Контрольная по Делопроизводству Вариант №18

Тема: Контрольная по Делопроизводству Вариант №18

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

Тип: Контрольная работа | Размер: 22.39K | Скачано: 261 | Добавлен 26.10.11 в 12:03 | Рейтинг: +1 | Еще Контрольные работы

Содержание

Введение 3

1. Тренировка внимания. Умение слушать собеседника 4 – 10

2. Обработка исходящих документов 11 - 13

3. Приведите образец телеграммы 14 – 15

Заключение 16

Список использованной литературы 17

 

Введение

Организация делопроизводства и персональный менеджмент в последнее время стали особо популярными; обеспечение высокого уровня делопроизводства, а также самоменеджмент являются неотъемлемой составной частью современного управления – этим и обусловлена актуальность изучения данной дисциплины.

Контрольная работа выполнена согласно методическим указаниям и содержит три вопроса.

В первом вопросе будет рассмотрено одно из направлений самосовершенствования руководителя – тренировка внимания; второй вопрос уделен  поэтапному рассмотрению работы с исходящими документами; третий вопрос касается применения делопроизводства на практике, а именно – составление образца телеграммы.

Целью контрольной работы является закрепление теоретических знаний по основным вопросам, а также применение практических навыков.

В связи с этим мною были выделены задачи:

1. Изучить приемы совершенствования внимания;

2. Определить пути  совершенствования умения слушать;

3. Рассмотреть схему работы с исходящими документами;

4. Составить образец телеграммы.

При написании контрольной работы использовалась современная литература, Постановления Правительства РФ, статьи в периодических изданиях.

 

1. Тренировка внимания. Умение слушать собеседника

Тренировка внимания является одним из направлений самосовершенствования руководителя.

Внимание не существует само по себе и не приносит никакого отдельного результата, однако его отсутствие резко ухудшает результаты любой деятельности.

Для тренировки внимания существует множество упражнений:

• Неожиданно для себя остановитесь, бросив взгляд на картину перед глазами, и закрой их. Постарайтесь восстановить в воображении только что увиденное.
• «Секундная стрелка»: Нужно взять часы с секундной стрелкой, и, выждав момент, когда стрелка будет на нулевой отметке минуты, начать её наблюдать. Просто наблюдать, и думать о стрелке и о том, что ты её наблюдаешь. Через какое-то время внимание начнёт рассеиваться и уплывать куда-то - к посторонним звукам, запахам, другим планам или старым воспоминаниям. С этим ничего не надо делать. Достаточно лишь, обнаружив это, мягко вернуть внимание назад, к секундной стрелке часов. Начинать тренировки следует с 1-2 упражнений в день, по 5 минут. Если через пару недель вам удастся спокойно удерживать внимание на секундной стрелке в течение 15 минут, можно считать, что вы сильно преуспели во взятии под контроль своего внимания.
• Примите удобную позу в кресле и переплетите пальцы рук, разместив их перед собой. После этого начните вращать большие пальцы один вокруг другого таким образом, чтобы они не касались друг друга! Сосредоточьте внимание на этом движении. В течении первых двух недель выполняйте это упражнение 5 минут, следующие две недели - 10 минут. Несмотря на то, что задание кажется беспредельно простым, оно может оказаться неожиданно сложным, именно в силу того, что объект сосредоточения внимания очень необычен. Возможно, вас будет клонить ко сну, а также странные ощущения в самих пальцах. Просто продолжайте упражнение и возвращайте внимание к пальцам тогда, когда окажется, что оно отвлеклось на что-то ещё, а пальцами вы вращаете механически.
• Количество внимания. Увеличение объекта при непрерывном восприятии объекта. Уделяем внимание спичке на столе, расположенной вертикально в нашем поле зрения. Кладём вторую спичку, расположив в одну линию, в один столбик с первой. Уделяем внимание одновременно двум спичкам, не допуская поочерёдного рассмотрения спичек. Потом кладём в столбик три спички… четыре, и  то же самое: не скачем от одной к другой, наблюдаем их сразу, как целое.
• Плотность внимания. Фокусировка внимания на одном объекте среди однородных объектов. Расположим в столбик три спички. Уделим внимание всем трём равномерно. Затем только нижней. Затем только средней. Затем только верхней. Затем двум нижним, затем двум верхним, наконец, нижней и верхней, исключая среднюю.
• Концентрация и расширение внимания. Уделив внимание надоевшему уже столбику из трёх спичек, добавим две горизонтальные спички до крестообразной или Т-образной фигуры. Уберём их, через некоторое время  опять добавим, и опять уберём; естественно, добавляя, "растягиваем" внимание на всю получившуюся фигуру.
• Отраженное внимание. Уделив внимание вертикальной спичке, параллельно ей (поначалу) ставим на столе зеркальце. Уделяем внимание отражению спички, самой спичке, отражению спички. Наконец, одновременно спичке и её отражению. Повторим упражнение с большим количеством объектов, с непараллельным расположением зеркала.
• "Горизонт с носом": Для этого нужно место, откуда открывается "дальний вид". Берег реки, чисто поле, окно верхних этажей многоэтажки, и т.п. Становимся лицом к величественному пейзажу и уделяем внимание необозримой дали, лучше всего - горизонту, бросая внимание максимально далеко и максимально широко, насколько позволяет наличный пейзаж или поле зрения человека. Далее мы резко фокусируем внимание на кончике своего носа. Удерживаем несколько секунд, и снова - резкий бросок к широкому горизонту. Повторив несколько таких циклов, мы отметим, что внимания становится заметно больше.¹

Все эти несложные упражнения позволят руководителю восстановить внимание.

Немаловажным в работе является и умение слушать собеседника, так как без этого невозможно эффективное общение. Слушание включает в себя два аспекта:

♦    способность понимать слышимое;

♦ способность анализировать  и  систематизировать полученную  информацию  для сохранения ее в памяти и дальнейшего использования.

Есть два типа слушания:

1) «вежливое» (пассивное);

2) критическое (активное).

Пассивное слушание дает собеседнику возможность высказаться. Оно состоит из умения внимательно молчать. Здесь важны оба слова. «Молчать» — так как собеседнику хочется, чтобы его услышали, и его меньше всего интересуют наши замечания. «Внимательно» — иначе собеседник обидится, и общение прервется. Все, что нужно делать в этом случае, — это не мешать ему и поддерживать течение его речи, чтобы он смог полностью выговориться.

Такое слушание предполагает временную сдачу себя собеседнику, своего рода капитуляцию. Зато вы сможете узнать иную точку зрения, а затем — действовать.

Открыв для себя другую точку зрения, вы вовсе не обязаны с ней соглашаться, но зато вы теперь знаете, из чего исходит ваш собеседник, и будете действовать, учитывая эту информацию.

Способствовать собеседнику в его желании выговориться помогает соблюдение нескольких простых правил пассивного слушания.

1. При таком способе слушания главное — это минимум ответов (т.е. невмешательство в речь говорящего). Любая наша фраза в лучшем случае будет пропущена собеседником мимо ушей, в худшем — собьет его с мысли или даже вызовет агрессивную реакцию.

2. При пассивном слушании мы должны быть не красноречивым оратором, а уподобиться губке, впитывающей все, что он говорит, без какого-либо отбора и сортировки.

3. Пока мы «внимательно молчим», необходимо постоянно давать собеседнику сигнал, что мы сосредоточены на его словах. Для этого используются короткие реплики «Да», «Понимаю», «Понятно», «Это очень интересно». Эти реплики нейтральны и помогают собеседнику говорить, приглашая продолжать.

Пассивное слушание в деловом разговоре наиболее эффективно в следующих случаях.

1. В напряженной ситуации, когда собеседник начинает активно проявлять свои чувства и стремится высказать собственную точку зрения, поскольку до этого не имел такой возможности. В данном случае благоразумнее всего, не вмешиваясь, дать ему выговориться, а потом приступить к решению проблемы.

2. Когда собеседник испытывает трудности с выражением своих забот и проблем или, наоборот, радостей. Здесь полезно, по мимике и жестам поняв состояние человека, использовать фразы: «Вас что-нибудь беспокоит?», «У вас вид счастливого человека!», «У вас, видимо, есть, что сказать по этому поводу?», а затем внимательно выслушать. Ненужное вмешательство может только окончательно сбить волнующегося собеседника.

3. При беседах с подчиненными. Люди часто не решаются высказаться перед своим начальником из-за боязни испортить отношения. Поддерживающие реплики показывают собеседнику, что им интересуются, хотят знать его мнение и чувства.

Однако в некоторых ситуациях пассивное слушание бывает малоэффективно. Перечислим их:

1. У собеседника желание говорить проявляется слабо или полностью отсутствует.

2. Есть опасность неправильного истолкования наших ответов как согласия, хотя это — лишь помощь, чтобы собеседник продолжал говорить.

3. Говорящий стремится получить более активную и весомую поддержку и одобрение. Простое поддакивание может быть воспринято как пренебрежение и нежелание говорить.

4. Неуместно пассивное слушание и тогда, когда оно противоречит нашим интересам, мешает самораскрытию. Не стоит только из вежливости слушать бесконечную болтовню собеседника, особенно если он крайне раздражает нас, потому что вместо сочувствия и понимания мы придем к отвращению.

Когда пассивного слушания недостаточно, следует перейти к активному слушанию. Под ним психологи понимают «выявление» или «уточнение» слов собеседника («Что из этого следует?», «Вы хотите этим сказать, что...», «Тогда объясните это более подробно»), перефразирование («Вы думаете, что...», «Как я понял вас, из этого следует, что...», «Вы говорите, что...», «Если я не ошибаюсь, то этим вы хотите сказать, что...»), резюмирование («Итак...», «Если подвести итог сказанному вами, то...», «Насколько я понял, ваша основная идея заключается в том, что...»).

Бизнесмен, который говорит только о себе и своей фирме, не проявляя интереса к деловым партнерам, как правило, не добивается серьезных успехов.

Самая распространенная ошибка начинающих коммерсантов, когда они стараются склонить собеседника к своей точке зрения, — это стремление слишком много говорить самим. И им это очень дорого обходится. Особенно часто эту ошибку совершают торговые агенты.

Поэтому не делайте такой ошибки. Давайте возможность выговориться собеседнику. Он лучше вас осведомлен о своих проблемах и нуждах. Задавайте ему вопросы. Пусть он кое-что сообщит вам.

Если вы не согласны с собеседником, у вас может возникнуть искушение перебить его. Не делайте этого. Терпеливо выслушайте его, проявите искреннее сочувствие. Позвольте ему самому завести разговор, например, о товаре, который вы хотите продать. Надо добиться, чтобы он сам захотел его купить.

Многие партнеры с большим интересом ожидают паузы в разговоре, чтобы вставить свое слово. Нужно помнить, что если вы не дадите им высказаться, у них создастся впечатление, что их лишили этого права. Поэтому партнеров всегда нужно внимательно выслушивать.

Какие же условия должен соблюдать хороший слушатель?

1. Никаких побочных мыслей. Поскольку скорость мышления в четыре раза больше скорости речи, используйте «свободное время» на критический анализ и выводы из того, что непосредственно слышите.

2. Пока вы слушаете, нельзя обдумывать последующий вопрос, а тем более приводить контраргументы.

3. Следует сконцентрировать свое внимание только на той теме, о которой идет речь. В любом случае знакомство с мнением партнера значительно облегчает проведение переговоров. Партнеру предоставляется возможность проявить себя, а это существенно притупит остроту его возражений.

Очень часто в награду за внимательное выслушивание вы получаете «открытое сердце» вашего партнера, что существенно облегчает работу и способствует взаимопониманию.

Таким образом, можно утверждать, что обеспечить психологически правильное слушание собеседника и партнера можно при выполнении следующих условий:

— Перестаньте говорить. Невозможно слушать, разговаривая или пытаясь комментировать услышанное.

— Помогите говорящему раскрепоститься. Создайте у него ощущение свободы.

— Покажите говорящему, что вы готовы слушать. Необходимо выглядеть и действовать заинтересованно. Слушая, старайтесь понять, а не искать поводов для раздражений.

— Слушая, чаще улыбайтесь, кивайте головой, смотрите собеседнику в глаза и все время поддакивайте.

— Задавайте вопросы и постоянно уточняйте. Это подбадривает говорящего и показывает ему, что вы слушаете.

— Слушая, старайтесь понять, а не выискивать неточности или ошибки говорящего. Никогда не давайте оценок услышанному. Пусть собеседник выговорится до конца.

— Старайтесь сопереживать собеседнику. Для этого посмотрите на вещи его глазами, попытайтесь встать на его место. Только так можно лучше понять говорящего и точнее выявить смысл его речи.

— В процессе слушания будьте внимательны и не теряйте тему беседы. Думайте только о том, что он говорит.

— Если собеседник вам неприятен, старайтесь сдерживать свои эмоции.

— Будьте терпеливы. Не прерывайте собеседника, не смотрите на часы, т. е. не делайте того, что свидетельствует о вашем неуважении или безразличии к собеседнику.

— Всегда выслушивайте собеседника до конца. Слушать с должным вниманием то, что вам хочет сообщить собеседник, — это не только знак внимания к нему, но и профессиональная необходимость в сфере бизнеса.

Умение слушать собеседника часто бывает более ценным, чем умение говорить. Дайте возможность сначала высказаться другому, а потом говорите с учетом услышанного.

 

2. Обработка исходящих документов

Исходящими называются документы, отправляемые из организации; их обработка включает следующие этапы (рис. 1):

• Составление проекта документа исполнителем;
• Согласование проекта документа;
• Проверка правильности оформления проекта документа;
• Подписание документа руководителем;
• Отправка документа адресату;
• Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Рис. 1. Схема работы с исходящими документами¹

Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров, документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

При регистрации документов записываются следующие данные¹:

• Индекс документа, включающий номер дела;
• Адресат (корреспондент);
• Краткое содержание или заголовок;
• Отметка об исполнении;

Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа.

При рассылке документа более чем в четыре адреса,  исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии  с действующими почтовыми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция – в течение дня. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен – на  нем делают пометку «Подлежит возврату»; такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих документов.

 

3. Приведите образец телеграммы

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Она относится к группе справочно-информационных документов. От своевременности передачи и получения информации во мно­гом зависят своевременность и правильность принятия решения. По­этому чтобы обеспечить срочное получение информации, она переда­ется по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а так­же схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее сроч­ности: «правительственная», «срочная», «международная», «обыкновенная» и т.д. Ка­тегория телеграммы указывается перед адресатом.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги или на бланке, на одной стороне листа, в двух экземплярах. Первый оправляется на телеграф, второй – подшивается в дело.

Большое значение при составлении телеграммы следует прида­вать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется теле­грамма особым телеграфным языком, по возможности без предло­гов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, так как име­ют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными бук­вами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Телеграмма состоит из двух частей, разделенных чертой. Первая часть содержит следующие реквизиты: отметку о категории, адресат, текст, фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму. Эта часть печатается прописными буквами через два интервала. Каждый реквизит начинается с новой строки без абзаца. Адресат отделяется от текста 3-4 интервалами. Перенос слов не допускается. Во второй части (под чертой) указывается адрес и наименование организации – отправителя телеграммы, наименование должности и подпись лица, от имени которого отправлена телеграмма, печать и дата. Текст под чертой печатается обычным шрифтом. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц.  Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителем. Реквизит «Подпись» обязательно заверяется печатью организации.

Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются на одном экземпляре. На экземпляре, оставленном в организации, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

 

Заключение

При выполнении контрольной работы были рассмотрены основные вопросы организации делопроизводства и персонального менеджмента.

При ответе на первый вопрос мною было рассмотрено одно из направлений самосовершенствования руководителя, а именно – тренировка внимания, перечислены некоторые основные приемы его совершенствования, также были выделены пути совершенствования умения слушать.

По второму вопросу была приведена схема работы с исходящими документами, сделано подробное описание каждого из этапов.

В третьем вопросе рассматривалась одна из форм  справочно-информационных документов – телеграмма,  приведены правила написания текста телеграммы и необходимые реквизиты, а также показан образец телеграммы.

Поставленные задачи выполнены в полном объеме – сделаем выводы:

• Тренировка внимания является залогом продуктивной работы руководителя, поэтому необходимо применять приемы совершенствования и восстановления внимания;
• Эффективное общение основано на умении слушать собеседника; существует 2 типа слушания -активное и пассивное. Умение слушать собеседника часто бывает более ценным, чем умение говорить. Дайте возможность сначала высказаться собеседнику, а потом говорите с учетом услышанного.
• Документы, отправляемые из организации, носят название исходящие; их обработка состоит из следующих основных этапов: составление проекта документа исполнителем; согласование проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа; подписание документа руководителем; регистрация; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
• Телеграмма относится к группе справочно-информационных документов. Передача по телеграфу обеспечивает срочное получение информации.

 

Список использованной литературы

1. Васильева И. Н., Желнинский Г. С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004.
2. Васильева И. Н., Островский Э. В., Юртаев И. Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2009.
3. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 2-е изд. – М.: РИОР, 2009.
4. Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение. – 7-е изд., перераб. и доп. – Харьков: Издательский дом «Фактор», 2007.
5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – (Серия «Высшее образование»).
6. Лопатникова Е. А. Делопроизводство : образцы документов с комментариями. - М.: Омега-Л, 2005.  – (Библиотека типовых документов).
7. Иствуд Атватер. Я вас слушаю – советы руководителю, как правильно слушать собеседника. — М., Экономика. 2004.
8. Персональный менеджмент: Учебник/ С. Д. Резник и др. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: ИНФРА-М, 2004. – (Серия «Высшее образование»).
9. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омский государственный университет, 2004.
10. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

---

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

---

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

---

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

---

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

---

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

---

Похожие работы

• Контрольная работа по Организации делопроизводства Вариант 18
• Тренировка внимания. Умение слушать собеседника