Studrb.ru банк рефератов

Главная » Бесплатные рефераты » Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту »

Контрольная работа: Контрольная по Делопроизводству Вариант №18

Контрольная по Делопроизводству Вариант №18 [26.10.11]

Тема: Контрольная по Делопроизводству Вариант №18

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

Тип: Контрольная работа | Размер: 22.39K | Скачано: 49 | Добавлен 26.10.11 в 12:03 | Рейтинг: +1 | Еще Контрольные работы


Содержание

Введение 3

1. Тренировка внимания. Умение слушать собеседника 4 – 10

2. Обработка исходящих документов 11 - 13

3. Приведите образец телеграммы 14 – 15

Заключение 16

Список использованной литературы 17

 

Введение

Организация делопроизводства и персональный менеджмент в последнее время стали особо популярными; обеспечение высокого уровня делопроизводства, а также самоменеджмент являются неотъемлемой составной частью современного управления – этим и обусловлена актуальность изучения данной дисциплины.

Контрольная работа выполнена согласно методическим указаниям и содержит три вопроса.

В первом вопросе будет рассмотрено одно из направлений самосовершенствования руководителя – тренировка внимания; второй вопрос уделен  поэтапному рассмотрению работы с исходящими документами; третий вопрос касается применения делопроизводства на практике, а именно – составление образца телеграммы.

Целью контрольной работы является закрепление теоретических знаний по основным вопросам, а также применение практических навыков.

В связи с этим мною были выделены задачи:

1. Изучить приемы совершенствования внимания;

2. Определить пути  совершенствования умения слушать;

3. Рассмотреть схему работы с исходящими документами;

4. Составить образец телеграммы.

При написании контрольной работы использовалась современная литература, Постановления Правительства РФ, статьи в периодических изданиях.

 

1. Тренировка внимания. Умение слушать собеседника

Тренировка внимания является одним из направлений самосовершенствования руководителя.

Внимание не существует само по себе и не приносит никакого отдельного результата, однако его отсутствие резко ухудшает результаты любой деятельности.

Для тренировки внимания существует множество упражнений:

Все эти несложные упражнения позволят руководителю восстановить внимание.

Немаловажным в работе является и умение слушать собеседника, так как без этого невозможно эффективное общение. Слушание включает в себя два аспекта:

♦    способность понимать слышимое;

♦ способность анализировать  и  систематизировать полученную  информацию  для сохранения ее в памяти и дальнейшего использования.

Есть два типа слушания:

1) «вежливое» (пассивное);

2) критическое (активное).

Пассивное слушание дает собеседнику возможность высказаться. Оно состоит из умения внимательно молчать. Здесь важны оба слова. «Молчать» — так как собеседнику хочется, чтобы его услышали, и его меньше всего интересуют наши замечания. «Внимательно» — иначе собеседник обидится, и общение прервется. Все, что нужно делать в этом случае, — это не мешать ему и поддерживать течение его речи, чтобы он смог полностью выговориться.

Такое слушание предполагает временную сдачу себя собеседнику, своего рода капитуляцию. Зато вы сможете узнать иную точку зрения, а затем — действовать.

Открыв для себя другую точку зрения, вы вовсе не обязаны с ней соглашаться, но зато вы теперь знаете, из чего исходит ваш собеседник, и будете действовать, учитывая эту информацию.

Способствовать собеседнику в его желании выговориться помогает соблюдение нескольких простых правил пассивного слушания.

1. При таком способе слушания главное — это минимум ответов (т.е. невмешательство в речь говорящего). Любая наша фраза в лучшем случае будет пропущена собеседником мимо ушей, в худшем — собьет его с мысли или даже вызовет агрессивную реакцию.

2. При пассивном слушании мы должны быть не красноречивым оратором, а уподобиться губке, впитывающей все, что он говорит, без какого-либо отбора и сортировки.

3. Пока мы «внимательно молчим», необходимо постоянно давать собеседнику сигнал, что мы сосредоточены на его словах. Для этого используются короткие реплики «Да», «Понимаю», «Понятно», «Это очень интересно». Эти реплики нейтральны и помогают собеседнику говорить, приглашая продолжать.

Пассивное слушание в деловом разговоре наиболее эффективно в следующих случаях.

1. В напряженной ситуации, когда собеседник начинает активно проявлять свои чувства и стремится высказать собственную точку зрения, поскольку до этого не имел такой возможности. В данном случае благоразумнее всего, не вмешиваясь, дать ему выговориться, а потом приступить к решению проблемы.

2. Когда собеседник испытывает трудности с выражением своих забот и проблем или, наоборот, радостей. Здесь полезно, по мимике и жестам поняв состояние человека, использовать фразы: «Вас что-нибудь беспокоит?», «У вас вид счастливого человека!», «У вас, видимо, есть, что сказать по этому поводу?», а затем внимательно выслушать. Ненужное вмешательство может только окончательно сбить волнующегося собеседника.

3. При беседах с подчиненными. Люди часто не решаются высказаться перед своим начальником из-за боязни испортить отношения. Поддерживающие реплики показывают собеседнику, что им интересуются, хотят знать его мнение и чувства.

Однако в некоторых ситуациях пассивное слушание бывает малоэффективно. Перечислим их:

1. У собеседника желание говорить проявляется слабо или полностью отсутствует.

2. Есть опасность неправильного истолкования наших ответов как согласия, хотя это — лишь помощь, чтобы собеседник продолжал говорить.

3. Говорящий стремится получить более активную и весомую поддержку и одобрение. Простое поддакивание может быть воспринято как пренебрежение и нежелание говорить.

4. Неуместно пассивное слушание и тогда, когда оно противоречит нашим интересам, мешает самораскрытию. Не стоит только из вежливости слушать бесконечную болтовню собеседника, особенно если он крайне раздражает нас, потому что вместо сочувствия и понимания мы придем к отвращению.

Когда пассивного слушания недостаточно, следует перейти к активному слушанию. Под ним психологи понимают «выявление» или «уточнение» слов собеседника («Что из этого следует?», «Вы хотите этим сказать, что...», «Тогда объясните это более подробно»), перефразирование («Вы думаете, что...», «Как я понял вас, из этого следует, что...», «Вы говорите, что...», «Если я не ошибаюсь, то этим вы хотите сказать, что...»), резюмирование («Итак...», «Если подвести итог сказанному вами, то...», «Насколько я понял, ваша основная идея заключается в том, что...»).

Бизнесмен, который говорит только о себе и своей фирме, не проявляя интереса к деловым партнерам, как правило, не добивается серьезных успехов.

Самая распространенная ошибка начинающих коммерсантов, когда они стараются склонить собеседника к своей точке зрения, — это стремление слишком много говорить самим. И им это очень дорого обходится. Особенно часто эту ошибку совершают торговые агенты.

Поэтому не делайте такой ошибки. Давайте возможность выговориться собеседнику. Он лучше вас осведомлен о своих проблемах и нуждах. Задавайте ему вопросы. Пусть он кое-что сообщит вам.

Если вы не согласны с собеседником, у вас может возникнуть искушение перебить его. Не делайте этого. Терпеливо выслушайте его, проявите искреннее сочувствие. Позвольте ему самому завести разговор, например, о товаре, который вы хотите продать. Надо добиться, чтобы он сам захотел его купить.

Многие партнеры с большим интересом ожидают паузы в разговоре, чтобы вставить свое слово. Нужно помнить, что если вы не дадите им высказаться, у них создастся впечатление, что их лишили этого права. Поэтому партнеров всегда нужно внимательно выслушивать.

Какие же условия должен соблюдать хороший слушатель?

1. Никаких побочных мыслей. Поскольку скорость мышления в четыре раза больше скорости речи, используйте «свободное время» на критический анализ и выводы из того, что непосредственно слышите.

2. Пока вы слушаете, нельзя обдумывать последующий вопрос, а тем более приводить контраргументы.

3. Следует сконцентрировать свое внимание только на той теме, о которой идет речь. В любом случае знакомство с мнением партнера значительно облегчает проведение переговоров. Партнеру предоставляется возможность проявить себя, а это существенно притупит остроту его возражений.

Очень часто в награду за внимательное выслушивание вы получаете «открытое сердце» вашего партнера, что существенно облегчает работу и способствует взаимопониманию.

Таким образом, можно утверждать, что обеспечить психологически правильное слушание собеседника и партнера можно при выполнении следующих условий:

— Перестаньте говорить. Невозможно слушать, разговаривая или пытаясь комментировать услышанное.

— Помогите говорящему раскрепоститься. Создайте у него ощущение свободы.

— Покажите говорящему, что вы готовы слушать. Необходимо выглядеть и действовать заинтересованно. Слушая, старайтесь понять, а не искать поводов для раздражений.

— Слушая, чаще улыбайтесь, кивайте головой, смотрите собеседнику в глаза и все время поддакивайте.

— Задавайте вопросы и постоянно уточняйте. Это подбадривает говорящего и показывает ему, что вы слушаете.

— Слушая, старайтесь понять, а не выискивать неточности или ошибки говорящего. Никогда не давайте оценок услышанному. Пусть собеседник выговорится до конца.

— Старайтесь сопереживать собеседнику. Для этого посмотрите на вещи его глазами, попытайтесь встать на его место. Только так можно лучше понять говорящего и точнее выявить смысл его речи.

— В процессе слушания будьте внимательны и не теряйте тему беседы. Думайте только о том, что он говорит.

— Если собеседник вам неприятен, старайтесь сдерживать свои эмоции.

— Будьте терпеливы. Не прерывайте собеседника, не смотрите на часы, т. е. не делайте того, что свидетельствует о вашем неуважении или безразличии к собеседнику.

— Всегда выслушивайте собеседника до конца. Слушать с должным вниманием то, что вам хочет сообщить собеседник, — это не только знак внимания к нему, но и профессиональная необходимость в сфере бизнеса.

Умение слушать собеседника часто бывает более ценным, чем умение говорить. Дайте возможность сначала высказаться другому, а потом говорите с учетом услышанного.

 

2. Обработка исходящих документов

Исходящими называются документы, отправляемые из организации; их обработка включает следующие этапы (рис. 1):

Рис. 1. Схема работы с исходящими документами

Рис. 1. Схема работы с исходящими документами1

Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров, документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

При регистрации документов записываются следующие данные1:

Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа.

При рассылке документа более чем в четыре адреса,  исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии  с действующими почтовыми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция – в течение дня. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен – на  нем делают пометку «Подлежит возврату»; такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих документов.

 

3. Приведите образец телеграммы

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Она относится к группе справочно-информационных документов. От своевременности передачи и получения информации во мно­гом зависят своевременность и правильность принятия решения. По­этому чтобы обеспечить срочное получение информации, она переда­ется по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а так­же схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее сроч­ности: «правительственная», «срочная», «международная», «обыкновенная» и т.д. Ка­тегория телеграммы указывается перед адресатом.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги или на бланке, на одной стороне листа, в двух экземплярах. Первый оправляется на телеграф, второй – подшивается в дело.

Большое значение при составлении телеграммы следует прида­вать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется теле­грамма особым телеграфным языком, по возможности без предло­гов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, так как име­ют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными бук­вами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Телеграмма состоит из двух частей, разделенных чертой. Первая часть содержит следующие реквизиты: отметку о категории, адресат, текст, фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму. Эта часть печатается прописными буквами через два интервала. Каждый реквизит начинается с новой строки без абзаца. Адресат отделяется от текста 3-4 интервалами. Перенос слов не допускается. Во второй части (под чертой) указывается адрес и наименование организации – отправителя телеграммы, наименование должности и подпись лица, от имени которого отправлена телеграмма, печать и дата. Текст под чертой печатается обычным шрифтом. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц.  Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителем. Реквизит «Подпись» обязательно заверяется печатью организации.

Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются на одном экземпляре. На экземпляре, оставленном в организации, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

 

Заключение

При выполнении контрольной работы были рассмотрены основные вопросы организации делопроизводства и персонального менеджмента.

При ответе на первый вопрос мною было рассмотрено одно из направлений самосовершенствования руководителя, а именно – тренировка внимания, перечислены некоторые основные приемы его совершенствования, также были выделены пути совершенствования умения слушать.

По второму вопросу была приведена схема работы с исходящими документами, сделано подробное описание каждого из этапов.

В третьем вопросе рассматривалась одна из форм  справочно-информационных документов – телеграмма,  приведены правила написания текста телеграммы и необходимые реквизиты, а также показан образец телеграммы.

Поставленные задачи выполнены в полном объеме – сделаем выводы:

 

Список использованной литературы

  1. Васильева И. Н., Желнинский Г. С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004.
  2. Васильева И. Н., Островский Э. В., Юртаев И. Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2009.
  3. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 2-е изд. – М.: РИОР, 2009.
  4. Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение. – 7-е изд., перераб. и доп. – Харьков: Издательский дом «Фактор», 2007.
  5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – (Серия «Высшее образование»).
  6. Лопатникова Е. А. Делопроизводство : образцы документов с комментариями. - М.: Омега-Л, 2005.  – (Библиотека типовых документов).
  7. Иствуд Атватер. Я вас слушаю – советы руководителю, как правильно слушать собеседника. — М., Экономика. 2004.
  8. Персональный менеджмент: Учебник/ С. Д. Резник и др. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: ИНФРА-М, 2004. – (Серия «Высшее образование»).
  9. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омский государственный университет, 2004.
  10. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Сколько стоит заказать работу?

Бесплатная оценка

+1
Размер: 22.39K
Скачано: 49
Скачать бесплатно
26.10.11 в 12:03 Автор:

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).


Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.


Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу


Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.


Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.


Похожие работы