Контрольная работа по Организации делопроизводства Вариант 2

Тема: Контрольная работа по Организации делопроизводства Вариант 2

Раздел: Бесплатные рефераты по организации делопроизводства и персональному менеджменту

Тип: Контрольная работа | Размер: 20.99K | Скачано: 278 | Добавлен 26.10.12 в 13:08 | Рейтинг: +1 | Еще Контрольные работы

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Краснодар 2012

Вариант 2

1. Классификация документов.

2. Оформление реквизитов 01 - "Изображение государственного герба РФ", 03 - "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)".

3. Диалог с деловым партнером. Факторы успеха.

4. Составить акт о проверке достоверности представленных в банк сведений об остатках материальных запасов и производственных затратах.Классификация документов

Список используемой литературы

 

Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются:

По наименованию: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

Постепени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Оформление реквизитов 01 - "Изображение государственного герба РФ", 03 - "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)".

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот­ветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде­рации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Изображение Государственного герба РФ на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.93 № 2050. Государственный герб РФ изображается на бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда РФ; Верховного Суда РФ; Высшего Арбитражного Суда РФ; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Центрального банка РФ; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Порядок регистрации товарного знака изложен в части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации. При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой: государственные гербы, флаги и другие государственные символы и знаки; сокращенные или полные наименования международных и межправительственных организаций, их гербы, флаги, другие символы и знаки; официальные контрольные, гарантийные или пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения обозначения. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

Реквизит "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

Диалог с деловым партнером. Факторы успеха.

Умение эффективно вести деловой разговор является одним из ключевых факторов достижения успеха в переговорах. Понимание динамики разговора, контроль информации и межличностных отношений приносят незамедлительный положительный результат.

Непринуждённая беседа помогает удовлетворить собственные межличностные потребности, выстроить и поддержать отношения.В непринуждённой беседе любая тема может быть предложена и одобрена или, наоборот - отклонена. Когда собеседники принимают тему, то она обсуждается до тех пор, пока кто-то не предложит другую тему, на которой концентрируется большее внимание, такой процесс смены тем происходит на протяжении всей беседы.

Деловое обсуждение проблем характеризуется согласием участников обсудить и решить конкретные проблемы, ну или спланировать возможные действия. При деловом обсуждении проблем тема требует, чтобы участники обдумали её и пришли к конкретному результату, эти обсуждения могут быть более упорядочены, чем непринуждённые беседы, и теоретически разделяются на пять этапов:

1. Приветствие и небольшое вступление. Деловое обсуждение проблем обычно открывается кратким приветствием, затем следует несколько слов на общие темы, чтобы установить взаимопонимание.
2. Представление темы и обоснование необходимости обсуждения. На второй стадии один участник представляет проблему или предмет спора как реальную цель беседы. От того, как представлена или подана тема, зависит процесс обсуждения.
3. Обмен информацией и ее обработка. Затем идет само обсуждение, состоящее из нескольких сообщений, освещающих тему с разных точек зрения. Участники делятся информацией и взглядами, вырабатывают альтернативные решения, обсуждают достоинства и недостатки различных вариантов и т. д. Участники обсуждения могут переходить от одного вопроса к другому и возвращаться к первоначальной теме.
4. Подведение итогов и определение следующих шагов. Как только собеседники доберутся до конца разговора, они могут попытаться прекратить обсуждение и подвести итоги.
5. Официальное завершение обсуждения. Если участники совещания исчерпали тему разговора и выяснили, какие шаги должны быть предприняты, то они готовы закончить деловое обсуждение проблемы. Официальное завершение обсуждения часто включает в себя выражение удовлетворенности итогами. Обсуждения проблем различны по продолжительности, это зависит от характера темы и ее сложности.

Беседы выстраиваются не только набором некоторых правил, но и тем, насколько хорошо сотрудничают партнёры по разговору. Принцип сотрудничества состоит в том, что беседы будут протекать продуктивно, когда вклад участников разговора соответствует его цели. Основываясь на этом правиле, определено несколько необходимых условий эффективной беседы.

Необходимые правила эффективных деловых разговоров

• Правило качества требует сообщать достоверную информацию. Быть правдивым — значит не только избегать намеренной лжи или искажений, но также заботиться о недопущении любых ошибочных интерпретаций.
• Правило количества призывает сообщать такое количество информации, которое достаточно, чтобы поддерживать разговор на должном уровне, но не столь долго и подробно, чтобы погубить неформальный компромисс, который характеризует хорошее обсуждение. Таким образом, «прекрасно» — это слишком короткий ответ на вопрос, как вам понравилось посещение производственных цехов, но монолог на двадцать пять минут со всеми подробностями экспозиции, вероятно, будет слишком длинен.
• Правило уместности требует сообщать информацию, которая связана с обсуждаемой темой. Поверхностные комментарии или откровенная подмена предмета обсуждения, когда другие партнеры еще активно заинтересованы в обсуждавшейся теме, разрушают сотрудничество.
• Правило хороших манер призывает быть точными и организованными, когда излагаются мысли.
• Правило нравственности призывает говорить таким образом, чтобы соответствовать этическим нормам. В большинстве культур, например, нарушением моральных принципов считается разглашение информации, сообщенной конфиденциально или склоняющей человека к действиям, направленным против личных интересов собеседника.
• Правило вежливости призывает быть вежливым по отношению к другим участникам беседы. В разговорах люди пытаются соблюдать социальные нормы вежливости, присущие господствующей культуре, и не позволяют мешать себе или другим в течение беседы.

Навыки эффективного делового разговора

Чем больше человек компетентен в области обсуждаемых предметов, тем больше шансов, что он будет интересным собеседником. Некоторые варианты для построения высококачественной информационной базы разговора:

• Читать каждый день газеты (не только спортивные новости).
• Читать, как минимум, один еженедельный новостной журнал или отраслевой журнал.
• Смотреть документальные фильмы и отраслевые новости так же внимательно, как развлекательные и спортивные программы. (Спорт и развлечения могут быть любимыми темами для бесед, но не с каждым.)
• Посещать выставки, показы, театры, концерты и другие места культурного досуга.

1.   В качестве инициатора разговора можно использовать открытые вопросы

Открытый вопрос - это вопрос, на который трудно ответить кратко, он требует какого-то объяснения, мыслительной работы. Такие вопросы начинаются со слов «почему», «зачем», «каким образом», «каковы ваши предложения», «каким будет ваше решение по поводу» и т. п., а это предполагает развернутый ответ в свободной форме. Открытые вопросы задаются с целью получить дополнительные сведения или выяснить реальные мотивы и позицию собеседника, они дают ему возможность маневрирования и более обширного высказывания.

• партнер находится в активном состоянии, так как должен обдумывать свои ответы и высказывания;
• партнер имеет возможность по своему усмотрению выбирать, какие данные, информацию и аргументы нам представить;
• обращение к собеседнику с открытым вопросом способствует устранению барьеров, выводит его из состояния замкнутости и сдержанности;
• партнер (и это самое главное) становится действительным источником информации, идей и предложений по дальнейшему развитию сотрудничества.

Но, в тоже время открытые вопросы дают возможность собеседнику уйти от конкретного и четкого ответа, собеседник может предоставить только выгодную для него информацию и даже перевести разговор на другую тему.

То, что произойдет в первые пять минут обсуждения, сильно повлияет на дальнейшее течение дружеской беседы. Хотя вопросы возникают часто сами собой, многие люди кажутся растерянными и не знают, что предпринять, чтобы завязалась беседа. Открытые вопросы призывают собеседника поделиться конкретной информацией.

Эффективные собеседники поддерживают обмен мнениями, давая возможность другим продолжать беседу, предоставив им открытую информацию. Открытая информация — это дополнительная информация, которую собеседник может использовать для продолжения разговора.

Отвечающему важно давать открытую информацию. Инициатору разговора важно услышать открытую информацию. Чем лучше качество открытой информации, тем более вероятно, что разговор продолжится и будет продуктивным для обоих собеседников.

2.   Указание источников

Указание источников — это вербальное сообщение об источниках, из которых вы черпаете вашу информацию и мысли. Используя в речи слова или мысли других людей, указываются источники. Таким образом, есть  возможность другим участникам оценить качество информации, которой вы поделились. Более того, если сообщать об общих знакомых, которым принадлежат те или иные мысли, люди начинают лучше думать о вас. Например, если ваш друг выдвигает творческую идею и подтверждает, что вы были ее источником, вы можете почувствуете себя польщенным. Однако если человек ведет себя таким образом, будто это его собственные мысли, вы, возможно, почувствуете обиду или злость. Когда вы повторяете мысль, услышанную от других, проследите за тем, чтобы указать на источник.

3.   Поддерживать баланс между произнесением речей и слушанием

Беседы протекают более продуктивно, если участники чувствуют, что время разговора справедливо распределено между ними. Поддержать баланс между разговором и слушанием можно с помощью очередности.

• Эффективные собеседники поровну распределяют время в разговоре. В любой беседе будет идеально предоставить каждому возможность высказываться одинаковое число раз.
• Эффективные собеседники не позволяют себе слишком длинных монологов. Люди перестают обращать внимание или воспринимают как докучливых партнеров по разговору, которые произносят речи, медлят с ответом или выступают с более длинными монологами, чем это принято в обычной взаимной беседе.
• Эффективные собеседники распознают и учитывают сигналы, говорящие о необходимости дать слово другому участнику разговора. Такие паттерны голоса, как снижение громкости или тона, а также использование жестов, которые очевидно указывают на то, что вопрос исчерпан, — это наиболее яркие сигналы для окончания реплики.
• Эффективные собеседники направляют разговор своим поведением и реагируют на аналогичное поведение со стороны других. Умелый собеседник использует поведение, направляющее разговор, чтобы сбалансировать очередность реплик между теми, кто говорит свободно, и теми, кто говорит неохотно. Эффективные собеседники молчат и вежливо слушают, когда кто-нибудь направит разговор в нужное русло.Конечно, если человек, который закончил разговор, не направил его вербально или невербально к следующему собеседнику, тогда очередь переходит к тому, кто заговорит первым.
• Эффективные собеседники редко прерывают других. Хотя перебивание, в основном, рассматривается как неуместное, прерывание для «прояснения» и «подтверждения» приемлемо. Например, прерывание будет принято, если оно включает относящиеся к делу вопросы или пересказ, предназначенный для уточнения сказанного, а также выражение согласия типа реплик: «Хорошо сказано» или «Я понимаю, что вы имеете в виду».

 

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.
3. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебныхдокументов. М.: Дело ЛТД. 2001
4. Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. СПб.: Питер, 2008.
5. Резник С.Д. и др. Персональный менеджмент: Учебник. – 2-е издание, перераб. и доп. – М.: ИНФРА – М, 2006.

---

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

---

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

---

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

---

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

---

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

---

Похожие работы

• Публичные выступления и основные этапы подготовки документов к архивному хранению
• Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений
• Контрольная по Делопроизводству Вариант №2
• Контрольная по Делопроизводству Вариант №3
• Контрольная по Делопроизводству Вариант №10
• Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений
• Контрольная работа по Организации делопроизводства Вариант 10
• Публичные выступления (Вариант №10)