожидать информации о местонахождении диаграммы. На первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов, выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы. Далее Мастер предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем шаге остается задать имя диаграммы, ее легенду, а также указать надписи на осях диаграммы.

Дополнительные объекты позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. Мастер диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку. Тогда в центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме. Рисунок на диаграмме можно нарисовать вручную с помощью пиктографической панели, на которой есть все необходимые инструменты [5, С. 28].

2. Практическая часть: вариант 9

2.1. Постановка задачи

2.1.1. Цель решения задачи

Цель решения задачи - финансовая (снижение затрат на производство, увеличение прибыли, снижение административных расходов ).

Фирма ООО «Титаник» предоставляет услуги по перевозке грузов. Руководство организации озабочено большими затратами на приобретение топлива, которое влечет за собой большие административные затраты. Данное обстоятельство ведет к снижению прибыли предприятия и эффективности производства. Следовательно, принято решение сократить расход топлива и административные затраты путем выявления топлива с наименьшей ценой и дальнейшего его использования. Задача, которая будет решаться в программной среде MS Excel ежемесячно, называется «Учет приобретенного топлива».

2.1.2. Условие задачи

Входной оперативной информацией служит ведомость учета поставки материалов, содержащая следующие реквизиты (условная форма): дата поставки, код поставщика, наименование поставщика, код материала, наименование материала, сумма поставки фактическая.

Ведомость затрат на приобретение ГСМ за январь 2007 г
Наименование материала	Цена, руб.	Кол-во, л	Средняя цена за 1 л	Средняя цена 1 л горючего за месяц
‒	р	q	Рсредн	Рсредн.мес.

В качестве входной информации используется документ «Ведомость затрат на приобретение ГСМ». На его основании создается следующая экранная форма:

Условно-постоянной информацией (справочной) служат следующие реквизиты: Наименование материала, Цена, Средняя цена за 1 л., Средняя цена 1 л горючего за месяц.

Для решения задачи используются справочник материалов, который используется для расшифровки цен и количества матералов.

Структура документа «Справочник материалов»

Ведомость затрат на приобретение ГСМ за январь 2007 г.
Наименование материала	1 партия	2 партия	3 партия	Средняя цена за 1 л
Наименование материала	Цена, руб.	Кол-во, л	Цена, руб.	Кол-во, л	Цена, руб.	Кол-во, л
Дизельное топливо	14,2	250	14,05	200	14,25	310	14,18
Бензин АИ – 92	15,4	310	15,15	275	15,5	355	15,36
Бензин АИ - 95	16,25	145	16,2	120	16,35	170	16,28
Средняя цена 1 л горючего за месяц	15,27

В результате следует получить ведомость со следующими реквизитами: Средняя цена, Количество, Средняя цена за 1 л.

Информация выдается в следующих документах:

Наименование материала	январь		февраль		март		Средняя цена за 1 л	Средняя цена 1 л горючего за месяц
	Средняя цена, руб.	Количество, л	Средняя цена, руб.	Количество, л	Средняя цена, руб.	Количество, л

Кроме того, информацию, находящуюся в таблицах для анализа, необходимо представить в виде диаграмм. В технологии необходимо использовать межтабличные связи для организации ввода и контроля исходных данных.

2.2. Компьютерную модель решения задачи смотрите в файле

Заключение

Ms Excel удобная и широко применяемая программа с помощью которой бухгалтера, финансисты, инженеры и другие работники, которые в своей повседневной работе сталкиваются с необходимостью составления довольно сложных таблиц, различных расчетов и диаграмм, где в свою очередь без математических расчетов не обойтись.

В данной курсовой работе мы рассмотрели наиболее часто используемые функции программы MS Excel, применили их на практике. Функции в Excel - один из важнейших компонентов программы, подавляющее множество расчетов в программе выполняется с помощью функций.

Программа не делает всю работу за человека, который использует её для себя, она лишь упрощает умственный труд и позволяет увеличить темпы работы в разы.

Программа Ms Excel проста в своём использовании, для того чтобы ею пользоваться достаточно понять для чего она, и что в ней можно сделать. Человек, живущий в XXI веке, должен владеть навыками работы с Excel для получения более быстрых и продуктивных результатов труда.

На сегодняшний день, MS Excel владеют большинство людей чьих профессия связана с вычислениями, а также оформлением работ связанных с цифрами, без программы, которая очень хорошо «въелась» в компьютеры многих организаций, собственно без которой люди также не имеют представления работы: как без компьютеров, так и без MS Office, в пакет которого входят: Ms World, Ms Excel, Ms Power Point, Ms Access и множество приложений к этим программам.

Список использованной литературы

1. Гончаров Р.В., Любимов М.Ф. Информатика. Задачи, примеры и контрольные задания. - Ростов-на-Дону; РГЭА, 1999.

2. Гончаров Р.В., Красильникова О.В., Любимов М.Ф. Табличный процессор MS EXCEL. Лабораторный практикум. - Ростов-на-Дону; РГЭА, 1998.

3. Долженков В., Колесников Ю. Самоучитель MS EXCEL 2000. - СПб.; БХВ - Санкт-Петербург, 1999.

4. Марк Зайден. EXCEL 2000. - М.; Лаборатория Базовых Знаний, 1999.

5. Microsoft EXCEL “Help”.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Бесплатная оценка

Размер: 144.77K

Скачано: 303

Скачать бесплатно

17.02.13 в 21:07 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

Обзор встроенных функций MS Excel

Добавление отзыва к работе

Похожие работы