Организация и оценка эффективности документооборота

Тема: Организация и оценка эффективности документооборота

Раздел: Бесплатные рефераты по внутреннему аудиту

Тип: Контрольная работа | Размер: 19.56K | Скачано: 335 | Добавлен 16.10.11 в 21:45 | Рейтинг: 0 | Еще Контрольные работы

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Омск 2011

Содержание

1. Организация документооборота 3

2. Оценка эффективности документооборота 7

Список использованной литературы 10

 

1. Организация документооборота.

В соответствии с пунктом 1 статьи  9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами унифицированной формы. Аналогичное требование действует и для целей налогообложения (пункт 1 статьи 252 НК РФ). При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами, так и внутренним распорядком организации.

Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия. Документооборот- создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету (пункт 4 ПБУ 1/2008). Однако следует обратить внимание, что каких-либо нормативных положений о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной политике, не существует. В качестве рекомендательного материала можно использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 года N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, имея при этом в виду, что данный документ применяется в части, не противоречащей действующему законодательству и нормативным актам. Руководствуясь этим, организация самостоятельно определяют правила своего документооборота.

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерскую и налоговую отчетность;

4) график документооборота (сроки и порядок прохождения документов);

5) хранение документов.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете определяется графиком. Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать разработанным на предприятии должностным инструкциям. Несомненно, эти внутренние документы взаимодополняют друг друга и также влияют на качество составления и сроки представления бухгалтерской отчетности.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. Различают два вида графиков документооборота, каждый из которых используется для определенных целей:

-в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций, с указанием сроков и ответственных исполнителей (статический);

в виде схемы (динамический).

Статические графики документооборота представляют собой порядок оборота каждого вида документа в организации, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях эти графики отличаются друг от друга только составом документов, специфических для каждой коммерческой фирмы. Однако статические графики документооборота позволяют определять общую совокупность документов, используемых в организации. Статические графики документооборота могут составляться отдельно по каждому разделу и участку бухгалтерского учета.

В статическом графике документооборота выделяют следующие этапы обращения каждого документа:

1) создание документа;

2) поступление документа;

3) утверждение документа;

4) регистрация документа;

5) отправка документа сторонней организации;

6) текущее хранение документа в организации;

7) передача в архив организации;

8) хранение документа в архиве;

9) уничтожение документа.

Каждый этап содержит специфические рубрики: в первом указываются количество экземпляров, ответственный за выписку, оформление и исполнение документа; во втором - срок исполнения и ответственные исполнители; в третьем лицо, утверждающее документ; в четвертом, пятом, седьмом и последующих этапах ответственные лица за проверку, кто представляет, порядок представления, срок представления; в шестом указываются ответственные лица, место и сроки нахождение документа в организации.

Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретной организации с наложенной на нее схемой обмена документами. Составление динамических графиков документооборота требует скрупулезного изучения движения документов от исполнителя к исполнителю и фиксации этого движения. Динамический график документооборота отличается от статического тем, что документы, формируемые специалистом одного подразделения и не использующиеся специалистами другого подразделения, в нем не указываются. Например, инвентарная карточка учета основных средств типовой унифицированной формы ОС-6 будет присутствовать в статическом графике документооборота, но не будет указана в динамическом графике.

Однако в зависимости от целей, поставленных перед графиком документооборота, предприятие утверждает свои правила внутреннего движения первичных документов.

 

2. Оценка эффективности документооборота.

Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна, как для крупных коммерческих структур, так и для малого и среднего бизнеса. Поэтому необходимо провести анализ всех стадий документооборота организации: от приема документов до сдачи документов в архив; системы регистрации, поиска и контроля.

Одним из наиболее эффективных путей решения проблемы является выработка четкой методики проверки каждого раздела или участка бухгалтерского учета. Задача состоит в том, чтобы на стадии планирования проверки определить состав контрольных процедур.

Методик проверки каждого раздела бухгалтерского учета должна состоять: 

1.  Из перечня основных нормативных документов;

2. Описания альтернативных учетных решений, выбор которых предоставлен экономическому субъекту Законом о бухгалтерском учете, Положением о бухгалтерском учете и отчетности, отражаемых в учетной политике;

3. Первичные документы по разделу учета;

4. Регистров синтетического и аналитического учета и отчетности;

5. Классификатор возможных нарушений;

6. Вопросник аудитора для составления программы проверки;

7. Методов сбора аудиторских доказательств, применяемые при проверке;

8. Описание контрольных процедур.

При этом методики по различным разделам учета должны разрабатываться по единой схеме.

Перечень основных нормативных документов включает законы, положения по бухгалтерскому учету, методические указания, инструкции которыми должен руководствоваться аудитор при проверке соответствующего раздела учета.

Описание альтернативных учетных решений, выбор которых предоставлен экономическому субъекту, предполагает описание различных вариантов таких решений, что позволит аудитору при необходимости сравнить их с вариантом, применяемым клиентом, и выполнить необходимый анализ или дать рекомендации по улучшению ведения учета.

Перечень первичных документов приводится по каждому разделу учету, что позволяет аудитору сделать вывод о состоянии этапа регистрации в первичном учете (применяются ли типовые формы первичных документов, как оформлены документы).

Регистры аналитического и синтетического учета и отчетности представляют их описание для соответствующих форм счетоводства (журнально-ордерный, мемориально-ордерный, журнальной формы, журнал-главная, упрощенной)

В соответствии с этим наличие перечня регистров позволяет определить их соответствие у организации общепринятым. 

В зависимости от содержания контроля и состояния бухгалтерского учета используются различные приемы документального контроля, которые  содержат:

1) формаль­ную проверку документов – это проверка соблюдения действующих форм доказательств, правильности и полноты заполнения реквизитов наличия соответствующих подписей;

2) арифметическую, или счетную, проверку документов;

3) логическую проверку документов - проводится путем сопоставления данных, представленных в документе, и реально совершенных фактов;

4) экспертную проверку, направленную на выявление подделок документов;

5) нормативную проверку, устанавливающую соответствие совершенных операций действующим правилам;

6) сопоставление (сверку) доку­ментов - встречная проверка документов, относящихся к одним и тем же или взаимосвязанным хозяйственным операциям;

7) письменный запрос;

8) проверку документов по корреспондентским счетам - позволяет выявить несоответствие записей в регистрах бухгалтерского учета, отсутствие бухгалтерских проводок, необоснованные документами сторнировочные или дополнительные записи;

9)экономический анализ.

Использование приемов  и методик контроля дает возможность наиболее объективно оценить финансовое положение предприятия, ее надежность как делового партнера, перспективу развития.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.  Евдокимова А.В. Внутренний аудит и контроль финансово-хозяйственной деятельности организации: Практическое пособие – М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2009. – 208 с
2. Захаркина О.И.  Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ/  Омега-Л, 2007
3. Касюк Е.А. Внутренний аудит: Учебное пособие – Омск: Изд-во ОмГТУ,209-84с.
4. Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль – М.: КНОРУС-2007,528с.
5. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика» (ПБУ 1/2008) (утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, с изменениями от 08.11.2010 № 144н)
6. Организация внутреннего аудита/

---

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

---

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

---

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

---

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

---

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

---

Похожие работы

• Организация документооборота